檔案室各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的完整、系統(tǒng)和規(guī)范。3.制定檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行定期鑒定，及時(shí)清理過期檔案，做好檔案的銷毀工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等工作，確保檔案安全。5.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，為檔案查閱利用提供便利條件。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案信息化建設(shè)，將重要檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。組織檔案數(shù)字化加工，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，按規(guī)定向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。9.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。10.負(fù)責(zé)接待外單位檔案查詢、借閱等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和跟蹤服務(wù)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案的利用需求信息。4.負(fù)責(zé)對本部門員工進(jìn)行檔案管理知識的宣傳和培訓(xùn)，提高員工對檔案工作的認(rèn)識和重視程度，指導(dǎo)員工正確形成和保管各類文件材料。（三）檔案形成部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作與各項(xiàng)工作同步進(jìn)行。2.嚴(yán)格按照公司檔案分類方案和歸檔范圍，將本部門在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理，編制目錄，定期移交檔案室。3.對本部門形成的電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行整理、存儲和備份，確保電子文件的真實(shí)、完整和有效，并及時(shí)向檔案室移交電子檔案。4.在工作中應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和保密，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得將檔案據(jù)為己有或擅自轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、設(shè)立批復(fù)、變更文件、注銷文件等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議形成的文件，包括會議通知、議程、決議、記錄等。3.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、流程等文件。4.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.公司各類合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文檔等，包括合同簽訂審批表、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。6.公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量記錄、銷售合同、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司科研、技術(shù)開發(fā)活動中形成的文件，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)報(bào)告、專利申請文件、成果鑒定材料等。8.公司基本建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收文件等。9.公司設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的文件，如設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備說明書、維修記錄、報(bào)廢申請等。10.公司員工人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、離職手續(xù)等。11.公司黨、工、團(tuán)等組織活動中形成的文件，如黨組織會議記錄、工會活動記錄、團(tuán)組織活動記錄等。12.公司對外交往活動中形成的文件，如接待來訪記錄、合作協(xié)議、信函、傳真、電子郵件等。13.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。4.收集的文件材料應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)整理和歸檔。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成整理歸檔工作。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔。3.對于人事檔案，應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)將相關(guān)檔案材料整理歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案裝訂要求進(jìn)行裝訂，去除金屬物、破損頁等，確保文件整齊、牢固。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件題名、日期、文號、責(zé)任者等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。3.將整理好的檔案移交檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案室對移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。4.檔案室對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和分類，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號，編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽，將檔案裝入檔案盒上架保管。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值，將文件材料分為永久、長期、短期三種保管期限，分別進(jìn)行整理和保管。3.便于保管和利用，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類排列，編制檢索工具。（二）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度分類按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別排列。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或問題性質(zhì)進(jìn)行分類，如行政、財(cái)務(wù)、人力資源、生產(chǎn)、銷售、技術(shù)等。3.保管期限分類根據(jù)檔案的價(jià)值確定保管期限，分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）三種。(三)整理要求1.對歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，同一類別的文件按照時(shí)間順序排列，不同類別的文件按照分類方案依次排列。2.對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號應(yīng)標(biāo)注在文件首頁右上角或其他明顯位置。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.對檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物、破損頁等，對幅面過大的文件應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒一致。5.對電子檔案進(jìn)行整理，按照電子文件管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的真實(shí)、完整和有效。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會議決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃、重大項(xiàng)目文件、公司產(chǎn)權(quán)證明等。2.長期保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為10年以上。主要包括公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性合同協(xié)議、員工人事檔案、設(shè)備儀器檔案、黨工團(tuán)活動文件等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為10年以下。主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性工作文件、短期項(xiàng)目文檔等。（二）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫的房間，確保檔案安全保管。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，并按照檔案分類排列順序進(jìn)行編號，便于查找和管理。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度計(jì)，定期監(jiān)測溫濕度變化情況，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、報(bào)警器、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。6.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)隨手關(guān)門，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。（三）檔案保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行保管期限的鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定，必要時(shí)可隨時(shí)進(jìn)行局部鑒定。2.鑒定工作由檔案室牽頭，組織公司有關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組，按照檔案保管期限表的規(guī)定，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保管期限。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。4.對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。5.對保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并在檔案目錄和檢索工具中注明。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司辦公室主任審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意（如需公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，同時(shí)提交分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)）。2.將申請表交檔案室，檔案室根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。3.查閱人員在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等，嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理查閱登記注銷手續(xù)。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，借閱檔案需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，限期歸還。復(fù)制檔案需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并注明用途，按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、批準(zhǔn)人、歸還日期等。檔案利用登記應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組并購、分立等原因發(fā)生變動時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交過程中，應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得