云檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司云檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在云檔案管理方面的活動，包括云檔案的創(chuàng)建、存儲、使用、共享、保管、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：云檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動和工作情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集和保存與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.安全性原則：采取有效的安全措施，保障云檔案數(shù)據(jù)的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.便捷性原則：利用先進的信息技術(shù)手段，實現(xiàn)云檔案的便捷存儲、檢索和使用，提高工作效率。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的云檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、云檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司云檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負責(zé)云檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。3.負責(zé)對公司各部門提交的檔案進行審核、分類、整理和存儲，建立健全云檔案目錄體系。4.負責(zé)云檔案的日常管理工作，包括檔案的檢索、借閱、歸還、備份等，為公司各部門提供檔案利用服務(wù)。5.負責(zé)組織開展公司檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。6.負責(zé)對公司檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。2.負責(zé)指定專人作為本部門的檔案管理員，負責(zé)與公司檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，及時提交本部門的檔案資料。3.負責(zé)按照公司云檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門員工對檔案的使用行為，確保檔案的安全和保密。4.負責(zé)配合公司檔案管理部門開展檔案管理工作的各項檢查和評估活動，積極提供相關(guān)資料和信息。（三）員工職責(zé)1.嚴格遵守公司云檔案管理制度，愛護和正確使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理、歸檔，確保檔案的完整和準確。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、使用等手續(xù)，不得違規(guī)操作。4.發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或安全隱患時，應(yīng)及時向所在部門或公司檔案管理部門報告。三、云檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財務(wù)報表、人事檔案、技術(shù)文檔、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.公司收到的外部文件、信函、證書、批文等，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)且需要保存的。3.公司員工個人在工作中形成的具有代表性或重要參考價值的文檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時、準確。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、及時的原則，避免遺漏重要檔案。3.對收集到的檔案，應(yīng)進行初步的審核，確保檔案的真實性、完整性和有效性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進行分類，如分為行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等大類，并在大類下進一步細分小類。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案庫，同時保留必要的紙質(zhì)檔案作為備份。四、云檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用云存儲技術(shù)，將公司云檔案存儲在安全可靠的云服務(wù)器上，確保檔案數(shù)據(jù)的存儲安全和可靠性。2.云存儲應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.定期對云存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（二）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，確定各類云檔案的保管期限，分為永久保管、定期保管（如3年、5年、10年等）。2.對保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和處理，確無保存價值的檔案，經(jīng)批準后予以銷毀；仍需保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（三）安全管理1.建立健全云檔案安全管理制度，加強對云檔案存儲環(huán)境的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對云檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.限制對云檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作檔案。4.定期對云檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的地理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。5.加強對云檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致檔案安全事故。五、云檔案的使用與共享（一）使用權(quán)限1.根據(jù)工作需要，為不同人員或部門設(shè)置不同的云檔案使用權(quán)限，確保檔案信息的合理使用和安全保密。2.一般員工只能查閱和使用與其工作相關(guān)的檔案；部門負責(zé)人可以查閱和使用本部門及下屬部門的檔案；涉及公司機密或重要事項的檔案，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱和使用。（二）使用流程1.用戶如需查閱云檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交至公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門收到申請表后，對申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排專人協(xié)助用戶查閱檔案。3.用戶查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。4.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和公司檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。5.借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改、銷毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。（三）共享規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門之間如需共享云檔案，應(yīng)填寫《檔案共享申請表》，說明共享檔案的名稱、共享范圍、共享目的等信息，經(jīng)共享雙方部門負責(zé)人審核后，提交至公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對共享申請進行審核，符合共享條件的予以批準，并設(shè)置相應(yīng)的共享權(quán)限。3.共享檔案的部門應(yīng)嚴格按照共享權(quán)限使用檔案，不得擅自擴大共享范圍或泄露共享檔案的內(nèi)容。4.涉及公司機密或敏感信息的檔案，原則上不得進行共享，確需共享的，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取嚴格的保密措施。六、云檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對公司云檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，安排專人負責(zé)檔案的銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀記錄》上簽字確認。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息，與《檔案銷毀清單》一并保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司檔案管理部門負責(zé)對公司云檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理過程中存在的問題。2.定期對各部門的檔案管理工作進行抽查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管等情況，確保檔案管理工作符合公司制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲、使用、共享、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理系統(tǒng)的運行情況，是否存在安全隱患和數(shù)據(jù)異常情況。3.檔案管理人員的工作情況，是否履行職責(zé)，操作是否規(guī)范。4.各部門提交的檔案質(zhì)量，是否真實、完整、準確。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到有效解決。3.整改