青島個人檔案制度一、總則（一）目的為了規(guī)范青島地區(qū)個人檔案的管理，確保個人檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，保障公民的合法權(quán)益，促進(jìn)人力資源的合理配置和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于青島市行政區(qū)域內(nèi)所有涉及個人檔案管理的單位和個人，包括但不限于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體、民辦非企業(yè)單位以及個體工商戶等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：個人檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映個人的基本情況、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況、獎懲情況等。2.完整性原則：個人檔案應(yīng)涵蓋個人從參加工作或?qū)W習(xí)以來的各類重要信息，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)個人檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、使用個人檔案。4.規(guī)范性原則：個人檔案的整理、歸檔、保管、查閱等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼等。2.聯(lián)系方式：家庭住址、聯(lián)系電話、電子郵箱等。（二）學(xué)歷學(xué)位1.學(xué)歷證書：小學(xué)、初中、高中（中專）、大專、本科、碩士、博士等各級學(xué)歷證書及相關(guān)證明材料。2.學(xué)位證書：學(xué)士、碩士、博士學(xué)位證書及相關(guān)證明材料。（三）工作經(jīng)歷1.就業(yè)單位信息：工作過的單位名稱、地址、聯(lián)系方式、入職時(shí)間、離職時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)等。2.工作業(yè)績：在各工作崗位上取得的主要工作成果、業(yè)績表現(xiàn)、獲得的獎勵等。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷參加過的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)證書等。（五）獎懲情況1.獎勵：獲得的各級各類獎勵，包括榮譽(yù)稱號、表彰獎勵等，注明獎勵名稱、授予單位、授予時(shí)間。2.懲罰：受到的紀(jì)律處分、行政處罰、刑事處罰等，注明處罰原因、處罰單位、處罰時(shí)間。（六）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書：如工程師、經(jīng)濟(jì)師、會計(jì)師等各類專業(yè)技術(shù)資格證書。2.職業(yè)技能證書：如電工證、焊工證、廚師證等職業(yè)技能等級證書。（七）其他重要材料1.勞動合同：與用人單位簽訂的勞動合同文本。2.離職證明：解除或終止勞動合同的證明材料。3.社會保險(xiǎn)繳納記錄：個人社會保險(xiǎn)參保繳費(fèi)明細(xì)。4.人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄：檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出的相關(guān)記錄。三、檔案建立與收集（一）檔案建立主體1.個人：個人應(yīng)主動向檔案管理機(jī)構(gòu)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的個人檔案材料，并對檔案內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.用人單位：用人單位有義務(wù)協(xié)助員工建立個人檔案，并負(fù)責(zé)收集、整理員工在本單位工作期間形成的檔案材料。（二）檔案收集渠道1.個人提交：個人按照檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，將自己保管的各類檔案材料提交至指定地點(diǎn)。2.用人單位提供：用人單位應(yīng)及時(shí)將員工的入職登記表、勞動合同、工資表、考核評價(jià)材料、獎懲材料等檔案材料整理歸檔，并移交至檔案管理機(jī)構(gòu)。3.教育機(jī)構(gòu)提供：學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等應(yīng)按照規(guī)定，將學(xué)生或?qū)W員的學(xué)歷證書、學(xué)位證書、成績單、培訓(xùn)證書等檔案材料提供給個人或檔案管理機(jī)構(gòu)。4.相關(guān)部門提供：公安、民政、人社、稅務(wù)等部門應(yīng)根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，依法提供個人的身份信息、婚姻狀況、社保繳納、納稅記錄等相關(guān)檔案材料。（三）檔案收集要求1.材料齊全：收集的檔案材料應(yīng)涵蓋本制度規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容，確保檔案的完整性。2.材料真實(shí)：所有檔案材料必須真實(shí)有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。3.材料規(guī)范：檔案材料應(yīng)使用規(guī)范的紙張、格式，字跡清晰，簽字蓋章齊全。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別，將個人檔案分為基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎懲情況、職業(yè)資格證書、其他重要材料等類別進(jìn)行整理。2.順序排列：每個類別內(nèi)的檔案材料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查閱和管理。（二）整理方法1.編號標(biāo)識：對每份檔案材料進(jìn)行編號，并在材料上加蓋編號標(biāo)識章，確保材料的唯一性和可識別性。2.目錄編制：編制個人檔案目錄，詳細(xì)列出檔案材料的類別、名稱、編號、日期等信息，便于快速查找檔案材料。3.裝訂成冊：將整理好的檔案材料按照類別順序裝訂成冊，每冊厚度適中，便于保管和查閱。（三）歸檔流程1.初審：檔案管理人員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核檢查，確保材料齊全、真實(shí)、規(guī)范。2.整理歸檔：對審核通過的檔案材料進(jìn)行分類整理、編號標(biāo)識、編制目錄，并裝訂成冊，按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔存放。3.錄入系統(tǒng)：將個人檔案的基本信息、目錄等內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和統(tǒng)計(jì)。五、檔案保管（一）保管機(jī)構(gòu)1.人才服務(wù)機(jī)構(gòu)：青島市各級人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保管各類流動人員的人事檔案，為個人提供檔案保管、整理、查閱、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)。2.用人單位：用人單位經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，可以自行保管本單位員工的檔案，但應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管。（二）保管條件1.檔案庫房：檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，并保持適宜的溫度、濕度環(huán)境。2.檔案裝具：使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案盒等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全保管。3.安全監(jiān)控：檔案庫房應(yīng)安裝安全監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房內(nèi)的情況，確保檔案安全。（三）保管期限1.長期保管：個人檔案一般應(yīng)長期保管，以確保檔案信息的完整性和可追溯性。2.定期清理：對保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行定期清理和銷毀，確保檔案庫房的整潔和檔案信息的安全。（四）檔案保護(hù)1.防火防盜：檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，制定防火防盜應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保檔案安全。2.防蟲防潮：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲、防潮藥品，定期對檔案進(jìn)行檢查，防止檔案材料受到蟲蛀、霉變等損壞。