學校檔案制度范本一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱、利用和維護學校歷史真實面貌，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級組、各班級及全體教職員工。（三）檔案定義學校檔案是指學校在教學、科研、管理、服務等各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：學校檔案工作實行集中統一領導，由學校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.完整準確原則：確保檔案的內容完整、準確反映學校各項工作的真實情況。3.安全保密原則：保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理全校各類檔案，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。4.建立檔案檢索系統，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防治檔案的損壞、蟲蛀、霉變等。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。7.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為學校教學、科研、管理等提供檔案信息服務。（二）各部門檔案工作小組1.各部門應成立檔案工作小組，由部門負責人擔任組長，指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.負責本部門在各項工作活動中形成的檔案材料的收集、積累和初步整理，確保檔案材料的齊全、完整。3.按照學校檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交學校綜合檔案室。4.配合學校綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學校檔案分為黨群、行政、教學、科研、學生、教師業(yè)務、基建、設備、出版、外事、財會、聲像、實物等十三類。1.黨群類：主要包括學校黨組織的各種文件、會議記錄、黨員名冊、組織關系介紹信等。2.行政類：涵蓋學校行政工作的各類文件、規(guī)章制度、工作計劃、總結、統計報表等。3.教學類：包含教學計劃、教學大綱、教案、教材、教學課件、考試試卷、教學質量評估等教學過程中形成的文件材料。4.科研類：涉及學?？蒲许椖可陥?、研究成果、學術論文、科研獎勵等方面的檔案。5.學生類：有學生學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)離校材料等。6.教師業(yè)務類：包括教師個人業(yè)務檔案，如教學工作量統計、教學成果、培訓進修記錄、師德表現等。7.基建類：關于學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等文件資料。8.設備類：學校各類教學、科研、辦公設備的購置、使用、維護等檔案。9.出版類：學校出版的刊物、書籍、教材等相關檔案。10.外事類：學校對外交流合作、外事活動等方面的文件材料。11.財會類：財務預決算、會計憑證、賬簿、報表等財務檔案。12.聲像類：學校活動的照片、錄音、錄像等聲像資料檔案。13.實物類：學校獲得的獎杯、獎牌、證書、紀念品等實物檔案。（二）編號方法采用年度類別保管期限流水號的編號方式。例如：2023行政長期001，表示2023年形成的行政類長期保管的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律，及時收集本部門在工作活動中產生的各類檔案材料。2.收集的檔案材料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對重要活動、重大事件形成的檔案，應實行現場同步收集，確保檔案的真實性和及時性。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點進行整理，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學，排列有序，編號規(guī)范，編目準確。（三）整理方法1.黨群類：按照問題年度保管期限進行排列，同一問題內按時間順序排列。2.行政類：按年度問題保管期限排列，同一問題內按重要程度或時間順序排列。3.教學類：按學期課程教學環(huán)節(jié)排列，如教學計劃、教學大綱、教案、課件等按課程分別整理，考試試卷按學期整理。4.科研類：按項目研究階段成果形式排列，如科研項目申報書、研究報告、論文等按項目分別整理。5.學生類：按年級班級學生個人順序排列，學籍檔案、獎懲記錄等分別整理。6.教師業(yè)務類：按教師個人內容類別時間順序排列，如教學工作量統計、教學成果等分別整理。7.基建類：按項目階段資料類別排列，如項目規(guī)劃、設計圖紙、施工文件等按項目分別整理。8.設備類：按設備名稱購置時間資料類別排列，如設備購置合同、使用說明書、維護記錄等按設備分別整理。9.出版類：按出版物名稱出版時間版本排列，如刊物、書籍等分別整理。10.外事類：按外事活動主題時間順序排列，如對外交流合作協議、出訪報告等分別整理。11.財會類：按會計年度類別保管期限排列，如會計憑證按月裝訂，賬簿按年度整理。12.聲像類：按內容主題時間順序排列，同時編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等。13.實物類：對實物進行詳細登記，注明名稱、來源、時間、存放地點等，并拍照留存。五、檔案的保管（一）保管場所1.學校綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應堅固、安全，具有防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應符合標準要求，便于檔案的存放和管理。3.設立檔案查閱室、整理室等，為檔案的查閱利用和整理工作提供必要的場所。（二）保管要求1.檔案入庫前應進行認真檢查，對不符合質量要求的檔案應進行修復或處理。2.按照檔案分類編號順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清點核對，確保檔案的數量準確、存放位置正確。4.做好檔案庫房的溫濕度控制，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。5.對磁性載體檔案，應定期進行檢查、復制，防止信息丟失。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.校內人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱學校檔案，須持有單位介紹信，經學校分管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案時，須經學校主要領導批準。3.學生查閱本人學籍檔案等相關材料，需經所在班級班主任簽字同意后，到綜合檔案室查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合檔案室查閱檔案時，應先在《檔案查閱登記簿》上登記，寫明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容等。2.綜合檔案室工作人員根據查閱申請表或批準文件，提供相應的檔案，并在現場監(jiān)督查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復印或摘錄檔案內容，應經綜合檔案室工作人員同意，并在指定地點進行。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等，查閱完畢后，應及時將檔案歸還綜合檔案室工作人員，由工作人員檢查核對無誤后，在《檔案查閱登記簿》上注明歸還日期。（三）利用方式1.學校鼓勵檔案的開發(fā)利用，為教學、科研、管理等工作提供支持。綜合檔案室應積極開展檔案編研工作，編寫檔案資料匯編、大事記、組織沿革等參考資料。2.根據學校工作需要，綜合檔案室可提供檔案原件或復印件，用于學校內部的文件印發(fā)、會議參考、教學研究等。3.對于涉及學校歷史、文化、教育等方面的檔案信息，經學校批準后，可向社會適度開放，發(fā)揮檔案的社會教育功能。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應遵循全面的歷史觀點，從學校工作的實際需要出發(fā)，綜合考慮檔案的內容、來源、時間等因素。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學校分管領導擔任組長，綜合檔案室工作人員、相關部門負責人等為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內容，分析檔案的現實利用價值和歷史研究價值。2.參考檔案保管期限表，結合學校實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、類別、保管期限、數量等。2.《檔案銷毀清冊》經學校分管領導審核，主要領導批準后，方可實施銷毀。3.