林場(chǎng)檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)林場(chǎng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在林場(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于林場(chǎng)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則林場(chǎng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由林場(chǎng)綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映林場(chǎng)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集林場(chǎng)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定林場(chǎng)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)林場(chǎng)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督林場(chǎng)各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為林場(chǎng)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。（二）兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的清查、核對(duì)等工作，及時(shí)反饋本部門檔案管理工作中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括林場(chǎng)黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括林場(chǎng)行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察、后勤保障等方面形成的文件材料。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類：包括林場(chǎng)營(yíng)林生產(chǎn)、森林資源管理、木材采伐運(yùn)輸、林產(chǎn)品加工銷售等方面形成的文件材料。4.科學(xué)技術(shù)類：包括林場(chǎng)林業(yè)科研項(xiàng)目、新技術(shù)推廣應(yīng)用、林業(yè)調(diào)查規(guī)劃設(shè)計(jì)等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括林場(chǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面形成的文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括林場(chǎng)購置和使用的各類設(shè)備儀器的檔案資料，如設(shè)備儀器的說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。7.根據(jù)國家法律法規(guī)和林場(chǎng)實(shí)際工作需要，應(yīng)歸檔保存的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰，并符合耐久性要求，禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料形成的文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類按照林場(chǎng)檔案分類方案，將收集到的文件材料分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、科學(xué)技術(shù)類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等六大類。每大類下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)類目和三級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。檔案編號(hào)采用“年度類別代碼保管期限代碼流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，如“2023XZ10001”，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理類，“10”表示保管期限為10年，“001”表示該類檔案中的流水號(hào)。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除文件材料上的金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰，便于檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映林場(chǎng)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)林場(chǎng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括林場(chǎng)成立以來的重要文件、重大事件記錄、歷史沿革資料、重要會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)決算等。2.定期保管定期保管的檔案分為3年、5年、10年、20年等不同期限。定期保管的檔案主要包括一般性的文件材料、業(yè)務(wù)工作中形成的階段性資料等。（四）檔案清查與核對(duì)1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.同時(shí)，應(yīng)定期與檔案目錄進(jìn)行核對(duì)，確保檔案實(shí)體與目錄信息一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（五）檔案的數(shù)字化管理1.按照國家和林場(chǎng)的相關(guān)要求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。對(duì)具有重要保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行定期備份。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的利用管理，建立電子檔案查閱權(quán)限制度，并做好電子檔案的利用記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.林場(chǎng)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱林場(chǎng)檔案的，須經(jīng)林場(chǎng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用方式1.查閱查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、利用目的、借閱期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合林場(chǎng)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等因素，確定檔案的重要性和時(shí)效性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)林場(chǎng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人