3.防光防塵：檔案庫房應(yīng)采用遮光窗簾、防塵罩等措施，防止光線和灰塵對檔案材料的損害。4.電子檔案保護(hù)：對電子檔案應(yīng)采取備份存儲、加密保護(hù)、定期維護(hù)等措施，確保電子檔案的安全和完整。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本人查閱：個人有權(quán)查閱自己的檔案，了解檔案內(nèi)容，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供便利條件，確保個人能夠順利查閱檔案。2.授權(quán)查閱：個人因特殊原因需要他人代為查閱檔案的，應(yīng)出具授權(quán)委托書，明確授權(quán)查閱的范圍、期限等內(nèi)容。3.組織查閱：用人單位、司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱個人檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.申請登記：查閱人應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理機(jī)構(gòu)對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并出具查閱通知書。3.查閱檔案：查閱人憑查閱通知書到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程的規(guī)范和檔案的安全。4.查閱記錄：檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果等信息，查閱記錄應(yīng)存檔備查。（三）借閱權(quán)限1.一般不允許借閱：個人檔案原則上不允許借閱，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.特殊情況借閱：司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要借閱個人檔案的，應(yīng)出具正式的借閱函，注明借閱目的、借閱范圍、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后方可借閱。（四）借閱程序1.申請審批：借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，提交相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審核批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱登記：檔案管理人員對借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，確因特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.工作調(diào)動：個人因工作調(diào)動需要將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.升學(xué)深造：個人升學(xué)至其他學(xué)校繼續(xù)學(xué)習(xí)，需要將檔案轉(zhuǎn)至就讀學(xué)校。3.退休安置：個人辦理退休手續(xù)后，需要將檔案轉(zhuǎn)至退休安置地的檔案管理機(jī)構(gòu)。4.其他原因：因個人戶籍遷移、出國定居等其他原因需要轉(zhuǎn)遞檔案。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.申請轉(zhuǎn)遞：個人或接收單位向檔案管理機(jī)構(gòu)提出檔案轉(zhuǎn)遞申請，填寫檔案轉(zhuǎn)遞申請表，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞方向、接收單位名稱、地址、聯(lián)系方式等信息。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理機(jī)構(gòu)對轉(zhuǎn)遞申請進(jìn)行審核，符合轉(zhuǎn)遞條件的，予以批準(zhǔn)，并出具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。3.檔案轉(zhuǎn)出：檔案管理人員按照檔案轉(zhuǎn)遞通知單的要求，將個人檔案整理密封，并在檔案封口處加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)公章，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)至接收單位。4.檔案接收：接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)寄回檔案管理機(jī)構(gòu)，確認(rèn)檔案已安全接收。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.嚴(yán)格保密：檔案轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)嚴(yán)格保密，確保檔案信息的安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.規(guī)范操作：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行，確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.回執(zhí)反饋：接收單位應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)寄回檔案管理機(jī)構(gòu)，以便檔案管理機(jī)構(gòu)掌握檔案轉(zhuǎn)遞情況。八、檔案信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)：檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.系統(tǒng)功能要求：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、檔案錄入、檔案查詢、檔案借閱、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)報(bào)表生成、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等功能，確保檔案管理工作的高效、便捷。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)錄入：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新接收的檔案材料信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案信息的實(shí)時(shí)更新。2.數(shù)據(jù)審核：對錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.用戶權(quán)限管理：對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶設(shè)置不同級別的權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問范圍，確保檔案信息的安全。2.數(shù)據(jù)加密：對檔案管理信息系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.安全審計(jì)：建立檔案管理信息系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體1.檔案管理部門：青島市各級檔案管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的個人檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.用人單位：用人單位應(yīng)建立健全內(nèi)部檔案管理制度，加強(qiáng)對本單位員工檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.檔案建立與收集：檢查個人檔案的建立是否符合規(guī)定，檔案材料的收集是否齊全、真實(shí)、規(guī)范。2.檔案整理與歸檔：檢查檔案整理是否符合分類整理、順序排列的原則，檔案歸檔是否及時(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案保管：檢查檔案保管機(jī)構(gòu)的保管條件是否符合要求，檔案是否安全保管，有無損壞、丟失等情況。4.檔案查閱與借閱：檢查檔案查閱與借閱手續(xù)是否齊全，查閱與借閱過程是否規(guī)范，有無違規(guī)查閱、借閱檔案的情況。5.檔案轉(zhuǎn)遞：檢查檔案轉(zhuǎn)遞程序是否符合規(guī)定，轉(zhuǎn)遞過程是否安全、準(zhǔn)確，有無檔案丟失、延誤轉(zhuǎn)遞等情況。6.檔案信息化管理：檢查檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)情況，檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核、備份等工作是否規(guī)范，信息安全管理措施是否到位。（