餐飲檔案制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司餐飲檔案管理，確保餐飲運(yùn)營(yíng)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高餐飲服務(wù)質(zhì)量和管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門(mén)店及相關(guān)餐飲業(yè)務(wù)部門(mén)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映餐飲業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋餐飲運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、存儲(chǔ)、查閱等遵循統(tǒng)一規(guī)范。二、檔案分類與內(nèi)容（一）餐飲服務(wù)檔案1.菜單檔案記錄各時(shí)期的菜單內(nèi)容，包括菜品名稱、價(jià)格、描述等。定期更新菜單，詳細(xì)記錄每次更新的時(shí)間、原因及變動(dòng)菜品信息。2.顧客反饋檔案收集顧客對(duì)餐飲服務(wù)、菜品質(zhì)量、就餐環(huán)境等方面的意見(jiàn)和建議。對(duì)顧客投訴進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括投訴時(shí)間、內(nèi)容、處理過(guò)程及結(jié)果。3.服務(wù)流程檔案制定并記錄標(biāo)準(zhǔn)化的餐飲服務(wù)流程，如接待、點(diǎn)餐、上菜、結(jié)賬等環(huán)節(jié)。對(duì)服務(wù)人員的操作規(guī)范進(jìn)行明確規(guī)定，并記錄培訓(xùn)情況。（二）食材與供應(yīng)商檔案1.食材采購(gòu)檔案記錄食材的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單，包括采購(gòu)時(shí)間、品種、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。保存食材的驗(yàn)收記錄，如驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等。2.供應(yīng)商檔案詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等。評(píng)估供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，記錄評(píng)估結(jié)果及合作歷史。（三）人員檔案1.員工基本檔案包括員工個(gè)人信息，如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。記錄員工的入職時(shí)間、崗位變動(dòng)情況、離職時(shí)間等。2.員工培訓(xùn)檔案整理員工參加各類餐飲相關(guān)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)考核結(jié)果等。跟蹤員工培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)及技能提升情況。（四）財(cái)務(wù)檔案1.成本核算檔案記錄餐飲成本的核算過(guò)程，包括食材成本、人工成本、水電費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。定期進(jìn)行成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)及改進(jìn)措施。2.營(yíng)收檔案詳細(xì)記錄每日、每月的餐飲營(yíng)收情況，包括銷售額、客流量、客單價(jià)等數(shù)據(jù)。分析營(yíng)收數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)，為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善餐飲檔案管理制度，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案收集、整理、歸檔工作。2.集中管理各類餐飲檔案，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）各部門(mén)職責(zé)1.餐飲服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)產(chǎn)生的各類服務(wù)檔案資料，及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。2.采購(gòu)部門(mén)建立和維護(hù)食材與供應(yīng)商檔案，確保檔案信息的及時(shí)更新。按照檔案管理要求，整理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)文件并歸檔。3.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)員工基本檔案和培訓(xùn)檔案的建立與管理。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好員工檔案的查詢、借閱等服務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全與完整。為檔案管理部門(mén)提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)支持。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖片、視頻等多種形式。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無(wú)法提供原件，需說(shuō)明原因并提供有效復(fù)印件。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門(mén)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保頁(yè)面整齊、牢固；對(duì)電子檔案進(jìn)行命名規(guī)范，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。4.填寫(xiě)檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查閱。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案類別和保管期限依次排列；對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放一份。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限。餐飲服務(wù)檔案、食材與供應(yīng)商檔案中的重要文件長(zhǎng)期保管；一般性文件保管期限為[X]年。人員檔案、財(cái)務(wù)檔案按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。2.定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（三）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開(kāi)時(shí)應(yīng)關(guān)閉門(mén)窗、電源等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并記錄檢查情況。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感檔案的查閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，需持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案管理部門(mén)指定專人陪同查閱。（二）利用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱和利用檔案的情況進(jìn)行登記，記錄查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無(wú)法繼續(xù)保存的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門(mén)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，成立檔案銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。