檔案清退制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和保密性，提高檔案利用效率，特制定本檔案清退制度。本制度旨在規(guī)范檔案清退工作流程，明確各部門及人員職責(zé)，保障公司/組織檔案管理工作的有序進行，維護公司/組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、分支機構(gòu)以及所有涉及檔案管理與使用的人員。包括但不限于正式員工、兼職人員、實習(xí)生、外包服務(wù)人員等在工作過程中接觸和產(chǎn)生檔案的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案清退工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案清退過程中，始終將檔案安全與保密放在首位，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.及時準確原則：及時對檔案進行清退處理，確保檔案信息的準確性，避免因延誤或錯誤導(dǎo)致檔案管理混亂。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案清退工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生。二、檔案清退范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案1.根據(jù)國家檔案管理規(guī)定以及公司/組織自身檔案保管期限設(shè)定標準，對于已達到保管期限的檔案進行定期清查。例如，財務(wù)憑證類檔案，一般企業(yè)保管期限為15年，當超過這個期限且經(jīng)過相關(guān)審批后，可列入清退范圍。2.經(jīng)過專業(yè)評估，確認檔案內(nèi)容在當前及可預(yù)見的未來業(yè)務(wù)活動中不會再被使用或參考，且對公司/組織的歷史研究、權(quán)益維護等方面沒有重要價值的檔案。（二）已完成特定項目或任務(wù)且不再需要留存的檔案1.針對公司/組織內(nèi)特定的項目或任務(wù)所形成的檔案，如某一大型產(chǎn)品研發(fā)項目檔案，在項目結(jié)束并通過驗收后，除按照規(guī)定需要長期保存的核心檔案外，其余與之相關(guān)的階段性成果報告、過程記錄等檔案，若已無后續(xù)使用需求，可進行清退。2.某項業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，相關(guān)的業(yè)務(wù)往來檔案，如短期合作項目的合同執(zhí)行記錄、往來信函等，在業(yè)務(wù)完結(jié)且確認不再有查詢需要時，可納入清退范圍。（三）因機構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因不再適用的檔案1.隨著公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整，原部門撤銷或合并后，該部門所產(chǎn)生的與原業(yè)務(wù)相關(guān)且不再適用于新機構(gòu)的檔案。例如，公司進行業(yè)務(wù)重組，將原市場調(diào)研部與市場營銷部合并，原市場調(diào)研部單獨開展市場調(diào)研項目形成的檔案，若在新的業(yè)務(wù)架構(gòu)下已無使用價值，可進行清退。2.人員離職、崗位調(diào)動等原因，個人不再負責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)時，其所持有的涉及該業(yè)務(wù)的檔案，在辦理交接手續(xù)后，若不再需要繼續(xù)留存，可按照規(guī)定清退。（四）其他經(jīng)審批同意清退的檔案1.對于一些特殊情況，如公司/組織戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型等，經(jīng)過高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意，認為某些檔案不再具有保存意義的，可進行清退。2.根據(jù)外部監(jiān)管機構(gòu)要求或行業(yè)規(guī)范調(diào)整，需要對部分檔案進行清退的情況。例如，監(jiān)管部門規(guī)定某些特定行業(yè)在一定時期后需對特定類型的業(yè)務(wù)檔案進行清理，公司/組織應(yīng)按照要求執(zhí)行清退工作。三、檔案清退流程（一）清退申請1.各部門負責(zé)人定期對本部門檔案進行梳理，認為符合清退范圍的檔案，應(yīng)填寫《檔案清退申請表》。申請表需詳細注明檔案的名稱、類別、形成時間、保管期限、清退原因等信息。2.將填寫完整的申請表提交至公司/組織檔案管理部門。檔案管理部門收到申請表后，對申請清退檔案的范圍進行初步審核，確認是否符合本制度規(guī)定的清退條件。（二）審核審批1.檔案管理部門審核通過后，將申請表及相關(guān)檔案資料提交至公司/組織內(nèi)部的審核審批機構(gòu)。審核審批機構(gòu)由檔案管理負責(zé)人、法務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人組成。2.法務(wù)部門負責(zé)審查清退檔案是否涉及法律糾紛或潛在法律風(fēng)險，確保清退工作不會對公司/組織的法律權(quán)益造成損害。財務(wù)部門對檔案中涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的部分進行審核，確認是否符合財務(wù)檔案管理規(guī)定以及公司/組織財務(wù)管理要求。相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人從業(yè)務(wù)角度評估檔案清退后是否會對現(xiàn)有業(yè)務(wù)或未來業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。3.審核審批機構(gòu)根據(jù)各自職責(zé)進行審查，如無異議，則在申請表上簽署審批意見并蓋章。對于不符合清退條件的檔案申請，應(yīng)及時反饋給申請部門并說明原因。（三）清退實施1.經(jīng)審核審批同意清退的檔案，由檔案管理部門負責(zé)組織實施清退工作。