檔案集中制度產(chǎn)生一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案集中制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及全體員工形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。7.對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研等工作提供檔案信息服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案安全。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入檔案信息，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。6.協(xié)助檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，提供相關(guān)檔案資料。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類(lèi)檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事任免、獎(jiǎng)懲文件，合同協(xié)議，財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購(gòu)、銷(xiāo)售合同等方面形成的文件資料。3.基本建設(shè)類(lèi)檔案：如工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。4.科研項(xiàng)目類(lèi)檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定文件等。5.設(shè)備儀器類(lèi)檔案：設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄、報(bào)廢證明等。6.會(huì)計(jì)檔案：按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定收集整理，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.聲像檔案：照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、人物等的聲像資料。8.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料、報(bào)表等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性，不得隨意涂改、抽取、丟失。3.對(duì)重要文件的定稿、修改稿、草稿等應(yīng)一并收集，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集，確保電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）檔案整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為一級(jí)類(lèi)目、二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目等，具體分類(lèi)如下：行政管理類(lèi)：分為綜合管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理等二級(jí)類(lèi)目。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等二級(jí)類(lèi)目?；窘ㄔO(shè)類(lèi)：按照工程項(xiàng)目階段分為項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段等二級(jí)類(lèi)目。科研項(xiàng)目類(lèi)：分為項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過(guò)程、成果鑒定等二級(jí)類(lèi)目。設(shè)備儀器類(lèi)：按照設(shè)備儀器類(lèi)型分為通用設(shè)備、專(zhuān)用設(shè)備等二級(jí)類(lèi)目。會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定分類(lèi)。聲像檔案：按照內(nèi)容主題分類(lèi)。電子檔案：按照存儲(chǔ)位置和文件類(lèi)型分類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。編號(hào)方法如下：一級(jí)類(lèi)目編號(hào)：采用大寫(xiě)英文字母表示，如“A”表示行政管理類(lèi)，“B”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)等。二級(jí)類(lèi)目編號(hào)：在一級(jí)類(lèi)目編號(hào)后加兩位數(shù)字，如“A01”表示綜合管理，“A02”表示人力資源管理等。三級(jí)類(lèi)目編號(hào)：在二級(jí)類(lèi)目編號(hào)后加兩位數(shù)字，如“A0101”表示公司設(shè)立文件，“A0102”表示公司變更文件等。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，每個(gè)檔案架應(yīng)標(biāo)明架號(hào)、層數(shù)、格號(hào)等信息，便于查找。四、檔案的保管（一）檔案保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于通風(fēng)和存取檔案。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，是公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止蟲(chóng)害和霉菌滋生。五、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱與本人工作相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。檔案管理部門(mén)審核同意后，通知查閱單位辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的、利用方式、歸還日期等。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，并結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的存毀價(jià)值。4.對(duì)鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。（二）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案丟失和泄密。3.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。4.檔案銷(xiāo)毀后，《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全保密。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為T(mén)IFF或PDF等。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。（三）檔案信息管理系統(tǒng)