年底檔案歸集制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保年底檔案歸集工作的規(guī)范化、標(biāo)準化和科學(xué)化，保障公司檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在年底檔案歸集工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理公司在年底前形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整。3.準確性原則：檔案信息要準確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文件表述等應(yīng)符合客觀事實。4.規(guī)范性原則：嚴格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準以及公司制定的檔案管理制度進行操作。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善年底檔案歸集制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案歸集工作，對歸集過程中出現(xiàn)的問題及時給予解答和處理。負責(zé)接收、整理、保管各部門移交的年底檔案，建立健全檔案管理臺賬。定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。2.各部門負責(zé)本部門年底檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。按照檔案管理部門的要求，按時將本部門的年底檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案歸集工作的具體實施，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。二、檔案歸集范圍（一）行政管理類檔案1.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件。2.公司召開的各類會議文件，包括會議通知、議程、紀要、決議等。3.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。4.公司的各類請示、報告、批復(fù)等文件。5.公司的行政公文處理記錄，如發(fā)文登記、收文登記、傳閱記錄等。6.公司的印章使用記錄，包括印章啟用、停用、更換等相關(guān)文件及使用登記。7.公司的證照管理文件，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證等的辦理、年檢、變更等相關(guān)資料。8.公司的檔案管理文件，如檔案管理制度、檔案分類方案、檔案編號規(guī)則等。9.公司的保密管理文件，如保密制度、保密協(xié)議、保密工作記錄等。10.公司的人力資源管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、獎懲等相關(guān)資料。11.公司的財務(wù)管理文件，如年度預(yù)算、決算報告、財務(wù)報表、審計報告等。12.公司的固定資產(chǎn)管理文件，如固定資產(chǎn)清單、購置合同、折舊記錄等。13.公司的辦公用品管理文件，如辦公用品采購計劃、領(lǐng)用記錄等。14.公司的車輛管理文件，如車輛購置合同、行駛證、保險單、維修記錄等。15.公司的安全管理文件，如安全制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。16.公司的環(huán)境管理文件，如環(huán)保制度、環(huán)境監(jiān)測報告等。17.公司的對外聯(lián)絡(luò)文件，如與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等的往來信函、協(xié)議等。18.公司的宣傳資料，如公司簡介、宣傳冊、廣告文案等。19.公司的大事記，記錄公司年度內(nèi)發(fā)生的重大事件。20.其他行政管理類文件。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.公司各類業(yè)務(wù)項目的立項文件，包括項目可行性研究報告、項目申請書、項目批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)項目的合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。3.業(yè)務(wù)項目的招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告等。4.業(yè)務(wù)項目的執(zhí)行記錄，如項目進度報告、項目質(zhì)量檢驗報告、項目驗收報告等。5.業(yè)務(wù)項目的技術(shù)文件，如技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)說明書等。6.業(yè)務(wù)項目的客戶資料，如客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶反饋意見等。7.業(yè)務(wù)項目的市場調(diào)研資料，如市場調(diào)研報告、競爭對手分析報告等。8.業(yè)務(wù)項目的數(shù)據(jù)分析報告，如銷售數(shù)據(jù)分析、市場份額分析等。9.業(yè)務(wù)項目的知識產(chǎn)權(quán)文件，如專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。10.其他業(yè)務(wù)管理類文件。（三）項目建設(shè)類檔案（如公司有項目建設(shè)相關(guān)工作）1.項目建設(shè)前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書等。2.項目建設(shè)規(guī)劃文件，如項目總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、設(shè)計方案等。3.項目建設(shè)施工文件，如施工圖紙、施工組織設(shè)計、施工日志、工程變更記錄等。4.項目建設(shè)監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.項目建設(shè)質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量驗收記錄等。6.項目建設(shè)安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理報告等。7.項目建設(shè)進度管理文件，如進度計劃、進度月報、進度調(diào)整記錄等。8.項目建設(shè)資金管理文件，如項目資金預(yù)算、資金使用計劃、資金支付憑證等。9.項目建設(shè)竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。10.其他項目建設(shè)類文件。（四）科技研發(fā)類檔案（如公司有科技研發(fā)相關(guān)工作）1.科技研發(fā)項目立項文件，包括項目申請書、項目可行性研究報告、項目批復(fù)等。2.科技研發(fā)項目計劃文件，如項目年度計劃、季度計劃、月度計劃等。3.科技研發(fā)項目研究過程文件，如實驗記錄、研究報告、數(shù)據(jù)分析報告等。4.科技研發(fā)項目技術(shù)文件，如技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)說明書、技術(shù)創(chuàng)新成果等。5.科技研發(fā)項目知識產(chǎn)權(quán)文件，如專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。