如何健全檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、方便利用的原則。公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、征集、接收和鑒定工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。7.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。8.對(duì)公司/組織各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，對(duì)本部門(mén)檔案的利用情況進(jìn)行登記。4.定期對(duì)本部門(mén)保管的檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)能力。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。2.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理工作，按照檔案管理制度的要求，做好檔案的收集、整理、保管和利用等工作。3.各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，不得私自留存或銷(xiāo)毀。4.積極配合檔案管理部門(mén)的工作，按時(shí)向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案，并提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等文件材料。3.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。4.公司/組織各類(lèi)會(huì)議文件材料，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。5.公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。6.公司/組織財(cái)務(wù)文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。7.公司/組織人事文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。8.公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。9.公司/組織科研項(xiàng)目文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、成果鑒定文件等。10.公司/組織外事活動(dòng)文件材料，如出國(guó)訪(fǎng)問(wèn)計(jì)劃、協(xié)議、會(huì)談紀(jì)要等。11.公司/組織宣傳工作文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、廣告策劃等。12.公司/組織榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)文件材料，如榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。13.其他對(duì)公司/組織具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.對(duì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)整理，做到文件材料齊全、完整、規(guī)范。3.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性和原始性，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。4.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，確保檔案的安全。（三）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員應(yīng)定期將本部門(mén)收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)。2.將分類(lèi)編號(hào)后的文件材料進(jìn)行裝訂，編制目錄，填寫(xiě)備考表。3.按照檔案管理制度的規(guī)定，將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。5.審核合格的檔案，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）分類(lèi)方法根據(jù)公司/組織檔案的內(nèi)容和形式，采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度分類(lèi)：將檔案按形成年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的檔案分別存放。2.機(jī)構(gòu)分類(lèi)：在年度分類(lèi)的基礎(chǔ)上，按公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，同一機(jī)構(gòu)形成的檔案集中存放。3.保管期限分類(lèi)：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。永久保管的檔案是指對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式。2.年度代碼：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年。3.機(jī)構(gòu)代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，編制三位數(shù)字代碼，如“001”表示公司總部。4.保管期限代碼：永久保管的檔案代碼為“Y”，長(zhǎng)期保管的檔案代碼為“C”，短期保管的檔案代碼為“D”。5.流水號(hào)：按照檔案整理的先后順序，編制四位數(shù)字流水號(hào)。例如：2023001Y0001表示2023年公司總部形成的永久保管的第1份檔案。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并編制電子目錄，方便查詢(xún)和利用。3.在檔案盒封面和脊背上填寫(xiě)檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、起止件號(hào)等信息，便于檔案的識(shí)別和查找。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，對(duì)重要檔案應(yīng)同時(shí)保存紙質(zhì)和電子兩種版本。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行排列上架，存放整齊有序，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀可查。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防鼠工作，定期投放防蟲(chóng)、防鼠藥物，防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬。4.控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.對(duì)電子檔案應(yīng)采取防病毒、防黑客攻擊等安全措施，確保電子檔案的安全。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循方便利用、嚴(yán)格審批、確保安全的原則。2.檔案利用應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，不得損害公司/組織的利益和形象。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門(mén)、利用人、查閱或借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、利用目的、歸還日期等。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和合理性。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的檔號(hào)、題名、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、數(shù)量等信息。