形成檔案保存制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案保存制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.開展檔案的編研工作，編寫檔案參考資料，為公司/組織的決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。8.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織工作活動(dòng)的聲像資料。5.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，如文檔、表格、圖紙、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用層次分類編號(hào)法，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成。2.全宗號(hào)：為公司/組織的代號(hào)，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案編一個(gè)目錄號(hào)。4.案卷號(hào)：在每一個(gè)目錄內(nèi)，按檔案形成的時(shí)間順序或重要程度等進(jìn)行排列，編一個(gè)案卷號(hào)。5.件號(hào)：在每一個(gè)案卷內(nèi)，按文件的排列順序編一個(gè)件號(hào)。6.電子檔案的編號(hào)可參照紙質(zhì)檔案編號(hào)規(guī)則，同時(shí)結(jié)合電子檔案的存儲(chǔ)特點(diǎn)進(jìn)行編制。例如，在文件名中體現(xiàn)檔案編號(hào)信息，或者建立電子檔案編號(hào)與存儲(chǔ)路徑的對(duì)應(yīng)關(guān)系。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將工作活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括上級(jí)文件、對(duì)外往來文件、內(nèi)部文件等。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時(shí)收集相關(guān)文件材料。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的屬于公司/組織的檔案材料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于字跡模糊或易褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行抄寫或打印。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子檔案的可讀性和可管理性。同時(shí)，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查閱和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品、除濕機(jī)等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放在檔案密集架或檔案柜中，排列整齊，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理存放，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。5.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素進(jìn)行鑒定，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備、檔案載體等的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保檔案庫(kù)房的安全狀況良好，設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.加強(qiáng)對(duì)檔案載體的保護(hù)，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。5.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件時(shí)，能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)與實(shí)際銷毀檔案的一致性，確保檔案銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和保密。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記情況，及時(shí)掌握檔案的利用動(dòng)態(tài)，統(tǒng)計(jì)檔案的查閱次數(shù)、查閱內(nèi)容等信息。（三）利用方式1.檔案查閱人員可根據(jù)需要復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件或摘抄件上加蓋檔案管理部門印章。2.對(duì)于電子檔案，檔案管理部門可根據(jù)查閱人員的需求，提供電子檔案的查閱服務(wù)。查