明朝檔案工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的工作規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。檔案形成部門和個(gè)人應(yīng)確保檔案材料的原始性和真實(shí)性，對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)工作的歷史過程和現(xiàn)狀，涵蓋公司經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人力資源等各個(gè)方面。各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)、完整地收集各類檔案材料，避免檔案缺失。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事信息等敏感內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。檔案管理人員應(yīng)具備保密意識(shí)，嚴(yán)格履行保密職責(zé)。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查閱效率。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，提供多樣化的檔案利用方式，滿足員工和相關(guān)部門對(duì)檔案的利用需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作，指導(dǎo)各部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)集中管理公司各類檔案，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。8.負(fù)責(zé)組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案工作的順利開展。2.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整。3.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)，定期向綜合管理部門移交檔案。4.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和資料。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等；公司行政事務(wù)處理文件、報(bào)告、請(qǐng)示等；公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等；公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照文件。2.人力資源類包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件；員工勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、社會(huì)保險(xiǎn)資料等；員工人事檔案、個(gè)人信息資料等；公司人力資源規(guī)劃、人才隊(duì)伍建設(shè)等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)核算辦法等；公司審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等；公司稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件；公司資金管理、資產(chǎn)管理等相關(guān)文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類包括公司產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)工藝文件等；公司生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)文件；公司設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等相關(guān)文件；公司質(zhì)量控制、質(zhì)量管理體系文件等；公司技術(shù)改造、技術(shù)創(chuàng)新等相關(guān)文件。5.市場(chǎng)營銷類包括公司市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)分析報(bào)告等；公司營銷策劃、營銷方案等；公司銷售合同、銷售訂單、銷售統(tǒng)計(jì)等相關(guān)文件；公司客戶信息、客戶關(guān)系管理等相關(guān)文件；公司廣告宣傳、促銷活動(dòng)等相關(guān)文件。6.其他類包括公司重大活動(dòng)、重要事件的相關(guān)文件；公司與政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等往來文件；公司對(duì)外宣傳資料、新聞報(bào)道等；公司其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)、主動(dòng)地收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假、篡改檔案內(nèi)容。檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本和電子版本，并建立相應(yīng)的電子文件管理制度，確保電子文件的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.各部門應(yīng)定期對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行整理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)充或更正，確保檔案材料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為行政管理類、人力資源類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、生產(chǎn)技術(shù)類、市場(chǎng)營銷類等類別，并在各大類下進(jìn)一步細(xì)分小類。例如，行政管理類可細(xì)分為公司文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議、資質(zhì)證照等小類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示行政管理類的類別代碼，“001”表示該類別下的流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)編制成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的完整性和美觀性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理完畢，并向綜合管理部門移交歸檔。2.對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的檔案材料，應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔；對(duì)于一些跨年度的檔案項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對(duì)本部門檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，形成檔案案卷。2.填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并一式兩份。3.將檔案案卷和檔案移交清單一并提交給綜合管理部門檔案管理人員，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。4.綜合管理部門檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與移交部門溝通解決。驗(yàn)收合格后，將檔案案卷存入檔案庫房，并按照檔案分類體系進(jìn)行上架排列。（三）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案應(yīng)按照分類體系進(jìn)行上架排列，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便檔案管理人員快速定位檔案。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全保存。電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案信息泄露。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)做好檔案檢查和清點(diǎn)記錄，以備查閱。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員可直接到綜合管理部門檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門檔案管理人員審批。檔案管理人員審批通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門檔案管理人員審批。檔案管理人員審批通過后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并在檔案復(fù)制登記簿上登記復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度。如需帶出檔案庫房查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未歸還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案復(fù)制專用章。復(fù)制檔案的用途應(yīng)符合公司規(guī)定，不得用于非法目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和處置方式。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限和處置方式。2.分析比較法對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，根據(jù)檔案的形成規(guī)律、重要程度、保存價(jià)值等因素，確定檔案整體的保管期限和處置方式。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司重大活動(dòng)、重要事件的相關(guān)文件等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為定期保管。如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等；公司生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)文件等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，確定檔案的銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并一式兩份。2.將檔案銷毀清單提交給