檔案管理制度綜合一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)了解檔案的利用需求，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等檔案材料。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案等。5.設(shè)備檔案：包括公司/組織各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)等檔案資料。6.基本建設(shè)檔案：包括公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等檔案材料。7.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案：包括公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.文書檔案編號(hào)格式為：[年度編號(hào)][保管期限代碼][類別代碼][順序號(hào)]，例如：2023A1001，表示2023年度永久保存的文書檔案，類別為綜合類，順序號(hào)為001。3.人事檔案編號(hào)格式為：[員工編號(hào)]，例如：001，表示員工編號(hào)為001的人事檔案。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)格式為：[年度編號(hào)][類別代碼][順序號(hào)]，例如：2023C1001，表示2023年度會(huì)計(jì)憑證類的第001號(hào)檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型另行制定，但應(yīng)保證編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。6.設(shè)備檔案編號(hào)格式為：[設(shè)備編號(hào)]，例如：S001，表示設(shè)備編號(hào)為S001的設(shè)備檔案。7.基本建設(shè)檔案編號(hào)格式為：[項(xiàng)目編號(hào)][階段代碼][順序號(hào)]，例如：J0011001，表示項(xiàng)目編號(hào)為J001的基本建設(shè)項(xiàng)目前期階段的第001號(hào)檔案。8.聲像檔案編號(hào)格式為：[年度編號(hào)][類別代碼][順序號(hào)]，例如：2023V1001，表示2023年度照片類的第001號(hào)聲像檔案。9.電子檔案編號(hào)格式應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，并在編號(hào)后加上“E”標(biāo)識(shí)，例如：2023A1001E，表示與紙質(zhì)文書檔案編號(hào)為2023A1001相對(duì)應(yīng)的電子檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋公司/組織各項(xiàng)工作的全過程，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、證書、照片、錄音、錄像等。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的完整性。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的與工作相關(guān)的檔案材料移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。2.文書檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。3.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點(diǎn)進(jìn)行整理，突出業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。6.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)等階段進(jìn)行整理，確保設(shè)備檔案的系統(tǒng)性。7.基本建設(shè)檔案應(yīng)按照項(xiàng)目建設(shè)的階段進(jìn)行整理，包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案材料。8.聲像檔案應(yīng)按照照片、錄音、錄像等類別進(jìn)行整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。9.電子檔案應(yīng)按照相應(yīng)紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行整理，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性和可利用性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等處理，確保檔案的整齊和美觀。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并妥善保管在適宜的載體上。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。6.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)設(shè)置專門的保密庫房或?qū)９襁M(jìn)行保管，并嚴(yán)格限制查閱人員范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱過程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場(chǎng)所，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.對(duì)因工作需要必須接觸機(jī)密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。2.查閱一般檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場(chǎng)所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案利用登記表》，對(duì)檔案的查閱、復(fù)制、摘抄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.《檔案利用登記表》應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、利用方式、歸還日期等信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)《檔案利用登記表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的保存價(jià)值、保管期限、密級(jí)等方面的內(nèi)容。3.對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、憑證價(jià)值和參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，對(duì)每一份檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的鑒定意見，確定檔案的保管期限和密級(jí)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。4.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，確保銷毀過程的安全和保密。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案