鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、所屬事業(yè)單位及各村（居）委會在工作中形成的各類文書檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案由專門的檔案管理機構或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構鄉(xiāng)鎮(zhèn)設立檔案管理室，負責文書檔案的日常管理工作。檔案管理室配備專職或兼職檔案管理人員。（二）職責1.檔案管理室職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理制度并組織實施。負責接收、收集、整理、保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、所屬事業(yè)單位及各村（居）委會形成的各類文書檔案。對檔案進行分類、編號、編目、上架，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供檔案資料支持。組織開展檔案業(yè)務培訓，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員的業(yè)務水平。2.各部門及村（居）委會職責負責本部門、本單位工作中形成的各類文書材料的收集、整理，并定期移交檔案管理室。明確一名兼職檔案員，負責本部門、本單位檔案工作的日常管理，確保檔案材料的及時收集和整理。嚴格遵守檔案管理制度，配合檔案管理室做好檔案的整理、歸檔、查閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門在履行職能過程中形成的各種文件、會議記錄、工作計劃、總結、報表、合同、協(xié)議等。2.所屬事業(yè)單位在業(yè)務活動中形成的各類文件、技術資料、科研成果、財務報表等。3.各村（居）委會在工作中形成的文件、會議記錄、統(tǒng)計報表、村務公開資料、村民自治相關材料等。4.上級機關下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關的文件、指示、通知等。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)對外交往中形成的各類文件、信函、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門及村（居）委會應按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本單位工作中形成的各類文書材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文書材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、編目準確、排列有序。（四）整理方法1.分類：按照年度保管期限機構（問題）進行分類。年度分類法：將檔案按其形成年度進行分類。保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價值，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。機構（問題）分類法：按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、所屬事業(yè)單位及各村（居）委會進行分類，或按照問題進行分類。2.編號：對分類后的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用全宗號年度保管期限流水號。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、機構（問題）、起止日期、卷內文件頁數(shù)、件數(shù)、歸檔號等內容。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，確保整齊牢固。四檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照分類編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜或檔案架上。2.不同保管期限、不同機構（問題）的檔案應分開存放，便于查找和管理。3.建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放位置，方便快速查找檔案。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管：凡是在相當長時期內對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.短期保管：凡是在較短時期內對鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況進行記錄，建立檔案檢查臺賬。五、檔案的利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門在工作中需要查閱檔案資料的。2.所屬事業(yè)單位開展業(yè)務活動需要利用檔案的。3.各村（居）委會辦理相關事務需要查閱檔案的。4.因工作需要，外單位經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)批準查閱檔案的。（二）利用手續(xù)1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導簽字批準后，方可到檔案管理室查閱。3.查閱檔案應在檔案管理室內進行，如需借出檔案復印件，需經(jīng)檔案管理室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期等。借閱人應妥善保管檔案復印件，不得轉借他人或擅自擴大利用范圍。（三）利用登記檔案管理室應建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內容、用途等進行詳細登記。登記內容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內容、批準人等。（四）檔案保密規(guī)定1.嚴格遵守檔案保密制度，對涉及國家機密、鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作秘密和個人隱私的檔案，要嚴格保密，不得泄露。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。如需摘抄、復制、拍照，需經(jīng)檔案管理室負責人批準，并注明用途。3.檔案管理人員應定期對檔案保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實際，確定檔案的鑒定標準。2.堅持全面的歷史觀點，從政治、經(jīng)濟、文化、社會等各個方面綜合考慮檔案的價值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值，確保鑒定結果科學合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，分析其內容和價值，確定其保管期限。2.綜合分析：結合檔案的形成背景、來源、內容、形式等因素，綜合判斷其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的題名、年度、保管期限、檔號、文號、責任者、銷毀原因等內容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導審核批準