畢業(yè)生檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范畢業(yè)生檔案的管理，確保畢業(yè)生檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，保障畢業(yè)生的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織接收的各類(lèi)畢業(yè)生檔案的管理，包括全日制普通高校畢業(yè)生、成人高校畢業(yè)生、高等教育自學(xué)考試畢業(yè)生等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲情況等信息。2.完整性原則：檔案應(yīng)包含畢業(yè)生的各類(lèi)材料，如學(xué)籍檔案、就業(yè)報(bào)到證、勞動(dòng)合同、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)畢業(yè)生檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。未經(jīng)畢業(yè)生本人同意，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求進(jìn)行，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)籍檔案材料1.錄取通知書(shū)：證明畢業(yè)生被高校錄取的原始憑證。2.成績(jī)單：記錄畢業(yè)生在校期間各課程的學(xué)習(xí)成績(jī)。3.畢業(yè)生登記表：包含畢業(yè)生個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、自我鑒定等內(nèi)容。4.學(xué)位證書(shū)、畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件：反映畢業(yè)生的學(xué)歷和學(xué)位情況。5.學(xué)籍變動(dòng)材料：如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)手續(xù)材料。（二）就業(yè)材料1.就業(yè)報(bào)到證：畢業(yè)生就業(yè)的重要憑證，記載畢業(yè)生就業(yè)單位、報(bào)到時(shí)間等信息。2.就業(yè)協(xié)議書(shū)：畢業(yè)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。3.勞動(dòng)合同：畢業(yè)生與用人單位簽訂的正式勞動(dòng)合同，體現(xiàn)就業(yè)情況。（三）黨團(tuán)組織材料1.入黨志愿書(shū)：記錄畢業(yè)生加入中國(guó)共產(chǎn)黨的相關(guān)材料。2.入團(tuán)志愿書(shū)：記錄畢業(yè)生加入中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)的相關(guān)材料。3.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信：畢業(yè)生黨團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)移的憑證。（四）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)：畢業(yè)生在校期間或工作期間獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)證明，如獎(jiǎng)學(xué)金證書(shū)、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)證書(shū)等。2.處分決定書(shū)：畢業(yè)生受到的紀(jì)律處分相關(guān)材料。（五）其他材料1.體檢表：畢業(yè)生在校期間或入職前的體檢報(bào)告。2.社會(huì)實(shí)踐材料：畢業(yè)生參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的相關(guān)記錄。3.其他有保存價(jià)值的材料：如個(gè)人特長(zhǎng)證明、科研成果材料等。三、檔案接收（一）接收流程1.畢業(yè)生按照學(xué)校要求將檔案寄送至本公司/組織指定的檔案接收地址。2.檔案接收部門(mén)收到檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行初步檢查，核對(duì)檔案材料是否齊全、密封是否完好。3.如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全或密封損壞等問(wèn)題，及時(shí)與畢業(yè)生或?qū)W校聯(lián)系，要求補(bǔ)齊或更換檔案材料。（二）接收時(shí)間本公司/組織原則上在每年[具體時(shí)間區(qū)間]接收畢業(yè)生檔案，特殊情況除外。畢業(yè)生應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案寄送至指定地址，逾期未送達(dá)的，責(zé)任自負(fù)。（三）檔案交接手續(xù)1.檔案接收部門(mén)與畢業(yè)生或?qū)W校辦理檔案交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《畢業(yè)生檔案交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.《畢業(yè)生檔案交接清單》應(yīng)包括檔案編號(hào)、姓名、性別、畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)、檔案材料清單等內(nèi)容，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理。（二）整理方法1.分類(lèi)：將畢業(yè)生檔案按照學(xué)籍檔案、就業(yè)材料、黨團(tuán)組織材料、獎(jiǎng)懲材料、其他材料等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢(xún)和管理。3.裝訂：對(duì)各類(lèi)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保材料整齊、牢固，便于保存。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、姓名、檔案內(nèi)容清單等信息，以便快速查找檔案內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管要求1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）保管期限畢業(yè)生檔案的保管期限為[具體保管期限]，保管期限屆滿(mǎn)后，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)《檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人提供檔案復(fù)印件，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。如特殊情況需要借閱原件的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案復(fù)印件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他目的。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)將檔案復(fù)印件歸還檔案管理部門(mén)。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)畢業(yè)生本人同意，任何人不得查閱、復(fù)印、傳播畢業(yè)生檔案信息。3.在檔案整理、保管、利用等過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息可能被泄露的情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.畢業(yè)生就業(yè)單位變動(dòng)，需要將檔案轉(zhuǎn)至新的就業(yè)單位。2.畢業(yè)生檔案保管期限屆滿(mǎn)，需要按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.其他原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的情況。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.檔案管理部門(mén)根據(jù)轉(zhuǎn)遞原因，確定檔案轉(zhuǎn)遞的接收單位和地址。2.填寫(xiě)《畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案編號(hào)、姓名、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位、接收地址等信息，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。4.將《畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》歸檔保存，作為檔案轉(zhuǎn)遞的憑證。（三）轉(zhuǎn)遞時(shí)間檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)在接到轉(zhuǎn)遞通知后的[具體時(shí)間期限]內(nèi)完成，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)接收單位。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立畢業(yè)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將畢業(yè)生檔案中的各類(lèi)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.檔案信息查詢(xún)：通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，方便授權(quán)人員查詢(xún)畢業(yè)生檔案信息。3.檔案信息統(tǒng)計(jì)分析：利用信息化管理系統(tǒng)，對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的人才管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止檔案信息泄露和系統(tǒng)故障。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格遵守信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，防止信息安全事故的發(fā)生。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善畢業(yè)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的接收、整理、保管、轉(zhuǎn)遞等工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)與學(xué)校、畢業(yè)生、用人單位等相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理工作職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作，確保檔案安全、完整。3.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督檢查部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)生檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案接收、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、信息化管理等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作紀(jì)律和職業(yè)道德情況。3.檔案信息的安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要崗位。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的突出問(wèn)題或群眾反映的熱點(diǎn)問(wèn)題，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，及時(shí)解決問(wèn)題。（四）