檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過(guò)程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案資料。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向綜合管理部門(mén)移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，確保檔案的及時(shí)收集、整理和妥善保管。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱和利用工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，做好本部門(mén)檔案的保密工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下十大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章、資質(zhì)榮譽(yù)等。2.黨群工作類(lèi)：包括黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶(hù)資料等。4.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。5.人力資源類(lèi)：包括員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利資料等。6.業(yè)務(wù)技術(shù)類(lèi)：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、項(xiàng)目文檔、技術(shù)合同等。7.生產(chǎn)管理類(lèi)：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、質(zhì)量控制文件、設(shè)備管理資料、安全生產(chǎn)檔案等。8.物資采購(gòu)類(lèi)：包括物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收記錄等。9.基本建設(shè)類(lèi)：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。10.其他類(lèi)：不屬于以上九類(lèi)的其他檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“大類(lèi)代碼+流水號(hào)”的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類(lèi)：代碼為“XZ”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。2.黨群工作類(lèi)：代碼為“DQ”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：代碼為“JY”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。4.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：代碼為“CW”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。5.人力資源類(lèi)：代碼為“RL”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。6.業(yè)務(wù)技術(shù)類(lèi)：代碼為“JS”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。7.生產(chǎn)管理類(lèi)：代碼為“SC”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。8.物資采購(gòu)類(lèi)：代碼為“CG”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。9.基本建設(shè)類(lèi)：代碼為“JS”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。10.其他類(lèi)：代碼為“QT”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。例如，行政管理類(lèi)的第一份檔案編號(hào)為“XZ0001”，黨群工作類(lèi)的第二份檔案編號(hào)為“DQ0002”，以此類(lèi)推。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案的齊全完整。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行清理和收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)的要求，將收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交至綜合管理部門(mén)。對(duì)于重大項(xiàng)目或重要事件形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.將檔案移交至綜合管理部門(mén)，綜合管理部門(mén)檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，審核無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）保管要求1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的賬實(shí)相符。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過(guò)程中受到損壞或丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱公司檔案。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門(mén)查閱。（二）借閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可以借閱公司檔案。借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案應(yīng)在綜合管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。3.查閱和借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得逾期不還。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）查閱與借閱流程1.查閱流程：查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門(mén)。綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相關(guān)檔案。查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱完畢后，將檔案歸還檔案管理人員。2.借閱流程：借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，借閱人到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公司檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀價(jià)值。審查內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。2.將造冊(cè)登記的檔案清單報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)。（二）移交工作公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，具有良好的職業(yè)道德。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。3.具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理工作。（二）檔案管理人員的崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案資