產(chǎn)品檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司產(chǎn)品檔案的管理，確保產(chǎn)品檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后等環(huán)節(jié)的查詢和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品從立項(xiàng)到退市全過程中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則產(chǎn)品檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整和安全。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的產(chǎn)品檔案應(yīng)真實(shí)反映產(chǎn)品的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.及時(shí)歸檔原則產(chǎn)品檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，避免積壓和丟失。4.便于利用原則檔案的整理和分類應(yīng)便于查詢和利用，提高工作效率。二、產(chǎn)品檔案的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品研發(fā)檔案包括產(chǎn)品立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、測試報(bào)告等。2.產(chǎn)品生產(chǎn)檔案涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、原材料采購記錄等。3.產(chǎn)品銷售檔案有銷售合同、訂單、市場調(diào)研報(bào)告、客戶反饋等。4.產(chǎn)品售后檔案包含售后服務(wù)記錄、維修記錄、客戶投訴處理文件等。（二）編號1.編號規(guī)則采用“年份+產(chǎn)品類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編號。例如，2023年的產(chǎn)品研發(fā)檔案，產(chǎn)品類別代碼為RD，流水號為001，則編號為2023RD001。2.產(chǎn)品類別代碼RD：產(chǎn)品研發(fā)檔案SC：產(chǎn)品生產(chǎn)檔案XS：產(chǎn)品銷售檔案SH：產(chǎn)品售后檔案三、產(chǎn)品檔案的歸檔要求（一）歸檔時(shí)間1.產(chǎn)品研發(fā)檔案在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.產(chǎn)品生產(chǎn)檔案在每批產(chǎn)品生產(chǎn)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.產(chǎn)品銷售檔案在銷售業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.產(chǎn)品售后檔案在售后服務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案按照分類要求，將整理好的紙質(zhì)文件裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、編號、日期等信息。對于重要的圖紙、文件等，應(yīng)進(jìn)行備份，一式兩份，一份歸檔，一份留存電子檔。2.電子檔案電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，按照分類建立文件夾，以編號命名文件夾，并將相關(guān)電子文件存儲在文件夾中。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)存放在安全可靠的地方。（三）歸檔手續(xù)1.檔案形成部門應(yīng)填寫《產(chǎn)品檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出歸檔檔案的名稱、編號、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對歸檔清單進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照編號順序?qū)n案上架存放，并建立檔案檢索目錄。四、產(chǎn)品檔案的保管（一）保管期限1.產(chǎn)品研發(fā)檔案涉及產(chǎn)品核心技術(shù)和知識產(chǎn)權(quán)的檔案，保管期限為[X]年。一般性的研發(fā)檔案，保管期限為[X]年。2.產(chǎn)品生產(chǎn)檔案保管期限為[X]年，自產(chǎn)品停產(chǎn)之日起計(jì)算。3.產(chǎn)品銷售檔案保管期限為[X]年，自銷售業(yè)務(wù)結(jié)束之日起計(jì)算。4.產(chǎn)品售后檔案保管期限為[X]年，自售后服務(wù)結(jié)束之日起計(jì)算。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。3.對磁性載體檔案，應(yīng)采取防磁、防潮、防塵等措施，定期進(jìn)行檢查和復(fù)制。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對產(chǎn)品檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、產(chǎn)品檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱產(chǎn)品檔案。2.產(chǎn)品的合作方、客戶等因業(yè)務(wù)往來需要查閱相關(guān)產(chǎn)品檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他查閱情況。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱產(chǎn)品檔案，需填寫《產(chǎn)品檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部人員查閱產(chǎn)品檔案，需提供單位介紹信、查閱人身份證明等材料，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對產(chǎn)品檔案的利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、產(chǎn)品檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立產(chǎn)品檔案鑒定小組，由檔案管理部門、技術(shù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案。2.檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確，無法反映產(chǎn)品實(shí)際情況，且無法補(bǔ)充完善的。3.法律法規(guī)規(guī)定可以銷毀的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到保管期限的產(chǎn)品檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一鑒定，確定是否可以銷毀。3.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《產(chǎn)品檔案銷毀清單》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。（五）銷毀記錄銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式