天津檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理、使用、保管的部門及人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)關(guān)于檔案保密的規(guī)定，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，從檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)采取有效措施，預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.最小化原則：嚴(yán)格限定接觸檔案信息的人員范圍，確保僅相關(guān)人員在必要情況下獲取和使用檔案信息，且獲取的信息為完成工作所需的最小量。4.全程管控原則：對(duì)檔案的全生命周期進(jìn)行嚴(yán)格管控，確保檔案信息在各個(gè)階段的安全性和保密性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度及流程，確保檔案管理工作有章可循。2.負(fù)責(zé)檔案的集中收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等日常管理工作，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.建立健全檔案保密防護(hù)措施，包括物理安全防護(hù)、信息安全技術(shù)防護(hù)等，防止檔案信息泄露。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。5.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）檔案使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.嚴(yán)格按照規(guī)定程序和權(quán)限使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露檔案信息。3.對(duì)本部門保管的檔案負(fù)有保密責(zé)任，采取必要的保密措施，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.在檔案使用完畢后，及時(shí)歸還檔案管理部門，并做好交接記錄。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。3.負(fù)責(zé)檔案的日常操作和維護(hù)，包括檔案的整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱登記等，確保檔案信息的安全和可追溯。4.協(xié)助檔案使用部門辦理檔案借閱、查閱等手續(xù)，并監(jiān)督檔案使用情況。5.發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患或異常情況時(shí)，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（四）公司/組織各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.公司/組織各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案保密工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，確保檔案保密制度的有效執(zhí)行。2.審批涉及檔案信息的重要事項(xiàng)，對(duì)檔案信息的使用和管理進(jìn)行監(jiān)督。3.協(xié)調(diào)解決檔案保密工作中出現(xiàn)的重大問題，為檔案保密工作提供必要的資源支持。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人信息、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等相關(guān)檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。5.其他檔案：除上述類別外的其他各類檔案，如法律事務(wù)檔案、對(duì)外合作檔案等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保每個(gè)檔案都有唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)。2.編號(hào)規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和查詢。例如，可以采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)。其中，年份用四位數(shù)字表示，類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)定，流水號(hào)為該類別檔案的順序編號(hào)。3.在檔案整理過程中，應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面、目錄等顯著位置標(biāo)注編號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類材料，確保檔案的全面性和完整性。2.對(duì)于涉及公司/組織重要決策、業(yè)務(wù)活動(dòng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的文件資料，應(yīng)重點(diǎn)收集，確保不遺漏關(guān)鍵信息。（二）收集要求1.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保檔案信息的時(shí)效性和真實(shí)性。2.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期將收集到的檔案移交至檔案管理部門。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)檔案材料的審核，確保其符合檔案管理要求，對(duì)于不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。2.對(duì)每份檔案應(yīng)進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，編目應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查詢和利用。3.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速查找和調(diào)閱。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案存放整齊、有序。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要決策文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、涉及重大權(quán)益的合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年，如公司/組織的一般性業(yè)務(wù)檔案、重要人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，如一般性行政文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。清查和盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次。2.在清查和盤點(diǎn)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的數(shù)量、存儲(chǔ)位置、保管期限等信息，并與檔案管理系統(tǒng)中的記錄進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.對(duì)于清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如查找丟失檔案、修復(fù)損壞檔案等。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.嚴(yán)格限定檔案借閱人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能借閱檔案。2.借閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。3.不同級(jí)別的人員借閱檔案的權(quán)限應(yīng)有所區(qū)別，例如，一般員工只能借閱與其工作相關(guān)且保管期限較短的檔案，重要檔案的借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱審批程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》應(yīng)依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息，包括借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。（三）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員只能查閱與工作相關(guān)的部分，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。確需摘抄、復(fù)制、拍照的，應(yīng)另行填寫申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，并注明用途和范圍。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完好無(wú)損。（四）借閱期限1.檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和使用需求合理確定，一般不得超過規(guī)定期限。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，確保信息安全。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如有特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因并申請(qǐng)延期。七、檔案的利用與開發(fā)（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的使用符合公司/組織利益和國(guó)家法律法規(guī)要求。2.在檔案利用過程中，應(yīng)注重保護(hù)檔案信息的安全和保密，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案信息。（二）利用方式1.公司/組織內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱檔案，以支持日常工作開展。2.對(duì)于經(jīng)過整理和分析的檔案信息，可進(jìn)行適當(dāng)?shù)拈_發(fā)利用，如編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表、撰寫分析報(bào)告、提供決策支持等，為公司/組織的管理和決策提供參考依據(jù)。3.在對(duì)外提供檔案信息服務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案信息的安全和保密。（三）開發(fā)管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案信息開發(fā)利用管理制度，規(guī)范檔案信息開發(fā)利用的流程和方法。2.在檔案信息開發(fā)過程中，應(yīng)注重保護(hù)檔案原件的完整性和安全性，不得對(duì)檔案原件進(jìn)行涂改、損壞等操作。3.開發(fā)形成的檔案信息產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行審核和備案，確保其內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、合法，符合公司/組織利益和保密要求。八、檔案的保密措施（一）物理安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能，如檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和備份。3.對(duì)檔案庫(kù)房的門窗、通風(fēng)口等部位應(yīng)采取防護(hù)措施，防止外部人員非法侵入和有害氣體、灰塵等進(jìn)入庫(kù)房。（二）信息安全措施1.對(duì)電子檔案應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全性。2.建立檔案信息訪問控制機(jī)制，根據(jù)人員權(quán)限設(shè)置不同級(jí)別的訪問密碼，嚴(yán)格限制對(duì)檔案信息的訪問。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患，防止黑客攻擊和病毒感染。（三）人員管理措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員及涉及檔案工作的人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.與檔案管理人員及涉及檔案工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)，對(duì)違反保密協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.在檔案管理工作中，嚴(yán)格執(zhí)行崗位分離制度，避免一人同時(shí)負(fù)責(zé)檔案管理的多個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，防止因人員失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。（四）保密監(jiān)督與檢查1.設(shè)置專門的保密監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)檔案保密監(jiān)督工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保保密制度的有效執(zhí)行。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案保密問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或責(zé)任追究。3.鼓勵(lì)員工對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露等違規(guī)行為的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。九、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.對(duì)已超過保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于因保管不善等原因?qū)е缕茡p、變質(zhì)、無(wú)法辨認(rèn)的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及公司/組織內(nèi)部審計(jì)等人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，確定其是否符合銷毀條件。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、敏感信息或存在爭(zhēng)議的檔案，應(yīng)在鑒定后妥善保管，待進(jìn)一步核實(shí)或處理后再行決定是否銷毀。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定符合銷毀條件的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理