勞務(wù)派遣檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司勞務(wù)派遣檔案管理工作，確保勞務(wù)派遣相關(guān)信息的真實、完整、安全和有效利用，維護(hù)公司、員工及派遣機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及勞務(wù)派遣的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于勞務(wù)派遣員工的招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、社會保險、勞動保護(hù)、檔案管理等方面。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映勞務(wù)派遣業(yè)務(wù)的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整安全原則：保證檔案資料的完整性，防止檔案丟失、損壞、泄露，確保檔案安全。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司決策、管理及員工服務(wù)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善勞務(wù)派遣檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)勞務(wù)派遣員工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。3.定期對勞務(wù)派遣員工檔案進(jìn)行審核和更新，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。4.協(xié)調(diào)與派遣機(jī)構(gòu)之間的檔案交接工作，確保檔案流轉(zhuǎn)順暢。5.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核勞務(wù)派遣費(fèi)用的支付憑證，確保費(fèi)用支付與檔案記錄相符。2.協(xié)助人力資源部門對勞務(wù)派遣費(fèi)用進(jìn)行核算和統(tǒng)計，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.負(fù)責(zé)保管與勞務(wù)派遣費(fèi)用相關(guān)的財務(wù)檔案，按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔和保管。（三）派遣機(jī)構(gòu)1.按照本公司要求，負(fù)責(zé)建立和管理派遣員工的基礎(chǔ)檔案，包括員工個人信息、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。2.定期向本公司報送派遣員工的檔案更新信息，確保雙方檔案信息一致。3.配合本公司做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。4.負(fù)責(zé)對本機(jī)構(gòu)保管的派遣員工檔案進(jìn)行安全管理，防止檔案丟失、損壞和泄露。（四）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的保管和保密工作，確保檔案安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好記錄。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案內(nèi)容與分類（一）員工基本檔案1.員工個人簡歷，包括教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.身份證、學(xué)歷證書、資格證書等相關(guān)證件復(fù)印件。3.勞動合同書及續(xù)簽記錄。4.員工入職登記表、離職申請表等。（二）薪酬福利檔案1.工資發(fā)放記錄，包括工資條、銀行代發(fā)記錄等。2.獎金、津貼、補(bǔ)貼等發(fā)放記錄。3.社會保險、住房公積金繳納記錄。4.福利發(fā)放記錄，如節(jié)日福利、生日福利等。（三）培訓(xùn)考核檔案1.培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。2.員工培訓(xùn)成績、考核結(jié)果記錄。3.培訓(xùn)證書、資格證書等相關(guān)證明材料。（四）考勤檔案1.考勤記錄，包括出勤、遲到、早退、曠工等情況。2.請假申請及審批記錄。3.加班申請及審批記錄。（五）獎懲檔案1.獎勵記錄，包括表彰通報、榮譽(yù)證書等。2.懲罰記錄，包括違紀(jì)通知、處分決定等。（六）其他檔案1.員工體檢報告。2.勞動爭議處理記錄。3.其他與勞務(wù)派遣相關(guān)的重要文件和資料。四、檔案建立與收集（一）檔案建立1.派遣機(jī)構(gòu)應(yīng)在與員工簽訂勞動合同后，及時建立員工基本檔案，并將檔案移交本公司人力資源部門。2.本公司人力資源部門收到派遣員工檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整或不符合要求，應(yīng)及時通知派遣機(jī)構(gòu)補(bǔ)充或更正。（二）檔案收集1.人力資源部門應(yīng)定期收集勞務(wù)派遣員工的各類檔案資料，確保檔案信息的及時更新。2.對于新產(chǎn)生的檔案資料，如培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎懲情況等，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將資料移交人力資源部門進(jìn)行歸檔。3.檔案管理人員應(yīng)及時對收集到的檔案資料進(jìn)行整理和分類，確保檔案資料的有序存放。五、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行整理。整理過程中，應(yīng)確保檔案資料的順序清晰、目錄準(zhǔn)確。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或檔案盒進(jìn)行裝訂，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、編號等信息。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的存儲規(guī)范、便于查找。（二）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時進(jìn)行歸檔，按照檔案類別和時間順序進(jìn)行排列上架。2.建立檔案索引目錄，以便快速查找和檢索檔案。索引目錄應(yīng)包括檔案類別、編號、名稱、日期等信息。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，確保檔案歸檔及時、準(zhǔn)確，無遺漏。六、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.勞務(wù)派遣檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司實際情況確定。一般情況下，員工基本檔案、勞動合同等重要檔案應(yīng)長期保管；薪酬福利檔案、培訓(xùn)考核檔案等應(yīng)保管一定期限，如[X]年；考勤檔案、獎懲檔案等可根據(jù)實際需要確定保管期限。2.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場所，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案保管場所的清潔衛(wèi)生工作，保持檔案存放環(huán)境整潔。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱勞務(wù)派遣檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及員工個人隱私的檔案資料，如工資發(fā)放記錄、體檢報告等，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、內(nèi)容、目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱勞務(wù)派遣檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，向借閱人發(fā)放檔案，并做好借閱記錄。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人、借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案信息。3.對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場所的安全管理，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。定期對安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取相應(yīng)措施，保護(hù)檔案安全，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.逐步推進(jìn)勞務(wù)派遣檔案的信息化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、查閱等功能。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、存儲。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.及時更新電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。（三）系統(tǒng)安全1.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)故障和安全隱患。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)