檔案設(shè)施設(shè)備制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案設(shè)施設(shè)備管理，確保檔案的安全存儲、有效利用，保障公司各項工作的正常開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案設(shè)施設(shè)備的部門和人員，包括檔案庫房、閱覽室、辦公區(qū)域內(nèi)與檔案管理相關(guān)的設(shè)施設(shè)備等。（三）基本原則1.安全可靠原則：檔案設(shè)施設(shè)備應(yīng)具備良好的安全性和穩(wěn)定性，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.科學(xué)合理原則：設(shè)施設(shè)備的配置應(yīng)符合檔案管理工作流程和實(shí)際需求，便于操作和管理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：嚴(yán)格遵循國家和行業(yè)關(guān)于檔案設(shè)施設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保設(shè)施設(shè)備的質(zhì)量和性能。4.經(jīng)濟(jì)實(shí)用原則：在滿足檔案管理要求的前提下，充分考慮成本效益，合理配置設(shè)施設(shè)備。二、檔案設(shè)施設(shè)備的規(guī)劃與配置（一）檔案庫房規(guī)劃1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源和腐蝕性物質(zhì)。庫房應(yīng)與易燃、易爆物品倉庫以及有腐蝕性氣體的車間保持一定的安全距離。2.面積規(guī)劃根據(jù)公司檔案數(shù)量、增長趨勢以及未來發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫房的面積。應(yīng)預(yù)留一定的空間用于檔案整理、搬運(yùn)、設(shè)備存放等操作。3.功能分區(qū)檔案庫房應(yīng)劃分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、設(shè)備存放區(qū)等不同功能區(qū)域。存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等進(jìn)行合理布局，便于查找和管理。（二）檔案設(shè)施設(shè)備配置1.存儲設(shè)備檔案架：應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案架，材質(zhì)堅固耐用，表面平整光滑，便于檔案的存放和抽取。密集架：根據(jù)庫房空間和檔案存儲需求，合理配置密集架。密集架應(yīng)具備良好的密封性、防火性和防盜性，操作靈活方便。存儲箱：用于存放特殊載體檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)選用具有防潮、防塵、防磁等功能的存儲箱。2.防護(hù)設(shè)備消防設(shè)備：按照國家消防標(biāo)準(zhǔn)，在檔案庫房配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器材（如滅火器、消火栓等），并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。防盜設(shè)備：安裝防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時監(jiān)控、錄像存儲等功能，錄像資料保存期限不少于規(guī)定時間。溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：配備空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，確保檔案庫房的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。防蟲防鼠設(shè)備：安裝防蟲網(wǎng)、投放鼠藥、放置驅(qū)蟲物品等，防止檔案受到蟲害和鼠害。3.查閱設(shè)備閱覽桌椅：為檔案查閱人員提供舒適、方便的閱覽桌椅，桌椅應(yīng)符合人體工程學(xué)原理，便于長時間查閱檔案。電腦及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：配備專用的電腦設(shè)備，用于檔案查閱、檢索和管理。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)暢通，滿足檔案信息傳輸和共享的需求。復(fù)印機(jī)、打印機(jī)：根據(jù)檔案查閱需求，合理配置復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，方便查閱人員復(fù)制和打印檔案資料。（三）規(guī)劃與配置流程1.需求調(diào)研：檔案管理部門定期對公司檔案數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，結(jié)合公司發(fā)展規(guī)劃，提出檔案設(shè)施設(shè)備的需求報告。2.方案制定：根據(jù)需求報告，由專業(yè)人員制定檔案設(shè)施設(shè)備的規(guī)劃與配置方案，明確設(shè)施設(shè)備的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等內(nèi)容。3.審核審批：規(guī)劃與配置方案經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照公司采購流程進(jìn)行設(shè)施設(shè)備采購。4.驗(yàn)收安裝：設(shè)施設(shè)備到貨后，由檔案管理部門、采購部門、使用部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，及時進(jìn)行安裝調(diào)試，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。三、檔案設(shè)施設(shè)備的使用與管理（一）檔案庫房使用管理1.庫房準(zhǔn)入制度檔案庫房實(shí)行專人管理，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入。進(jìn)入檔案庫房的人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明進(jìn)入時間、事由等信息。2.檔案存放管理檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，標(biāo)識清晰。不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分區(qū)存放，便于查找和管理。檔案存放應(yīng)遵循“利于通風(fēng)、便于查找、確保安全”的原則，不得隨意堆放。3.庫房環(huán)境管理檔案管理人員應(yīng)定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時調(diào)整調(diào)節(jié)設(shè)備。