保安檔案制度管理一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司保安隊(duì)伍的規(guī)范化管理，確保保安人員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高保安工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本保安檔案制度管理。（二）適用范圍本制度適用于公司全體保安人員的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保安人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集保安人員的各類信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)保安人員的個(gè)人隱私和檔案信息安全。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動(dòng)和發(fā)展情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名：保安人員的全名。2.性別：保安人員的性別。3.出生日期：保安人員的出生年月日。4.民族：保安人員所屬民族。5.籍貫：保安人員的籍貫所在地。6.政治面貌：保安人員的政治身份。7.婚姻狀況：保安人員的婚姻情況。8.學(xué)歷：保安人員所獲得的最高學(xué)歷。9.畢業(yè)院校：保安人員畢業(yè)的學(xué)校名稱。10.專業(yè)：保安人員所學(xué)專業(yè)。11.身份證號碼：保安人員的唯一身份標(biāo)識。12.聯(lián)系電話：保安人員的常用聯(lián)系電話，包括手機(jī)號碼和固定電話號碼。13.家庭住址：保安人員的家庭居住地址。（二）入職信息1.入職時(shí)間：保安人員正式加入公司的日期。2.入職渠道：如招聘網(wǎng)站、內(nèi)部推薦、勞務(wù)中介等。3.試用期表現(xiàn)：記錄保安人員在試用期內(nèi)的工作表現(xiàn)，包括工作態(tài)度、工作能力、遵守規(guī)章制度等方面的評價(jià)。4.轉(zhuǎn)正時(shí)間：保安人員試用期結(jié)束后正式轉(zhuǎn)正的日期。（三）培訓(xùn)記錄1.入職培訓(xùn)：記錄保安人員參加入職培訓(xùn)的時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績等。2.崗位技能培訓(xùn)：包括安全防范知識、消防知識、應(yīng)急處置技能等方面的培訓(xùn)記錄，注明培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容摘要和考核結(jié)果。3.年度繼續(xù)教育：保安人員每年參加的相關(guān)繼續(xù)教育課程記錄，包括課程名稱、學(xué)習(xí)時(shí)間、學(xué)習(xí)收獲等。（四）工作經(jīng)歷1.工作崗位變動(dòng)記錄：詳細(xì)記錄保安人員在公司內(nèi)部不同工作崗位的調(diào)動(dòng)情況，包括調(diào)動(dòng)時(shí)間、調(diào)動(dòng)原因、新崗位名稱等。2.工作業(yè)績：定期記錄保安人員的工作業(yè)績，如巡邏次數(shù)、發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患數(shù)量、協(xié)助公安機(jī)關(guān)破案情況等，以量化的方式體現(xiàn)其工作成效。3.獎(jiǎng)懲記錄：獎(jiǎng)勵(lì)：記錄保安人員獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)和外部表彰，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。懲罰：詳細(xì)記錄保安人員受到的紀(jì)律處分或行政處罰，包括處罰類型、處罰時(shí)間、處罰原因和處罰結(jié)果等。（五）健康狀況1.入職體檢報(bào)告：保安人員入職時(shí)進(jìn)行的全面身體檢查報(bào)告，包括各項(xiàng)身體指標(biāo)的檢測結(jié)果。2.年度健康檢查記錄：每年定期進(jìn)行的健康檢查報(bào)告，重點(diǎn)關(guān)注與保安工作相關(guān)的身體狀況，如視力、聽力、心肺功能等。3.職業(yè)病防治記錄：對于從事特定崗位可能存在職業(yè)病風(fēng)險(xiǎn)的保安人員，記錄其職業(yè)病防治措施落實(shí)情況和相關(guān)檢查結(jié)果。（六）證件信息1.保安員證：記錄保安人員保安員證的頒發(fā)機(jī)構(gòu)、證件編號、有效期等信息。2.其他相關(guān)證件：如消防設(shè)施操作員證、電工證等與保安工作相關(guān)的其他專業(yè)證件信息，包括證件名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、證件編號、有效期等。（七）考核評價(jià)1.月度考核：每月對保安人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)，記錄考核得分、考核評語和改進(jìn)建議。2.季度考核：每季度匯總月度考核結(jié)果，形成季度考核報(bào)告，對保安人員的季度工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合評價(jià)。3.年度考核：每年年底對保安人員進(jìn)行全面的年度考核，根據(jù)全年工作表現(xiàn)確定考核等級，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級，并記錄考核結(jié)果和評語?？己私Y(jié)果作為保安人員薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰的重要依據(jù)。（八）勞動(dòng)合同及社保信息1.