檔案工作巡檢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本巡檢制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬各單位的檔案工作巡檢。（三）基本原則1.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，確保檔案工作始終處于規(guī)范狀態(tài)。2.以問(wèn)題為導(dǎo)向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案工作中存在的問(wèn)題。3.注重實(shí)效，通過(guò)巡檢促進(jìn)檔案工作質(zhì)量的提升。二、巡檢組織與職責(zé)（一）巡檢組織成立檔案工作巡檢小組，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員。（二）職責(zé)分工1.組長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案工作巡檢的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。審批巡檢計(jì)劃和報(bào)告，對(duì)重大問(wèn)題做出決策。2.檔案管理人員職責(zé)制定巡檢計(jì)劃，明確巡檢內(nèi)容、方法和時(shí)間安排。具體實(shí)施巡檢工作，記錄巡檢情況，填寫(xiě)巡檢記錄表格。對(duì)巡檢中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行初步分析，提出整改建議。3.相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員職責(zé)根據(jù)專(zhuān)業(yè)要求，對(duì)檔案工作中的特定領(lǐng)域進(jìn)行檢查和評(píng)估。協(xié)助檔案管理人員分析問(wèn)題，提供專(zhuān)業(yè)技術(shù)支持和解決方案。三、巡檢內(nèi)容（一）檔案管理制度執(zhí)行情況1.檢查檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的建立和完善情況，是否符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.查看各部門(mén)對(duì)檔案管理制度的宣傳、培訓(xùn)和貫徹落實(shí)情況，員工是否熟悉檔案管理規(guī)定。（二）檔案收集與整理1.檢查檔案收集的完整性，是否涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料。2.查看檔案整理的規(guī)范性，包括分類(lèi)、編號(hào)、編目等是否符合標(biāo)準(zhǔn)，案卷質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。（三）檔案保管1.檢查檔案庫(kù)房的環(huán)境條件，如溫度、濕度、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施是否齊全且運(yùn)行正常。2.查看檔案存儲(chǔ)設(shè)備的使用和維護(hù)情況，檔案存放是否有序，便于查找和利用。（四）檔案信息化建設(shè)1.檢查檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確、及時(shí)，系統(tǒng)功能是否滿(mǎn)足工作需求。2.查看電子檔案的存儲(chǔ)和備份情況，是否采取有效的安全防護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)安全。（五）檔案利用1.檢查檔案借閱、查閱登記制度的執(zhí)行情況，手續(xù)是否完備，記錄是否清晰。2.了解檔案利用效果，是否為公司的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供了有效的支持。四、巡檢方式與頻率（一）巡檢方式1.實(shí)地檢查：對(duì)檔案庫(kù)房、各部門(mén)檔案整理存放地點(diǎn)等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查看。2.查閱資料：查閱檔案管理制度、檔案目錄、借閱記錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等相關(guān)資料。3.人員訪(fǎng)談：與檔案管理人員、部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)利用人員進(jìn)行交流，了解檔案工作實(shí)際情況。（二）巡檢頻率1.定期巡檢：每季度進(jìn)行一次全面巡檢，覆蓋公司所有部門(mén)及所屬單位。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門(mén)或特定檔案工作環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。五、巡檢程序（一）巡檢準(zhǔn)備1.制定巡檢方案，明確巡檢目的、范圍、內(nèi)容、方法、人員分工和時(shí)間安排。2.準(zhǔn)備巡檢所需的工具和表格，如檢查表、記錄簿等。（二）首次會(huì)議1.巡檢小組到達(dá)被巡檢部門(mén)后，召開(kāi)首次會(huì)議。2.會(huì)議由巡檢組長(zhǎng)主持，介紹巡檢目的、范圍、程序和要求。3.被巡檢部門(mén)負(fù)責(zé)人介紹本部門(mén)檔案工作基本情況。（三）現(xiàn)場(chǎng)檢查與資料查閱1.巡檢人員按照分工，依據(jù)巡檢內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查和資料查閱。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)記錄，可拍照、錄像或復(fù)印相關(guān)資料作為證據(jù)。（四）人員訪(fǎng)談1.與檔案管理人員、部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)利用人員進(jìn)行個(gè)別訪(fǎng)談或集體座談。2.了解檔案工作中的實(shí)際困難、意見(jiàn)和建議，以及對(duì)巡檢工作的看法。（五）末次會(huì)議1.巡檢結(jié)束后，召開(kāi)末次會(huì)議。2.巡檢組長(zhǎng)通報(bào)巡檢情況，指出存在的問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)和建議。3.被巡檢部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)巡檢意見(jiàn)進(jìn)行表態(tài)發(fā)言，明確整改措施和時(shí)間安排。（六）巡檢報(bào)告撰寫(xiě)1.巡檢人員根據(jù)巡檢情況，撰寫(xiě)巡檢報(bào)告。2.報(bào)告內(nèi)容包括巡檢基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、整改建議、巡檢結(jié)論等。3.報(bào)告經(jīng)巡檢組長(zhǎng)審核后，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。六、問(wèn)題整改（一）整改責(zé)任落實(shí)1.被巡檢部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)巡檢中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改，明確整改責(zé)任人，制定整改措施。2.整改責(zé)任人要按照整改要求，按時(shí)完成整改任務(wù)。（二）整改期限1.一般問(wèn)題應(yīng)在接到巡檢報(bào)告后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整改。2.復(fù)雜問(wèn)題或涉及多個(gè)部門(mén)的問(wèn)題，整改期限可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）整改跟蹤與復(fù)查1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作按要求落實(shí)。2.整改完成后，檔案管理部門(mén)組織對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查合格后方可視為整改完成。七、結(jié)果應(yīng)用（一）納入績(jī)效考核將檔案工作巡檢結(jié)果納入公司各部門(mén)績(jī)效考核體系，與部門(mén)和員工的績(jī)效掛鉤。（二）表彰與獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)檔案工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)全體員工積極做好檔案工作。（三）持續(xù)改進(jìn)通