酒店會計(jì)檔案制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)酒店會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的安全、完整、有效，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在酒店經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本酒店實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及會計(jì)核算的所有會計(jì)檔案管理工作，包括但不限于會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、銀行對賬單等各類會計(jì)資料。3.管理原則酒店會計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的統(tǒng)一管理工作，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門會計(jì)資料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部。會計(jì)檔案管理應(yīng)做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容1.會計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，用以確定會計(jì)分錄，作為登記賬簿的直接依據(jù)，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目開設(shè)賬戶，用來登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行明細(xì)分類核算，提供明細(xì)核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬；其他輔助性賬簿是指除上述賬簿以外的，用于補(bǔ)充記錄和管理特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，主要由會計(jì)報(bào)表、會計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書組成。會計(jì)報(bào)表是對酒店財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的結(jié)構(gòu)性表述，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等；會計(jì)報(bào)表附注是對會計(jì)報(bào)表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項(xiàng)目等所作的解釋；財(cái)務(wù)情況說明書是對酒店一定會計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報(bào)告，包括酒店的生產(chǎn)經(jīng)營情況、利潤實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、稅金繳納情況、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資變動(dòng)情況等。4.稅務(wù)資料包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠備案資料等與稅務(wù)相關(guān)的各類文件和資料。5.銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表銀行對賬單是銀行定期向酒店提供的反映酒店銀行賬戶資金收支情況的對賬單據(jù)；銀行存款余額調(diào)節(jié)表是在銀行對賬單余額與酒店銀行存款日記賬余額不一致時(shí)，為了核對賬目，查明原因而編制的一種表格。6.其他會計(jì)資料包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告、會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份等與酒店財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的其他資料。三、會計(jì)檔案的整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)會計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、類別進(jìn)行分類整理。會計(jì)憑證按照月份和憑證種類進(jìn)行整理，每本憑證厚度應(yīng)保持一致，一般不超過2厘米；會計(jì)賬簿按照年度和賬簿種類分別整理，同一賬簿應(yīng)保持連續(xù)編號；財(cái)務(wù)報(bào)告按照年度和報(bào)告種類進(jìn)行整理，裝訂成冊；稅務(wù)資料按照年度和資料類別進(jìn)行整理，分類歸檔；銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表按照月份或季度進(jìn)行整理，裝訂成冊；其他會計(jì)資料按照資料性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行整理，分類存放。2.編號規(guī)則為便于會計(jì)檔案的查找和管理，應(yīng)對每類會計(jì)檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、連續(xù)性的原則。會計(jì)憑證編號格式為：年份+月份+憑證類別+順序號，如202301記001；會計(jì)賬簿編號格式為：年份+賬簿類別+順序號，如2023總001；財(cái)務(wù)報(bào)告編號格式為：年份+報(bào)告類別+順序號，如2023年報(bào)001；稅務(wù)資料編號格式為：年份+資料類別+順序號，如2023增值稅發(fā)票001；銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表編號格式為：年份+月份或季度+順序號，如202301001；其他會計(jì)資料編號格式為：年份+資料性質(zhì)+順序號，如2023財(cái)務(wù)預(yù)算001。3.裝訂要求會計(jì)憑證應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底進(jìn)行裝訂，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計(jì)賬簿應(yīng)使用硬皮封面進(jìn)行裝訂，封面應(yīng)注明賬簿名稱、年度、賬簿編號等內(nèi)容，并在賬簿首頁設(shè)置賬簿啟用表，注明單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號、啟用日期、記賬人員、會計(jì)主管等信息。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的報(bào)告封面進(jìn)行裝訂，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、報(bào)告種類、報(bào)告日期等內(nèi)容，并由編制人員、審核人員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。稅務(wù)資料、銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表等應(yīng)按照一定順序排列整齊，使用訂書機(jī)或膠水進(jìn)行裝訂，并在裝訂處加蓋騎縫章。其他會計(jì)資料應(yīng)根據(jù)資料性質(zhì)和厚度選擇合適的裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。四、會計(jì)檔案的保管1.保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；月度、季度、半年度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊保管期限為永久。銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表保管期限為10年；稅務(wù)資料保管期限按照相關(guān)稅收法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。其他會計(jì)資料保管期限根據(jù)其重要性和相關(guān)性確定，一般不少于10年。2.保管地點(diǎn)酒店應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計(jì)檔案的安全保管。會計(jì)檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。會計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列存放，便于查找和管理。3.保管要求會計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對，確保會計(jì)檔案的完整無缺。發(fā)現(xiàn)會計(jì)檔案有破損、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。會計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，不得擅自銷毀或提前處置。對于超過保管期限的會計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。會計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會計(jì)檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。如有特殊情況需要查閱或復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱1.查閱程序酒店內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱人員不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換會計(jì)檔案內(nèi)容。2.借閱程序酒店外部單位或個(gè)人因工作需要借閱會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《會計(jì)檔案借閱登記表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)審批意見，安排專人將會計(jì)檔案交借閱人，并做好交接記錄。交接記錄應(yīng)包括交接日期、交接人員姓名、交接檔案名稱及數(shù)量等信息。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制或摘錄會計(jì)檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部專人進(jìn)行核對驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)會計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、會計(jì)檔案的銷毀1.銷毀條件會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，會同酒店審計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)包括會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由鑒定人員、審批人員、監(jiān)銷人員簽字蓋章。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。2.銷毀程序會計(jì)檔案銷毀清冊編制完成后，應(yīng)報(bào)酒店總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織銷毀工作。銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)