食品衛(wèi)生檔案制度一、總則1.目的為加強公司食品衛(wèi)生管理，規(guī)范食品衛(wèi)生檔案的建立、管理和使用，有效預防和控制食品安全事故，保障消費者的身體健康和生命安全，依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》及其實施條例、相關(guān)食品安全標準和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及食品生產(chǎn)、加工、銷售、儲存等環(huán)節(jié)的部門和人員。3.基本原則食品衛(wèi)生檔案管理應遵循真實、準確、完整、及時、可追溯的原則，確保檔案信息能夠反映公司食品衛(wèi)生管理的全過程，為食品安全管理決策提供可靠依據(jù)。二、檔案管理職責1.檔案管理部門設(shè)立專門的食品衛(wèi)生檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司食品衛(wèi)生檔案的管理工作。該部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體工作。2.各部門職責生產(chǎn)部門：負責提供本部門食品生產(chǎn)過程中的各項記錄，包括原材料采購、生產(chǎn)工藝控制、人員衛(wèi)生管理、設(shè)備清潔維護等方面的資料，確保記錄真實、完整，并及時移交檔案管理部門。質(zhì)量控制部門：負責收集和整理食品質(zhì)量檢驗報告、食品安全自查記錄、不合格食品處理記錄等相關(guān)資料，配合檔案管理部門做好檔案的歸檔工作。采購部門：負責提供食品原材料供應商的資質(zhì)證明、采購合同、進貨票據(jù)等資料，保證所采購的食品原材料符合食品安全標準，并將相關(guān)資料定期提交給檔案管理部門。銷售部門：負責收集和整理食品銷售記錄、客戶反饋信息等資料，協(xié)助檔案管理部門完善食品衛(wèi)生檔案內(nèi)容。其他部門：按照各自職責，做好與食品衛(wèi)生管理相關(guān)資料的收集、整理和移交工作，積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作。三、檔案內(nèi)容1.食品生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)檔案營業(yè)執(zhí)照副本：記錄公司依法登記注冊的經(jīng)營范圍、經(jīng)營期限等基本信息。食品生產(chǎn)經(jīng)營許可證副本：載明公司食品生產(chǎn)經(jīng)營的類別、品種、生產(chǎn)地址、有效期等內(nèi)容。產(chǎn)品標準文件：包括企業(yè)自行制定的產(chǎn)品標準文本及相關(guān)備案證明。其他資質(zhì)證明文件：如食品生產(chǎn)許可品種明細表、食品添加劑生產(chǎn)許可品種明細表等。2.食品生產(chǎn)經(jīng)營人員健康檔案員工健康證明：記錄公司員工每年進行健康檢查的結(jié)果，確保從事直接接觸食品工作的人員持有有效的健康證明。個人衛(wèi)生培訓記錄：包括員工參加食品衛(wèi)生知識培訓的時間、內(nèi)容、考核結(jié)果等信息，培訓內(nèi)容應涵蓋食品安全法律法規(guī)、食品衛(wèi)生知識、個人衛(wèi)生要求等方面。3.食品原材料采購檔案供應商資質(zhì)證明文件：收集供應商的營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品合格證明等資料，評估供應商的生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)和信譽狀況。采購合同：明確食品原材料的采購品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨日期、付款方式等條款，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。進貨票據(jù)：包括發(fā)票、送貨單、驗收單等，記錄食品原材料的采購來源、數(shù)量、價格等信息，作為追溯食品原材料流向的依據(jù)。索證索票記錄：詳細記錄索取食品原材料供應商相關(guān)許可證和產(chǎn)品合格證明文件的情況，確保所采購的食品原材料來源合法、質(zhì)量可靠。4.食品生產(chǎn)過程控制檔案生產(chǎn)工藝流程圖：清晰展示食品生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)，包括原材料預處理、加工制作、包裝、儲存等過程，標注關(guān)鍵控制點和控制措施。生產(chǎn)操作規(guī)程：明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作要求、工藝參數(shù)、質(zhì)量標準等內(nèi)容，確保生產(chǎn)過程的標準化和規(guī)范化。生產(chǎn)記錄：涵蓋原材料投入量、生產(chǎn)產(chǎn)量、生產(chǎn)時間、操作人員等信息，如實記錄食品生產(chǎn)過程中的各項數(shù)據(jù)，便于追溯和查詢。設(shè)備清潔維護記錄：記錄食品生產(chǎn)設(shè)備的清潔消毒時間、方法、使用的清潔劑和消毒劑名稱等信息，以及設(shè)備的維護保養(yǎng)情況，確保設(shè)備符合食品衛(wèi)生要求。食品添加劑使用記錄：詳細記錄食品添加劑的名稱、使用量、使用范圍、使用時間等信息，嚴格按照食品安全標準使用食品添加劑。5.食品質(zhì)量檢驗檔案檢驗計劃：制定食品質(zhì)量檢驗的項目、方法、頻率、抽樣數(shù)量等計劃，確保檢驗工作的科學性和有效性。檢驗報告：記錄食品原材料、半成品和成品的檢驗結(jié)果，包括感官指標、理化指標、微生物指標等，檢驗報告應加蓋檢驗機構(gòu)公章或檢驗人員簽名。