6.科技研發(fā)項目合作文件，如合作協(xié)議、合作項目報告等。7.科技研發(fā)項目驗收文件，如驗收申請、驗收報告、驗收意見等。8.其他科技研發(fā)類文件。（五）聲像檔案1.公司重大活動的照片、錄像資料，如開業(yè)慶典、年會、重要會議、項目簽約儀式等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)研等活動的照片、錄像資料。（3）公司業(yè)務(wù)項目實施過程中的照片、錄像資料，如項目施工現(xiàn)場、產(chǎn)品展示等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等的照片。5.其他具有保存價值的聲像資料。（六）電子檔案1.公司各類文件的電子版本，包括word、excel、pdf等格式的文件。2.公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)文件，如財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.公司電子郵件、即時通訊工具聊天記錄等電子信息記錄。4.公司網(wǎng)站、微信公眾號等網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布的信息資料。5.其他電子形式的檔案資料。三、檔案歸集要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)按照檔案歸集范圍，及時收集本部門在年底前形成的各類文件材料，確保無遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。3.對于重要文件的草稿、修改稿等，也應(yīng)一并收集保存，以便反映文件的形成過程。（二）文件材料的整理1.分類整理：按照檔案歸集范圍，將收集的文件材料進行分類，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項目建設(shè)類、科技研發(fā)類、聲像檔案、電子檔案等。2.編號編目：對每一類檔案進行編號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括文件的題名、日期、編號、責(zé)任者等信息，以便于查找和管理。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.電子文件整理：對電子文件應(yīng)按照分類方案進行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范，便于識別和查找。同時，應(yīng)確保電子文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文件材料的審核1.各部門在整理完檔案后，應(yīng)進行初步審核，確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。審核內(nèi)容包括文件的內(nèi)容是否符合要求、簽字蓋章是否齊全、手續(xù)是否完備等。2.檔案管理部門在接收各部門移交的檔案時，應(yīng)對檔案進行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行整改。（四）檔案的移交1.各部門應(yīng)在年底規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好并經(jīng)審核無誤的檔案移交至檔案管理部門。移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案的類別、數(shù)量、題名、日期等信息，并由雙方簽字確認。2.檔案管理部門在接收檔案后，應(yīng)及時對檔案進行登記、上架，并按照檔案管理制度進行妥善保管。四、檔案歸集流程（一）準備階段1.檔案管理部門在年底前制定檔案歸集工作方案，明確歸集范圍、時間要求、工作步驟、責(zé)任分工等內(nèi)容，并下發(fā)至各部門。2.各部門根據(jù)檔案歸集工作方案，組織本部門員工學(xué)習(xí)檔案歸集制度和要求，明確工作任務(wù)和責(zé)任。3.各部門準備好檔案歸集所需的工具和設(shè)備,如文件夾、檔案盒、裝訂機、電腦等。（二）收集階段1.各部門檔案管理人員按照檔案歸集范圍，全面收集本部門在年底前形成的各類文件材料。2.對于正在辦理的業(yè)務(wù)文件，應(yīng)及時跟蹤，確保在年底前完成并歸檔。3.收集過程中，如發(fā)現(xiàn)文件材料缺失或不完整，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通，進行補充和完善。（三）整理階段1.各部門檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類整理，按照編號編目規(guī)則進行編號和編制目錄。2.對紙質(zhì)文件進行裝訂成冊，確保文件整齊、牢固。3.對電子文件進行分類存儲，建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照命名規(guī)則進行命名。（四）審核階段1.各部門對整理好的檔案進行初步審核，重點審核檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.檔案管理部門在接收各部門移交的檔案時，對檔案進行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關(guān)部門進行整改。（五）移交階段1.各部門在年底規(guī)定的時間內(nèi)，將審核無誤的檔案移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進行登記、上架，并按照檔案管理制度進行妥善保管。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準要求。3.對檔案應(yīng)進行科學(xué)分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等進行排列，便于查找和管理。4定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。5.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案存儲和使用的安全管理制度，防止電子檔案被篡改、泄露等。（二）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定進行操作。4.外單位人員查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。5.檔案利用后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。鑒定內(nèi)容包括檔案的價值、保存意義、歷史聯(lián)系等。3.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫檔案鑒定銷毀清冊。清冊應(yīng)包括檔案的題名、日期、編號、保管期限、鑒定意見等信息。（二）檔案銷毀1.檔案鑒定銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。3.銷毀記錄應(yīng)與檔案鑒定銷毀清冊一同保存，以備查考。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案歸集工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案歸集的范圍、質(zhì)量、進度等方面。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案歸集與保管的規(guī)范性、檔案利用的合理性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議。（二）考核評價1