檔案管理制度拍照一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的各類檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報表、記錄、證照等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項活動和工作情況，不得虛假、篡改。3.安全保密原則：檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。同時，對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的決策、管理等工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織的實際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理：負(fù)責(zé)收集公司/組織各部門、各崗位形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案的保管：建立檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案柜、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。4.檔案的鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案的查閱與利用：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)。對涉及外部單位或個人查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。6.檔案的統(tǒng)計與分析：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，定期分析檔案管理工作的狀況，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.檔案人員培訓(xùn)與考核：組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，激勵檔案管理人員做好檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織的檔案按照其來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，一般可分為以下幾類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項目管理類檔案：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項文件、項目合同、項目進(jìn)度報告、項目驗收文件等。4.合同協(xié)議類檔案：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財務(wù)審計類檔案：財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。6.證照類檔案：公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽證書等各類證照。7.聲像電子類檔案：照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。編號方法如下：1.一級編號：采用大寫字母表示檔案類別，如“A”表示行政管理類檔案，“B”表示業(yè)務(wù)管理類檔案，“C”表示項目管理類檔案，“D”表示合同協(xié)議類檔案，“E”表示財務(wù)審計類檔案，“F”表示證照類檔案，“G”表示聲像電子類檔案。2.二級編號：根據(jù)檔案類別下的具體分類，采用兩位數(shù)字進(jìn)行編號，如“A01行政文件”，“A02會議記錄”等。3.三級編號：對于每一份具體的檔案，采用流水號進(jìn)行編號，如“A01001”表示行政管理類檔案中的第一份行政文件。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：公司/組織內(nèi)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交。各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的各類檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集范圍：各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下內(nèi)容：部門內(nèi)部形成的文件、報告、請示、批復(fù)等。部門開展業(yè)務(wù)活動形成的合同、協(xié)議、訂單、報表等。部門組織的會議記錄、紀(jì)要、決議等。部門人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。部門使用的印章、證照等相關(guān)資料。其他與部門工作相關(guān)的檔案資料。3.收集時間：各部門應(yīng)在檔案形成后及時收集，并在規(guī)定的時間內(nèi)移交檔案管理部門。一般情況下，年度檔案應(yīng)在次年上半年移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：檔案整理按照分類、裝訂、編目等步驟進(jìn)行。分類：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類，確定檔案所屬類別。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、防火設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。檔案柜應(yīng)根據(jù)檔案的分類和編號進(jìn)行排列，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為150年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年的檔案。檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織的實際情況進(jìn)行。（四）檔案保管要求1.檔案存放：檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，不得隨意堆放。不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案標(biāo)識：檔案柜、貨架等應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號等信息，便于檔案的查找和管理。3.檔案清點：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施。4.檔案安全檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備的運行情況，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時整改。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定依據(jù)：檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)、公司/組織的檔案管理制度以及檔案的實際價值等因素進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等情況，對檔案的價值進(jìn)行評估。3.鑒定方法：檔案鑒定可采用直接鑒定法，即對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其價值。鑒定小組應(yīng)填寫檔案鑒定意見書，明確檔案的保管期限、密級等信息。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：對已過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.銷毀實施：檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同實施。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀監(jiān)督：檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部查閱：因工作需要，外部單位或個人查閱公司/組織檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱單位或個人信息等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全。（二）查閱手續(xù)1.登記：查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱、編號等信息。2.借閱：如需借閱檔案，查閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取借閱押金，并開具借閱憑證。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時退還借閱押金。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，查閱人員應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、復(fù)制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費用，并開具復(fù)制憑證。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，確保復(fù)制件的真實性和有效性。（三）利用限制1.保密限制：查閱和利用檔案時，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行管理和使用。2.使用范圍限制：檔案的查閱和利用應(yīng)僅限于工作需要，不得用于其他目的。未經(jīng)公司/組織同意，查閱人員不得將檔案提供給其他單位或個人使用。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、利用等功能，實現(xiàn)檔案信息的實時共享和動態(tài)管理。（二）數(shù)字化檔案管理1.檔案數(shù)字化掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，存儲為通用的電子文檔格式，如PDF等。2.電子檔案存儲：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲。電子檔案應(yīng)按照檔案編號、題名、日期等信息進(jìn)行命名，便于查找和管理。電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全等功能，確保電子檔案的安全存儲。3.電子檔案管理：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的編目、檢索、借閱、利用等功能。檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對電子檔案進(jìn)行管理，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息化安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全：對電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同用戶只能訪