保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。檢查庫房門窗、防護(hù)設(shè)備等是否完好，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）檔案設(shè)施設(shè)備使用管理1.操作規(guī)程制定針對每類檔案設(shè)施設(shè)備，制定詳細(xì)的操作規(guī)程，明確操作步驟、注意事項等內(nèi)容。操作規(guī)程應(yīng)張貼在設(shè)備顯著位置，便于操作人員查閱。2.操作人員培訓(xùn)對檔案設(shè)施設(shè)備操作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備性能、操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)知識。操作人員應(yīng)經(jīng)過考核合格后方可上崗操作，嚴(yán)禁未經(jīng)培訓(xùn)人員擅自操作設(shè)備。3.設(shè)備使用登記使用檔案設(shè)施設(shè)備時，操作人員應(yīng)進(jìn)行登記，記錄設(shè)備使用時間、運(yùn)行狀況、使用人員等信息。設(shè)備使用完畢后，操作人員應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備電源，清理設(shè)備衛(wèi)生，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。（三）檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理1.維護(hù)計劃制定檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案設(shè)施設(shè)備的使用情況和性能特點(diǎn)，制定年度維護(hù)計劃。維護(hù)計劃應(yīng)明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時間、維護(hù)人員等信息。2.日常維護(hù)保養(yǎng)操作人員應(yīng)按照操作規(guī)程和維護(hù)計劃，對檔案設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。定期對設(shè)備進(jìn)行清潔擦拭、潤滑保養(yǎng)、檢查調(diào)試等工作。3.定期檢查維修檔案管理部門應(yīng)定期組織對檔案設(shè)施設(shè)備進(jìn)行全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障。對于一般性故障，操作人員應(yīng)及時進(jìn)行維修處理；對于復(fù)雜故障，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修后的設(shè)備應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備性能恢復(fù)正常。（四）檔案設(shè)施設(shè)備安全管理1.安全責(zé)任制度明確檔案設(shè)施設(shè)備安全管理責(zé)任，檔案管理部門負(fù)責(zé)人為安全管理第一責(zé)任人，操作人員為直接責(zé)任人。簽訂安全責(zé)任書，將安全責(zé)任落實(shí)到具體人員。2.安全檢查與隱患排查定期對檔案設(shè)施設(shè)備進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查消防設(shè)備、防盜設(shè)備、電氣設(shè)備等的運(yùn)行狀況。建立安全隱患排查治理臺賬，對發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時進(jìn)行整改，確保檔案設(shè)施設(shè)備安全運(yùn)行。3.應(yīng)急處置預(yù)案制定檔案設(shè)施設(shè)備安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、應(yīng)急物資等內(nèi)容。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對安全事故的能力。四、檔案設(shè)施設(shè)備的更新與報廢（一）更新管理1.更新條件檔案設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞，無法正常修復(fù)使用；現(xiàn)有設(shè)施設(shè)備性能落后，不能滿足檔案管理工作需求；因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、檔案數(shù)量增加等原因，需要新增設(shè)施設(shè)備。2.更新流程由檔案管理部門提出設(shè)施設(shè)備更新申請，說明更新理由、更新內(nèi)容、預(yù)算等情況。申請經(jīng)審核審批后，按照公司采購流程進(jìn)行更新采購。更新后的設(shè)施設(shè)備應(yīng)及時進(jìn)行驗(yàn)收、安裝調(diào)試和投入使用。（二）報廢管理1.報廢條件檔案設(shè)施設(shè)備已超過使用年限，且無法繼續(xù)使用；設(shè)施設(shè)備損壞嚴(yán)重，維修成本過高，無維修價值；因技術(shù)進(jìn)步、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，設(shè)施設(shè)備已被淘汰。2.報廢鑒定檔案管理部門組織相關(guān)專業(yè)人員對擬報廢的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，出具鑒定報告。鑒定報告應(yīng)明確設(shè)施設(shè)備的報廢原因、現(xiàn)狀等情況。3.報廢審批報廢申請經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照公司資產(chǎn)處置流程進(jìn)行報廢處理。4.報廢處置報廢的檔案設(shè)施設(shè)備應(yīng)及時進(jìn)行清理，妥善處置。對于有利用價值的零部件，可進(jìn)行回收利用；對于無利用價值的設(shè)備，可按照規(guī)定進(jìn)行報廢銷毀或出售。報廢處置過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括處置時間、處置方式、處置人員等信息。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對檔案設(shè)施設(shè)備制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查設(shè)施設(shè)備的使用、維護(hù)、安全管理等方面。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對本部門檔案設(shè)施設(shè)備管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）考核評價1.制定檔案設(shè)施設(shè)備管理工作考核評價標(biāo)準(zhǔn)，對各部門檔案設(shè)施設(shè)備管理工作進(jìn)行量化考