建立學(xué)生檔案制度一、總則（一）目的為了全面、客觀、公正地記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、品德等方面的表現(xiàn)，為學(xué)校的教育教學(xué)管理、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、升學(xué)就業(yè)推薦等提供依據(jù)，特制定本學(xué)生檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生，包括全日制在校生和非全日制在校生。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的信息，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄學(xué)生的基本身份信息。2.身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話：便于學(xué)校與學(xué)生及家長(zhǎng)的溝通聯(lián)系。3.入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、所在班級(jí)：明確學(xué)生的在校學(xué)習(xí)階段。（二）學(xué)習(xí)成績(jī)1.各學(xué)期課程成績(jī)：包括必修課、選修課的成績(jī)記錄，以百分制或等級(jí)制呈現(xiàn)。2.考試違紀(jì)記錄：記錄學(xué)生在考試過(guò)程中出現(xiàn)的違紀(jì)情況及相應(yīng)處理結(jié)果。（三）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、學(xué)科競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等，詳細(xì)記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、級(jí)別、時(shí)間。2.處分記錄：包括警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開除學(xué)籍等處分，注明處分原因、時(shí)間及解除情況。（四）社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)1.參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄：如社區(qū)服務(wù)、實(shí)習(xí)、調(diào)研等，記錄活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、成果。2.志愿服務(wù)記錄：包括志愿者活動(dòng)的組織、參與情況，服務(wù)時(shí)長(zhǎng)等。（五）品德表現(xiàn)1.班主任評(píng)語(yǔ)：每學(xué)期班主任對(duì)學(xué)生品德、學(xué)習(xí)、生活等方面的綜合評(píng)價(jià)。2.同學(xué)互評(píng)：記錄同學(xué)之間的評(píng)價(jià)意見，反映學(xué)生的人際關(guān)系和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。（六）身心健康狀況1.體檢報(bào)告：每年的學(xué)生體檢結(jié)果，包括身體各項(xiàng)指標(biāo)的檢測(cè)情況。2.心理健康檔案：記錄學(xué)生的心理測(cè)評(píng)結(jié)果、心理咨詢記錄等。（七）其他材料1.獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)復(fù)印件：作為學(xué)生優(yōu)秀表現(xiàn)的證明材料。2.特長(zhǎng)證書復(fù)印件：如藝術(shù)、體育、科技等方面的特長(zhǎng)證書。3.其他相關(guān)材料：如學(xué)生的優(yōu)秀作品、研究報(bào)告等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.新生入學(xué)時(shí)：由招生部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的個(gè)人基本信息，建立新生檔案基礎(chǔ)資料。2.各班級(jí)班主任：在學(xué)生入學(xué)后，負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫個(gè)人基本信息表，并及時(shí)更新學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等信息。3.任課教師：按照教學(xué)管理要求，及時(shí)將學(xué)生的課程成績(jī)錄入檔案系統(tǒng)。4.學(xué)校各職能部門：如教務(wù)處、德育處、團(tuán)委等，負(fù)責(zé)收集學(xué)生在本部門管理范圍內(nèi)的相關(guān)信息，如考試違紀(jì)處理、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)組織、志愿服務(wù)記錄等，并定期向檔案管理部門移交。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集：各相關(guān)部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)將學(xué)生檔案材料收集整理，移交檔案管理部門。2.材料真實(shí)：提供的檔案材料必須真實(shí)有效，如有虛假信息，將追究相關(guān)人員責(zé)任。3.材料完整：確保收集的檔案材料齊全，無(wú)遺漏、缺失現(xiàn)象。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別，將學(xué)生檔案分為個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等若干類別，分別進(jìn)行整理。2.順序排列：每個(gè)類別內(nèi)的檔案材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份檔案材料編號(hào)，便于查找和管理。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案歸檔：將整理好的紙質(zhì)檔案材料按照類別裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、學(xué)生姓名、班級(jí)等信息，并建立紙質(zhì)檔案目錄。2.電子檔案歸檔：建立學(xué)生電子檔案系統(tǒng)（可采用學(xué)?，F(xiàn)有的信息化管理平臺(tái)或?qū)ｉT的檔案管理軟件），將學(xué)生的各項(xiàng)檔案信息錄入系統(tǒng)，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行備份。五、檔案保管與借閱（一）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所：設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案保管期限：學(xué)生檔案自學(xué)生畢業(yè)之日起，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定保管一定期限，一般為[X]年。3.檔案定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（二）借閱規(guī)定1.借閱權(quán)限：本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息。外單位人員因特殊原因需要查閱學(xué)生檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。2.借閱流程：借閱人持批準(zhǔn)后的借閱申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案材料，并做好借閱登記。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如確需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求：借閱人必須妥善保管所借閱的檔案材料，不得擅自涂改、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案內(nèi)容，不得泄露檔案信息。借閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。六、檔案更新與維護(hù)（一）更新內(nèi)容1.學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)變化：任課教師應(yīng)及時(shí)將學(xué)生的最新課程成績(jī)錄入檔案系統(tǒng)。2.獎(jiǎng)懲情況動(dòng)態(tài)：學(xué)校各職能部門應(yīng)及時(shí)更新學(xué)生的獎(jiǎng)懲信息，如新增獎(jiǎng)勵(lì)或處分情況。3.社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)活動(dòng)新記錄：學(xué)生參與新的社會(huì)實(shí)踐和志愿服務(wù)活動(dòng)后，相關(guān)組織部門應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)信息整理歸檔。（二）維護(hù)措施1.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案修復(fù)：對(duì)破損、褪色等有損壞的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.信息安全防護(hù)：加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限密碼，防止檔案信息被非法篡改或泄露。七、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工：在符合工作需要的情況下，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱學(xué)生檔案相關(guān)信息。2.學(xué)生本人：學(xué)生有權(quán)查閱自己的檔案，但需提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。3.學(xué)生家長(zhǎng)：學(xué)生家長(zhǎng)因特殊情況需要查閱學(xué)生檔案的，需經(jīng)學(xué)校同意，并在檔案管理人員的陪同下查閱。（二）使用規(guī)定1.內(nèi)部使用：學(xué)校各部門在進(jìn)行教育教學(xué)管理、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、升學(xué)就業(yè)推薦等工作時(shí)，可依據(jù)學(xué)生檔案提供的信息進(jìn)行參考，但不得擅自對(duì)外泄露檔案內(nèi)容。2.外部提供：如因升學(xué)、就業(yè)等原因需要向校外單位提供學(xué)生檔案相關(guān)信息的，必須經(jīng)過(guò)學(xué)校嚴(yán)格審核批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行提供，確保信息的合法性和安全性。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過(guò)保管期限：學(xué)生檔案保管期滿，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核確認(rèn)后，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.無(wú)保存價(jià)值：因各種原因?qū)е聶n案材料失去保存價(jià)值，如內(nèi)容缺失、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)等，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可予以銷毀。（二）銷毀程序1.制定銷毀清單：檔案管理部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理核對(duì)，編制銷毀清單，注明檔案類別、學(xué)生姓名、檔案編號(hào)等信息。2.審批銷毀：銷毀清單經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確