檔案歸檔制度模板一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：歸檔的文件材料必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則：歸檔的文件材料應齊全完整，能夠全面反映公司/組織的各項工作，避免重要文件的遺漏。4.準確性原則：文件材料的內(nèi)容和形式應準確無誤，字跡清晰，簽署完備，符合檔案管理的要求。5.系統(tǒng)性原則：按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學分類、編號、排列，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。6.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對公司/組織各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理的效率和服務質(zhì)量。5.參與公司/組織重大活動、重要項目的文件材料收集、整理和歸檔工作，確保檔案的及時、準確歸檔。6.做好檔案的編研工作，根據(jù)公司/組織發(fā)展需要，編寫檔案參考資料，為公司/組織決策提供依據(jù)。7.負責向國家有關(guān)部門和單位移交應歸檔的檔案，并按照規(guī)定做好檔案的查閱、借閱和利用工作。三、歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證等證照的復印件及變更記錄。2.公司/組織章程、規(guī)章制度、會議紀要、決議、決定等文件材料。3.公司/組織年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件。4.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責等文件。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關(guān)材料。6.公司/組織財務管理檔案，包括財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告等文件。7.公司/組織固定資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)購置、驗收、使用、維護、報廢等相關(guān)文件。（二）業(yè)務經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料等文件材料。2.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制等方面的文件，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、檢驗報告等。3.銷售合同、采購合同、租賃合同等各類業(yè)務合同及相關(guān)協(xié)議。4.項目申報、立項、審批、驗收等文件材料，包括項目可行性研究報告、項目申請書、項目驗收報告等。5.招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告等。6.售后服務記錄、客戶投訴處理文件等。（三）基本建設(shè)類檔案1.工程項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的文件，包括項目規(guī)劃書、設(shè)計圖紙、施工組織設(shè)計、監(jiān)理報告等。2.工程建設(shè)過程中的各類合同，包括工程承包合同、設(shè)備采購合同、工程監(jiān)理合同等。3.工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、質(zhì)量評估報告、竣工結(jié)算報告等。4.工程建設(shè)過程中的變更、簽證等文件材料。（四）科研項目類檔案1.科研項目立項申請書、可行性研究報告、項目計劃任務書等文件。2.科研項目研究過程中的實驗記錄、數(shù)據(jù)資料、研究報告等文件。3.科研項目成果鑒定、驗收、獎勵等文件材料，包括成果鑒定證書、驗收報告、獎勵證書等。4.科研項目知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，包括專利申請文件、軟件著作權(quán)登記證書等。（五）設(shè)備儀器類檔案1.設(shè)備儀器購置合同、發(fā)票、驗收報告等文件。2.設(shè)備儀器安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄等文件。3.設(shè)備儀器的技術(shù)資料、說明書、圖紙等文件。4.設(shè)備儀器報廢申請、審批文件及報廢處理記錄。（六）聲像電子類檔案1.公司/組織重大活動、重要會議的照片、錄像、錄音等資料。2.公司/組織產(chǎn)品宣傳資料、廣告片、宣傳片等電子文件。3.公司/組織網(wǎng)站建設(shè)、信息化系統(tǒng)開發(fā)等相關(guān)電子文件。4.電子郵件、電子文檔等具有保存價值的電子文件材料。四、歸檔要求（一）文件材料的形成與積累1.各部門應明確專人負責本部門文件材料的形成與積累工作，確保文件材料的真實、完整、準確。2.在工作活動中，應及時將形成的文件材料進行分類整理，按照歸檔要求進行編號、裝訂，確保文件材料的規(guī)范性。（二）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應字跡清晰、簽字蓋章齊全；紙質(zhì)文件應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等；電子文件應格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全。2.文件材料應內(nèi)容完整，附件齊全，如有修改、補充等情況，應同時歸檔相關(guān)說明材料。（三）文件材料的整理與分類1.按照本制度規(guī)定的歸檔范圍，對文件材料進行分類整理，同一類別的文件材料應按照時間順序或重要程度進行排列。2.對每份文件材料應進行編號，編號應連續(xù)、唯一，便于查找和管理。3.應編制文件材料目錄，目錄應包含文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄與文件材料一一對應。（四）文件材料的裝訂與編目1.紙質(zhì)文件材料應進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱和保管。2.電子文件應按照相關(guān)標準進行整理和編目，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，并進行備份存儲，確保電子文件的安全和可利用。五、歸檔時間（一）定期歸檔1.行政管理類檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案應在業(yè)務活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔工作。3.基本建設(shè)類檔案應在工程項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔工作。4.科研項目類檔案應在項目驗收后兩個月內(nèi)完成歸檔工作。5.設(shè)備儀器類檔案應在設(shè)備儀器購置、安裝調(diào)試、報廢等手續(xù)辦理完畢后一個月內(nèi)完成歸檔工作。6.聲像電子類檔案應在活動結(jié)束或文件形成后及時整理歸檔。（二）隨時歸檔對于一些重要的、緊急的文件材料，應隨時形成隨時歸檔，確保檔案的時效性和完整性。六、歸檔程序（一）部門整理各部門按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和要求，對本部門形成的文件材料進行收集、整理、分類、編號、編目，并填寫《檔案移交清單》。（二）部門初審各部門負責人對本部門整理好的文件材料進行初審，確保文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性，初審合格后，將文件材料及《檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。（三）檔案管理部門審核與接收檔案管理部門對各部門移交的文件材料進行審核，審核內(nèi)容包括文件材料的完整性、準確性、規(guī)范性、分類編號是否正確等。審核合格后，檔案管理部門辦理接收手續(xù)，將文件材料存入檔案庫房，并在《檔案移交清單》上簽字確認。（四）檔案整理與上架檔案管理部門對接收的文件材料進行進一步整理，按照檔案分類方案進行分類、排列、編號、編目等工作，并將整理好的檔案上架存放，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。七、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管設(shè)備配備檔案庫房應配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，以滿足檔案保管的需要。（三）檔案保管要求1.檔案應按照分類方案進行存放，排列整齊，便于查找和管理。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫濕度應符合國家規(guī)定的標準要求，一般溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務部門和專業(yè)人員參加，組成檔案鑒定小組，對檔案進行逐卷鑒定。3.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案保存價值原則，結(jié)合公司/組織實際情況，對檔案的保管期限進行審查和確定，并填寫《檔案鑒定意見書》。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀記錄應保存五年以上，以備查考。九、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準。3.外部單位查閱檔案，應持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員應遵守檔案管理部門的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。2.查閱檔案一般不得外借，如有特殊情況需要外借，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。外借期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱人員如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。復印的檔案材料應與原件一致，復印件應加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案查閱和利用