財(cái)務(wù)檔案室制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義財(cái)務(wù)檔案是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料以及其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、合同、協(xié)議等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)檔案工作，各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止財(cái)務(wù)檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則。建立健全財(cái)務(wù)檔案管理制度，提高財(cái)務(wù)檔案的管理水平，方便公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位查閱和利用財(cái)務(wù)檔案。二．財(cái)務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度財(cái)務(wù)報(bào)告、季度財(cái)務(wù)報(bào)告、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）編號1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會(huì)計(jì)憑證類編號：按照年度和月份順序編號，如“20XX年X月第X號”。3.會(huì)計(jì)賬簿類編號：總賬編號為“1”，明細(xì)賬編號為“2”，日記賬編號為“3”,固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，輔助賬簿編號為“5”等，各類賬簿再按照年度和順序編號，如“20XX年總賬第X冊”。4.財(cái)務(wù)報(bào)告類編號：按照年度和報(bào)告類型編號，如“20XX年年度財(cái)務(wù)報(bào)告”編號為“20XX1”，“20XX年季度財(cái)務(wù)報(bào)告（第一季度）”編號為“20XX21”等。5.其他類編號：按照文件資料的類別和年度順序編號，如“20XX年銀行存款余額調(diào)節(jié)表”編號為“20XX61”，“20XX年經(jīng)濟(jì)合同（第X號）”編號為“20XX7X”等。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案資料，確保財(cái)務(wù)檔案資料的及時(shí)、完整。2.財(cái)務(wù)檔案資料的收集范圍應(yīng)包括但不限于上述分類中的各類資料，各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照要求及時(shí)將財(cái)務(wù)檔案資料移交至財(cái)務(wù)部門。3.對于電子財(cái)務(wù)檔案資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。（二）整理1.財(cái)務(wù)檔案資料收集后，應(yīng)按照分類和編號要求進(jìn)行整理。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序排列，原始憑證應(yīng)粘貼整齊，記賬憑證應(yīng)附齊全相關(guān)附件，并在記賬憑證上加蓋制單、審核、記賬、會(huì)計(jì)主管等人員的印章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照編號順序排列，賬頁應(yīng)填寫完整、清晰，賬頁之間應(yīng)連續(xù)編號，不得跳頁、缺號。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照編號順序排列，報(bào)告封面應(yīng)加蓋公司公章，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確。5.其他類文件資料應(yīng)按照類別和編號順序排列，文件資料應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告等永久保管；經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于10年。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)編號并標(biāo)明存放檔案的類別和編號范圍。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，并建立檔案目錄，便于查找和管理。2.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將財(cái)務(wù)檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將財(cái)務(wù)檔案帶出公司。4.對于超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在財(cái)務(wù)檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。3.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱時(shí)間不得超過規(guī)定的時(shí)間。如需復(fù)印財(cái)務(wù)檔案資料，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過后，與借閱單位簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、借閱責(zé)任等事項(xiàng)，并收取一定的押金。3.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行借閱，借閱期限不得超過規(guī)定的時(shí)間。借閱人員不得將財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如需復(fù)印財(cái)務(wù)檔案資料，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.借閱人員歸還財(cái)務(wù)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》的約定，追究借閱人員的責(zé)任。六、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，建立財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化管理。2.財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作的高效、便捷。3.財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶只能根據(jù)其權(quán)限訪問相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案信息。（二）電子檔案管理1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，對電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理。電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)與紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案同時(shí)保存，并確保電子財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。2.電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е码娮迂?cái)務(wù)檔案丟失。3.電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查找和管理。電子財(cái)務(wù)檔案的命名應(yīng)與紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的編號一致，并注明電子檔案的格式和存儲(chǔ)時(shí)間等信息。4.公司應(yīng)建立電子財(cái)務(wù)檔案的訪問控制機(jī)制，設(shè)置用戶登錄密碼和權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。電子財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對電子財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)