勞動(dòng)合同：留存保安人員與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。2.社保繳納記錄：記錄保安人員的社會(huì)保險(xiǎn)繳納情況，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)的繳納時(shí)間、繳納金額等信息，確保公司按照法律法規(guī)要求為保安人員足額繳納社會(huì)保險(xiǎn)。三、檔案建立與歸檔（一）檔案建立1.新入職保安人員在辦理入職手續(xù)時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息、入職信息等相關(guān)資料，并填寫《保安人員檔案建立申請表》，提交至保安部門。2.保安部門收到申請表后，安排專人負(fù)責(zé)為新入職保安人員建立個(gè)人檔案，按照檔案內(nèi)容要求，將收集到的資料進(jìn)行整理、分類和編號，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案歸檔1.檔案資料應(yīng)按照類別進(jìn)行歸檔，每個(gè)類別設(shè)立相應(yīng)文件夾或檔案盒，并在文件夾或檔案盒上標(biāo)明類別名稱。2.對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。資料應(yīng)逐頁編號，并在右上角加蓋騎縫章。3.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案建立完成后，由保安部門負(fù)責(zé)人審核檔案內(nèi)容，確認(rèn)無誤后簽字蓋章，并將檔案移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)建立檔案目錄清單，便于查詢和管理。四、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.保安人員本人有權(quán)查閱自己的檔案資料，了解個(gè)人檔案內(nèi)容。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱保安檔案的人員，需填寫《保安檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。3.公司外部單位或個(gè)人因司法機(jī)關(guān)辦案、行政機(jī)關(guān)執(zhí)法等特殊原因需要查閱保安檔案的，必須持有相關(guān)單位出具的正式介紹信和工作證件，填寫《保安檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱檔案時(shí)，公司應(yīng)安排專人陪同，并對查閱過程進(jìn)行記錄。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱保安檔案。如因特殊情況確需借閱的，需填寫《保安檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限和歸還時(shí)間，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)向檔案室工作人員當(dāng)面點(diǎn)清檔案資料數(shù)量，并在《保安檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在《保安檔案借閱登記簿》上注明歸還情況。五、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期收集保安人員的信息變更情況，如個(gè)人基本信息、工作崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等，并及時(shí)通知保安部門。2.保安部門負(fù)責(zé)根據(jù)收集到的信息變更情況，對保安人員檔案進(jìn)行更新。更新后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對保安檔案進(jìn)行檢查，核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改。2.對于檔案資料中的缺失或損壞部分，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修復(fù)。對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.根據(jù)公司發(fā)展和保安工作實(shí)際需要，適時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容和管理方式，確保檔案制度的科學(xué)性和有效性。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對保安人員的個(gè)人隱私和檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案室管理制度，不得在檔案室吸煙、飲食、大聲喧嘩等，保持檔案室安靜、整潔的環(huán)境。2.檔案室應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案資料的安全保存。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。如發(fā)生檔案資料丟失、損壞或泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保安人員離職、辭退、退休或死亡后，其檔案資料在保存一定期限后，按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案資料因保管期限已滿、失去保存價(jià)值或其他原因需要銷毀的，由檔案管理人員提出銷毀申請，并填寫《保安檔案銷毀申請表》。（二）銷毀程序1.《保安檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀的檔案資料準(zhǔn)確無誤。