檔案室檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案室檢查制度。本制度旨在規(guī)范檔案檢查工作流程，明確檢查職責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理過程中存在的問題，保障公司檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案室，涵蓋公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、財務(wù)審計、人力資源等各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案檢查工作合法合規(guī)。2.全面細(xì)致原則對檔案室的各個方面進(jìn)行全面檢查，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，做到細(xì)致入微，不留死角。3.及時整改原則對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，明確整改要求和期限，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，確保檔案管理工作質(zhì)量不斷提升。4.責(zé)任追究原則對因工作不力導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)重大問題的部門和個人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、檢查機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案室檢查小組公司成立檔案室檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員代表。檢查小組負(fù)責(zé)定期對公司檔案室進(jìn)行全面檢查，并對檢查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，提出改進(jìn)建議。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案室檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、時間安排和人員分工。2.組織實(shí)施檔案室檢查工作，對檢查過程進(jìn)行全程監(jiān)督和指導(dǎo)。3.匯總檢查結(jié)果，撰寫檢查報告，提出整改意見和建議。4.跟蹤整改落實(shí)情況，對整改效果進(jìn)行評估驗(yàn)收。（三）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常整理、保管和自查工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.配合檔案管理部門開展檔案室檢查工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。3.根據(jù)檢查意見，對本部門檔案管理工作進(jìn)行整改，及時反饋整改情況。三、檢查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案收集1.歸檔范圍檢查各部門是否按照公司檔案歸檔范圍的要求，及時收集本部門在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案收集的完整性。2.歸檔時間查看檔案是否在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，一般情況下，文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔，科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔，會計檔案應(yīng)按照財政部和國家檔案局的規(guī)定及時歸檔。3.文件材料質(zhì)量檢查歸檔的文件材料是否齊全、完整，字跡是否清晰，簽字蓋章是否完備，載體是否符合要求。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)檢查檔案分類是否符合公司檔案分類方案的要求，分類方法是否科學(xué)合理，便于查找和利用。2.編號規(guī)則查看檔案編號是否規(guī)范統(tǒng)一，編號是否連續(xù)，是否與分類目錄一致。3.裝訂要求檢查紙質(zhì)檔案的裝訂是否牢固、整齊，有無漏頁、掉頁現(xiàn)象，裝訂材料是否符合要求。4.編目質(zhì)量檢查檔案目錄的編制是否準(zhǔn)確、完整，包括題名、日期、編號、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目是否填寫齊全。（三）檔案保管1.保管環(huán)境檢查檔案室的溫度、濕度是否符合要求，一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間；查看檔案室是否清潔衛(wèi)生，有無防蟲、防潮、防火、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，是否運(yùn)行正常。2.檔案裝具檢查檔案裝具是否完好無損，是否符合檔案保管要求，檔案存放是否有序，便于查找和利用。3.電子檔案保管檢查電子檔案的存儲介質(zhì)是否安全可靠，是否定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)是否異地存放；查看電子檔案的存儲環(huán)境是否符合要求，有無防磁、防火、防潮等措施。（四）檔案利用1.借閱制度檢查檔案借閱是否履行審批手續(xù)，借閱登記是否完整，借閱期限是否符合規(guī)定，歸還檔案時是否進(jìn)行認(rèn)真核對。審批流程：一般借閱檔案需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。重要檔案的借閱需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱登記：檔案室應(yīng)建立借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。歸還核對：借閱人歸還檔案時，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。2.查閱利用效果檢查檔案查閱利用記錄是否完整，是否對查閱利用效果進(jìn)行跟蹤反饋，是否根據(jù)利用需求及時調(diào)整檔案管理工作。（五）檔案信息化建設(shè)（如有）1.系統(tǒng)功能檢查檔案管理信息系統(tǒng)的功能是否滿足公司檔案管理工作的需要，是否具備檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。2.數(shù)據(jù)錄入查看檔案數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確、完整，是否與紙質(zhì)檔案一致，數(shù)據(jù)更新是否及時。3.系統(tǒng)安全檢查檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否到位，是否設(shè)置用戶權(quán)限，是否定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。四、檢查方式與頻率（一）定期檢查1.公司檔案室檢查小組每年至少組織一次全面的檔案室檢查，檢查時間一般安排在每年的[具體月份]。2.各部門檔案管理人員應(yīng)每月對本部門檔案進(jìn)行自查，并將自查情況報檔案管理部門備案。（二）不定期抽查檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容和范圍可根據(jù)實(shí)際情況確定。（三）專項(xiàng)檢查針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，如重大項(xiàng)目檔案管理、電子檔案管理等，適時開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)得到有效控制。五、檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.檔案管理部門根據(jù)檢查計劃，制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法、步驟和人員分工。2.準(zhǔn)備檢查所需的表格、工具和設(shè)備，如檔案檢查表、筆記本電腦、溫濕度計等。3.通知各部門檔案管理人員做好迎檢準(zhǔn)備，提供相關(guān)檔案資料和信息。（二）實(shí)施檢查1.檢查小組按照檢查方案，對檔案室的各個方面進(jìn)行實(shí)地檢查，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檢查人員應(yīng)認(rèn)真查閱檔案資料，核對相關(guān)記錄，實(shí)地查看檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.在檢查過程中，檢查人員可與檔案管理人員進(jìn)行溝通交流，了解檔案管理工作的實(shí)際情況和存在的問題。（三）檢查記錄1.檢查人員應(yīng)如實(shí)填寫檔案檢查表，詳細(xì)記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等信息。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)拍照或復(fù)印相關(guān)證據(jù)材料，作為檢查記錄的附件。3.檢查記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、客觀準(zhǔn)確，不得隨意涂改。（四）結(jié)果反饋1.檢查結(jié)束后，檢查小組應(yīng)及時召開總結(jié)會議，對檢查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，形成檢查報告。2.檢查報告應(yīng)包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議和下一步工作計劃等內(nèi)容。3.將檢查報告報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，及時反饋給各部門檔案管理人員，并要求相關(guān)部門針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題制定整改措施，限期整改。六、整改落實(shí)（一）整改措施制定各部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檢查意見，認(rèn)真分析問題產(chǎn)生的原因，結(jié)合本部門實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的整改措施。整改措施應(yīng)明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，確保整改工作能夠有效落實(shí)。（二）整改實(shí)施1.整改責(zé)任人應(yīng)按照整改措施的要求，認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保整改任務(wù)按時完成。2.在整改過程中，如遇到困難或問題，應(yīng)及時向檔案管理部門或公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，尋求支持和幫助。3.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對整改工作的跟蹤指導(dǎo)，及時了解整改進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決整改過程中出現(xiàn)的問題。（三）整改驗(yàn)收1.整改期限屆滿后，整改責(zé)任人應(yīng)向檔案管理部門提交整改報告，申請整改驗(yàn)收。2.檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對整改情況進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括整改措施的落實(shí)情況、問題的解決情況、檔案管理工作的改進(jìn)情況等。3.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門應(yīng)出具整改驗(yàn)收報告；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求整改責(zé)任人繼續(xù)整改，直至達(dá)到整改要求。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案室檢查工作監(jiān)督機(jī)制，對檢查工作的全過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檢查工作公正、公平、公開。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檢查工作進(jìn)行總結(jié)分析，不斷完善檢查制度和方法，提高檢查工作質(zhì)量和效率。3.公司內(nèi)部審計部門可對檔案室檢查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將檔案室檢查工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門和各部門檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作質(zhì)量，以及對檢查