小學(xué)檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的小學(xué)檔案是學(xué)校教育教學(xué)、行政管理等各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證。為了加強(qiáng)小學(xué)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本校各部門、各年級(jí)組、各學(xué)科組以及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，要嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學(xué)校檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.制定檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，及時(shí)剔除已到保管期限的檔案，并按規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。4.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，定期編制檔案檢索工具和參考資料，主動(dòng)向?qū)W校各部門提供檔案利用咨詢。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案工作的任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍學(xué)校檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：學(xué)校行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全管理等方面的文件材料。3.教育教學(xué)類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教材、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、教學(xué)研究成果、教育教學(xué)改革方案等方面的文件材料。4.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄等方面的文件材料。5.教師業(yè)務(wù)類：教師個(gè)人教學(xué)檔案、教師培訓(xùn)記錄、教師考核評(píng)價(jià)、教師科研成果等方面的文件材料。6.基建檔案類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等方面的文件材料。7.設(shè)備檔案類：學(xué)校教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等的購置合同、使用說明書、維修記錄等方面的文件材料。8.聲像檔案類：學(xué)校舉辦重大活動(dòng)、重要會(huì)議、教學(xué)實(shí)踐等形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。9.榮譽(yù)檔案類：學(xué)校獲得的各級(jí)各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物及相關(guān)文件材料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料。4.歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如按時(shí)間順序、重要程度等排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。5.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確交接責(zé)任。（三）收集渠道1.各部門在工作中形成的文件材料，由本部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。2.學(xué)校舉辦的各類活動(dòng)，由活動(dòng)組織部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)文件材料，并在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)移交檔案管理部門。3.上級(jí)主管部門下發(fā)的文件材料，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)收集，登記后及時(shí)移交檔案管理部門。4.教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)主動(dòng)交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類整理。具體如下：1.年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，如20XX年度、20XX+1年度等。2.機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、學(xué)生管理類、教師業(yè)務(wù)類、基建檔案類、設(shè)備檔案類、聲像檔案類、榮譽(yù)檔案類等。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如學(xué)校重大事件、重要會(huì)議記錄、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度等。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如學(xué)校年度工作計(jì)劃與總結(jié)、教學(xué)常規(guī)檢查記錄、學(xué)生學(xué)籍檔案等。短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如學(xué)校臨時(shí)性工作安排、一般性會(huì)議記錄等。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊和牢固。2.編頁號(hào)：對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行編頁號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：按照分類方案，對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具。4.裝盒：將編目后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，以保證檔案的妥善保管。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，合理安排檔案的存放位置，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對(duì)已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，形成檔案鑒定報(bào)告。4.對(duì)經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門公章。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名及所在部門、利用內(nèi)容、利用方式等信息，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案時(shí)，利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大查閱人員范圍。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用過程進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)利用人員有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告學(xué)校有關(guān)部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為學(xué)校信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類方案，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等操作，并自動(dòng)生成相應(yīng)的電子文件。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理工作效率。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志記錄等功能，確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，保守檔案機(jī)密。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、利用等。2.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全完整。3.開展檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.為學(xué)校各部門和教職員工提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。5.協(xié)助學(xué)校檔案鑒定小組開展檔案鑒定工作，提出