司法局檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在司法行政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、直屬單位及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映司法行政工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則。根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案不被篡改、丟失、泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本局檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題。（二）辦公室作為本局檔案管理的具體承辦部門，其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本局各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為司法行政工作提供檔案信息服務(wù)。5.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備。（三）各科室1.負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交局辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案工作的日常管理和督促檢查。3.配合局辦公室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)范性文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開的重要會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局辦理的各類案件的卷宗材料，包括立案、調(diào)查、審理、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的文件。5.本局開展的各類專項(xiàng)工作的文件材料，如法治宣傳活動(dòng)、社區(qū)矯正工作等。6.本局工作人員的人事檔案材料，包括履歷、考核、獎(jiǎng)懲、任免等。7.本局的財(cái)務(wù)檔案材料，包括預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等。8.本局的設(shè)備采購、資產(chǎn)登記等檔案材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室在工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要案件等形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各科室兼職檔案員對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步整理，按照分類方案進(jìn)行分類。2.填寫檔案移交清單，將整理好的文件材料移交局辦公室。3.局辦公室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案退回科室重新整理。4.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，裝入檔案盒或檔案柜。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法本局檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)（問題）：按照本局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)問題進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以本局為一個(gè)全宗，將本局形成的檔案與其他單位形成的檔案區(qū)分開來。2.分類排列：按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的順序?qū)n案進(jìn)行排列。3.編號(hào)編目：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等項(xiàng)目。4.裝訂裝盒：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案的分類方案和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.方便利用原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便利。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用范圍本局檔案主要供本局工作人員在履行職責(zé)過程中查閱利用，也可根據(jù)工作需要，向有關(guān)單位和個(gè)人提供檔案利用服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱登記表，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱檔案應(yīng)在檔案庫房?jī)?nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印、摘抄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）利用反饋檔案利用者應(yīng)及時(shí)將利用檔案的情況反饋給檔案管理人員，對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出意見和建議。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，為司法行政工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)建立本局檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等全過程的信息化管理。（三）電子檔案管理1.對(duì)本局形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、歸檔。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。3.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被篡改、丟失、泄露。（四）數(shù)字化加工對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的查閱利用。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查局辦公室定期對(duì)各科室的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等