干部檔案交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范干部檔案交接工作，確保干部檔案的完整、準確、安全，維護干部檔案的真實性和嚴肅性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門之間以及對外單位涉及干部檔案交接的相關(guān)工作。（三）基本原則1.真實性原則：交接過程中要確保干部檔案中各項信息真實可靠，不得篡改、偽造或虛假填報。2.完整性原則：交接的干部檔案應包含規(guī)定的各類材料，保證檔案內(nèi)容不缺失、不遺漏。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對干部檔案中的敏感信息予以保密，防止信息泄露。4.責任明確原則：明確交接雙方的職責，確保交接工作有序進行，出現(xiàn)問題能夠及時追溯責任。二、干部檔案的內(nèi)容與要求（一）干部基本信息材料包括干部的履歷表、身份證復印件、學歷學位證書復印件、參加工作時間證明等，確保信息準確無誤，與干部實際情況相符。（二）任職經(jīng)歷材料涵蓋干部的任免文件、崗位變動記錄、考核評價材料等，反映干部在不同崗位上的工作經(jīng)歷和業(yè)績表現(xiàn)。（三）教育培訓材料如培訓證書、學習成績單、進修證明等，體現(xiàn)干部接受各類教育培訓的情況。（四）考核獎懲材料包含年度考核結(jié)果、獎懲決定等，記錄干部的工作表現(xiàn)和獲得的榮譽或處罰情況。（五）黨團材料入黨申請書、入黨志愿書、團組織關(guān)系證明等，反映干部的政治面貌和黨團活動參與情況。（六）其他材料根據(jù)干部個人情況，可能涉及的其他相關(guān)材料，如專業(yè)技術(shù)資格證書、科研成果證明等。干部檔案應按照分類清晰、編排有序的原則進行整理，確保每份材料都能準確對應相應類別，便于查閱和管理。三、交接流程（一）交接準備1.交接申請因工作需要進行干部檔案交接的部門或單位，應提前向檔案管理部門提交交接申請，說明交接的原因、涉及的干部檔案范圍、預計交接時間等信息。申請應采用書面形式，經(jīng)申請部門負責人簽字并加蓋公章后提交。2.檔案整理檔案管理部門接到交接申請后，對涉及的干部檔案進行全面整理。檢查檔案的完整性、準確性，對不符合要求的檔案材料進行補充或修正。將整理好待交接的干部檔案按類別、順序排列，編制檔案清單，詳細記錄每份檔案的編號、名稱、內(nèi)容摘要等信息。3.交接人員確定交接雙方應分別指定專人負責檔案交接工作。交接人員應具備一定的檔案管理知識和責任心，熟悉交接流程和要求。交接人員名單應提前相互通報，以便做好溝通協(xié)調(diào)。（二）現(xiàn)場交接1.交接時間與地點根據(jù)雙方協(xié)商確定的時間和地點進行現(xiàn)場交接。交接地點應選擇安全、安靜、便于檔案存放和查閱的場所。交接時間應合理安排，確保有足夠的時間進行檔案清點、核對等工作，避免倉促交接。2.檔案清點交接雙方按照編制的檔案清單逐一核對檔案。核對內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案編號、檔案材料完整性等。在核對過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、材料缺失或損壞等問題，應及時記錄并查明原因。3.簽字確認經(jīng)雙方核對無誤后，交接雙方在檔案交接清單上簽字確認。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。簽字確認應明確注明交接日期、交接檔案的范圍、交接雙方人員姓名等信息。（三）特殊情況處理1.檔案借閱未歸還若存在干部檔案被借閱尚未歸還的情況，交接雙方應共同核實借閱記錄，督促借閱人盡快歸還檔案。如借閱人因特殊原因無法及時歸還，應辦理延期借閱手續(xù)，并明確歸還時間。在檔案未歸還前，本次交接暫停進行，直至檔案歸還并完成核對后再繼續(xù)交接。2.檔案材料缺失或損壞對于發(fā)現(xiàn)的檔案材料缺失或損壞情況，交接雙方應共同查找原因。如因保管不善等原因造成的，由責任方負責補充或修復檔案材料。如無法確定責任方或責任方無法及時解決問題，應向上級主管部門報告，由上級主管部門協(xié)調(diào)處理。在問題解決前，相關(guān)檔案暫不辦理交接手續(xù)。四、交接雙方職責（一）移交方職責1.負責按照檔案管理要求整理待交接的干部檔案，確保檔案材料齊全、完整、準確。2.提前向接收方提供檔案交接清單，并協(xié)助接收方進行檔案清點核對工作。3.對交接過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題及時進行說明和解釋，并配合接收方完成問題的處理。4.在檔案交接完成后，如發(fā)現(xiàn)因自身原因?qū)е聶n案信息錯誤或材料缺失等問題，應承擔相應的責任并負責整改。（二）接收方職責1.按照規(guī)定的時間和地點參加檔案交接工作，并指定專人負責接收檔案。2.對移交方提供的檔案交接清單進行認真核對，與移交的檔案逐一清點，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容準確無誤。3.在檔案交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應及時與移交方溝通協(xié)商，共同解決問題。4.接收檔案后，負責對檔案進行妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進行存放和使用，確保檔案安全。五、檔案保管與使用規(guī)定（一）保管要求1.存放環(huán)境干部檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。庫房溫度應保持在適宜范圍（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案存放方式檔案應按照類別、年度、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。建立電子檔案目錄，對檔案的基本信息、存放位置等進行詳細記錄，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案查閱效率。3.定期檢查檔案管理部門應定期對干部檔案進行檢查，一般每半年進行一次全面檢查，每年進行一次專項抽查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性等方面，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。（二）使用規(guī)定1.借閱審批因工作需要借閱干部檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱時間、借閱范圍等信息。借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請情況進行審核，批準后方可借閱。2.借閱期限一般情況下，干部檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請并說明原因，經(jīng)批準后方可延長。3.借閱登記借閱檔案時，檔案管理部門應進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應及時進行核對，確保檔案完好無損。4.使用限制借閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對干部檔案交接制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查交接流程是否規(guī)范、交接雙方職責是否履行、檔案保管與使用是否符合規(guī)定等方面。2.檔案管理部門定期對自身工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決干部檔案交接工作中存在的問題，不斷完善檔案管理工作。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門對干部檔案管理工作的監(jiān)督檢查，按照要求及時提供相關(guān)檔案資料和工作匯報。2.對于涉及干部檔案交接的重要事項或存在爭議的問題，可邀請外部專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行評估和指導，確保干部檔案管理工作合法合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對于在干部檔案交接過程中違反本制度規(guī)定的行為，如故意隱瞞檔案問題、擅自篡改檔案信息、泄露檔案機密等情況，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.因違規(guī)行為給公司或干部個人造成損失的，應依法依規(guī)追究責任