清退方式可根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量等因素選擇銷毀、轉(zhuǎn)移或數(shù)字化存儲等。2.對于需要銷毀的檔案，應(yīng)選擇具有專業(yè)資質(zhì)的檔案銷毀機構(gòu)進行處理。在銷毀過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完成后，銷毀機構(gòu)需出具銷毀證明，證明檔案已被安全銷毀。3.對于需要轉(zhuǎn)移的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，明確接收單位或部門，并確保檔案在轉(zhuǎn)移過程中的安全與完整。轉(zhuǎn)移完成后，需及時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。4.對于選擇數(shù)字化存儲的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照數(shù)字化標準進行處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可讀性。數(shù)字化存儲的檔案應(yīng)備份存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的檢索目錄，以便日后查詢使用。（四）記錄與備案1.在檔案清退過程中，檔案管理部門應(yīng)對清退工作進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括清退檔案的名稱、數(shù)量、清退時間、清退方式、實施人員、審核審批情況等信息。2.將清退記錄整理歸檔，形成《檔案清退工作記錄冊》，作為公司/組織檔案管理工作的重要資料留存。同時，在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)，標注已清退，并關(guān)聯(lián)清退記錄，以便隨時查詢和追溯清退工作情況。四、清退檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.在檔案清退申請、審核審批以及實施過程中，所有涉及清退檔案信息的人員均需嚴格遵守公司/組織的保密制度。不得向無關(guān)人員透露清退檔案的內(nèi)容、清退計劃以及相關(guān)工作情況。2.對于清退過程中需要銷毀的檔案，在運輸至銷毀機構(gòu)途中，應(yīng)采取必要的保密措施，如使用密封包裝、專人押運等，防止檔案信息泄露。3.對于數(shù)字化存儲的清退檔案，應(yīng)采取加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用數(shù)字化檔案。同時，定期對數(shù)字化存儲設(shè)備進行安全檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。（二）安全保障1.在檔案銷毀現(xiàn)場，應(yīng)設(shè)置專門的安全區(qū)域，配備必要的消防、安保設(shè)備，確保銷毀過程安全有序。銷毀人員應(yīng)嚴格遵守操作規(guī)程，防止因操作不當引發(fā)安全事故。2.對于檔案轉(zhuǎn)移過程，應(yīng)選擇安全可靠的運輸方式和運輸單位。運輸過程中，要確保檔案包裝完好，防止檔案受損或丟失。同時，要求運輸單位采取必要的安全防范措施，如對運輸車輛進行安全檢查、安裝GPS定位系統(tǒng)等，以便實時監(jiān)控運輸情況。3.對于清退檔案的存儲場所，無論是銷毀機構(gòu)的存儲場地還是公司/組織內(nèi)部的數(shù)字化存儲設(shè)備存放地點，都應(yīng)具備完善的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保清退檔案的安全存儲。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案清退工作進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括清退流程是否合規(guī)、清退檔案的范圍界定是否準確、審核審批手續(xù)是否齊全、清退記錄是否完整等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機制，定期對本部門的檔案清退工作進行自查自糾。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，并將整改情況報告給公司/組織管理層。3.各部門在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案清退工作存在異常情況或違規(guī)行為，應(yīng)及時向檔案管理部門或公司/組織內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)報告，以便及時采取措施進行糾正。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查。按照要求定期向上級主管部門報送檔案清退工作情況報告，配合外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對于涉及國家機密或重要行業(yè)信息的檔案清退工作，主動接受國家保密部門、檔案行政管理部門等相關(guān)政府部門的監(jiān)督指導(dǎo)，確保清退工作符合國家法律法規(guī)和政策要求。（三）違規(guī)處理1.對于在檔案清退工作中違反本制度規(guī)定的部門或個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因違規(guī)清退檔案導(dǎo)致公司/組織檔案信息泄露、丟失或其他重大損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未明確規(guī)定的情況，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織實際情況進行研究處理，并及時修訂本制度。（二）修訂與更新1.隨著國家法律法規(guī)的調(diào)整、行業(yè)標準的更新以及公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展