檔案室制度職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度職責(zé)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理方面的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)集中管理各類檔案。檔案室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的實(shí)體安全。負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記及催還工作。按照規(guī)定對到期檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，并做好記錄。參與檔案管理信息化建設(shè)，錄入檔案信息，提高檔案管理效率。2.部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。協(xié)助檔案管理員做好本部門檔案的查詢、利用工作。向本部門員工宣傳檔案管理知識，提高員工的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。3.財(cái)務(wù)管理類：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、市場調(diào)研資料、產(chǎn)品資料等。5.基本建設(shè)類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收資料等。6.其他類：公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為一級類目、二級類目等，如行政管理類可分為綜合管理、文秘工作、行政管理等二級類目。2.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄冊，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，方便檔案的查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年代等順序排列，便于查找和管理。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要是反映公司/組織一般活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案。主要是反映公司/組織局部工作，在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。涉及重要機(jī)密檔案的，需嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。外單位查閱檔案，需提交單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。檔案管理員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。2.借閱手續(xù)內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案，需提交單位介紹信，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員聯(lián)系。(三)利用登記檔案管理員應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱/借閱日期、查閱/借閱人姓名、部門、查閱/借閱內(nèi)容、歸還日期等。登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)緊要的文件等，可予以銷毀。3.對仍有一定保存價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定是否繼續(xù)保存或縮短保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，確定銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。5.銷毀記錄應(yīng)與銷毀清單一并保存，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記及催還等功能，提高借閱管理效率。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）系統(tǒng)安全管理1.建立信息化系統(tǒng)安全管理制度，設(shè)置系統(tǒng)管理員、操作員等不同用戶