不合格食品處理記錄：對檢驗不合格的食品，記錄不合格食品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、不合格項目、處理措施（如召回、銷毀、整改等）及處理結(jié)果等信息。6.食品儲存與運輸檔案倉庫管理制度：明確食品儲存?zhèn)}庫的環(huán)境要求、分區(qū)分類存放規(guī)定、庫存盤點記錄等內(nèi)容，確保食品儲存條件符合要求，防止食品變質(zhì)、污染。運輸車輛衛(wèi)生檔案：記錄運輸車輛的清潔消毒情況、維護保養(yǎng)記錄、運輸過程中的溫度控制記錄等信息，保證運輸過程中食品的安全。食品出入庫記錄：詳細記錄食品的出入庫時間、品種、規(guī)格、數(shù)量、來源、去向等信息，做到賬物相符，便于追溯食品的流向。7.食品安全自查檔案自查計劃：制定食品安全自查的方案，明確自查的范圍、內(nèi)容、方法、頻率和人員分工等。自查記錄：記錄每次食品安全自查的時間、人員、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施和結(jié)果等信息，對自查中發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，消除食品安全隱患。8.食品安全事故處置檔案應急預案：制定食品安全事故應急預案，明確事故報告流程、應急處置措施、責任分工等內(nèi)容，確保在發(fā)生食品安全事故時能夠迅速、有效地進行應對。事故報告記錄：記錄食品安全事故發(fā)生的時間、地點、涉及食品品種、中毒人數(shù)、癥狀等信息，以及事故報告的時間、報告人、接收部門等情況。事故調(diào)查處理記錄：包括事故原因調(diào)查分析過程、采取的控制措施、處理結(jié)果等內(nèi)容，對食品安全事故進行詳細調(diào)查，查明原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓，防止類似事故再次發(fā)生。四、檔案建立與歸檔1.資料收集各部門應按照本制度要求，負責收集本部門與食品衛(wèi)生管理相關(guān)的各類資料，并確保資料的真實性和完整性。資料收集應及時、準確，不得遺漏重要信息。2.資料整理檔案管理人員收到各部門移交的資料后，應及時進行整理。對收集到的資料進行分類、編號、裝訂，剔除重復、無效的資料，確保資料的規(guī)范性和系統(tǒng)性。整理過程中，應核對資料的準確性，對存在疑問或不完整的資料及時與相關(guān)部門溝通核實。3.檔案歸檔整理后的資料應按照檔案內(nèi)容分類進行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行存儲，便于查詢和管理；紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時間順序排列，便于查閱和調(diào)閱。同時，應建立檔案索引目錄，注明檔案的名稱、編號、存放位置等信息，方便快速查找所需檔案。五、檔案保管1.保管場所設(shè)立專門的食品衛(wèi)生檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案保管場所應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。2.保管期限食品衛(wèi)生檔案的保管期限應根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準確定。一般情況下，食品生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)檔案、食品安全事故處置檔案等應長期保存；食品生產(chǎn)經(jīng)營人員健康檔案、食品原材料采購檔案、食品生產(chǎn)過程控制檔案、食品質(zhì)量檢驗檔案、食品儲存與運輸檔案、食品安全自查檔案等應保存[X]年。檔案保管期限屆滿后，應按照規(guī)定進行銷毀。3.檔案維護定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時進行修復或復制。同時，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱食品衛(wèi)生檔案的，應填寫《食品衛(wèi)生檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，方可到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱食品衛(wèi)生檔案的，應填寫《食品衛(wèi)生檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并追究借閱人員的責任。3.查閱與借閱記錄檔案管理部門應建立食品衛(wèi)生檔案查閱與借閱記錄臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以備查詢和追溯。七、檔案銷毀1.銷毀條件食品衛(wèi)生檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《食品衛(wèi)生檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息，并附上需銷毀檔案的清單。2.銷毀程序銷毀申請經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復。對于電子檔案，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并進行數(shù)據(jù)覆蓋處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.銷毀監(jiān)督：公司應指定