機關(guān)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強機關(guān)檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，提高機關(guān)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位在開展工作過程中對檔案的利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，切實保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務(wù)高效原則：以服務(wù)機關(guān)工作為宗旨，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，滿足機關(guān)各項工作對檔案信息的需求。二、檔案利用范圍（一）機關(guān)內(nèi)部工作查考1.為機關(guān)制定政策、規(guī)劃、計劃等提供歷史依據(jù)和參考資料。2.協(xié)助解決機關(guān)工作中出現(xiàn)的問題，如處理歷史遺留問題、協(xié)調(diào)工作關(guān)系等。3.為機關(guān)內(nèi)部的行政管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查等工作提供相關(guān)檔案信息支持。（二）對外工作交流1.應(yīng)上級機關(guān)、其他單位的要求，提供有關(guān)檔案資料，用于工作調(diào)研、經(jīng)驗交流等活動。2.在與其他單位開展合作項目、業(yè)務(wù)往來等過程中，根據(jù)需要提供相關(guān)檔案作為參考依據(jù)。（三）社會利用需求1.按照國家有關(guān)規(guī)定，為社會公眾提供檔案查閱服務(wù)，涉及民生領(lǐng)域的檔案，如婚姻登記檔案、土地房產(chǎn)檔案等，依法滿足公眾的合理利用需求。2.在應(yīng)對突發(fā)公共事件、處理歷史文化遺產(chǎn)保護(hù)等方面，根據(jù)相關(guān)部門的要求，提供必要的檔案資料支持。三、檔案利用方式（一）查閱1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在確保不影響檔案安全和正常工作秩序的前提下，及時提供所需檔案，并限定查閱時間和地點。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）借閱1.因工作需要短期借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》。借閱人員應(yīng)妥善保管《檔案借閱證》，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得將借閱的檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，檢查檔案有無損壞等情況。如無問題，在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并收回《檔案借閱證》。（三）復(fù)制1.本機關(guān)工作人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對可以復(fù)制的檔案進(jìn)行審核，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制操作。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制件的使用范圍應(yīng)與原件相同，如需擴大使用范圍，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）出具證明1.外單位或個人因工作需要要求本機關(guān)出具檔案證明的，應(yīng)提交單位介紹信或個人有效身份證件，并說明出具證明的用途和內(nèi)容。2.檔案管理部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定和檔案內(nèi)容，對申請出具的證明進(jìn)行審核。審核通過后，按照規(guī)定的格式出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門的印章。3.出具的檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，不得擅自更改或歪曲檔案原意。檔案證明的有效期應(yīng)根據(jù)實際情況確定，一般不超過[X]個工作日。四、檔案利用審批程序（一）內(nèi)部審批1.本機關(guān)工作人員查閱、借閱、復(fù)制檔案的，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點審核利用目的是否明確、合理，利用范圍是否恰當(dāng)?shù)取?.初審?fù)ㄟ^后，將申請表提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案利用制度和實際情況，對申請進(jìn)行全面審查，確保檔案利用活動符合規(guī)定要求。3.復(fù)審?fù)ㄟ^后，申請表報機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要和檔案管理情況，對檔案利用申請進(jìn)行最終審批。對于涉及重要檔案、敏感信息或較大范圍利用的申請，應(yīng)提交機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）外部審批1.外單位或個人查閱、借閱、復(fù)制本機關(guān)檔案或要求出具檔案證明的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行審批：申請單位或個人提交相關(guān)申請材料，包括單位介紹信、個人有效身份證件、申請利用檔案的詳細(xì)說明等。檔案管理部門對申請材料進(jìn)行形式審查，核實申請單位或個人的身份和申請內(nèi)容的真實性、合法性。形式審查通過后，檔案管理部門將申請材料提交機關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請利用檔案的必要性、合理性等進(jìn)行審核，并提出審核意見。檔案管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門的審核意見，將申請材料報機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門方可按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊檔案的利用申請，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審批，必要時需經(jīng)保密部門同意。五、檔案利用安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用場所的安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案在利用過程中的安全。2.加強對檔案利用場所的日常管理，定期進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案利用場所，確保檔案利用環(huán)境的安全有序。3.在檔案查閱、借閱、復(fù)制等過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案設(shè)備的正常運行，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強對檔案利用過程中的保密管理。檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露檔案信息。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限定查閱范圍、專人管理、加密存儲等，防止檔案信息泄露。3.查閱、借閱、復(fù)制敏感檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在利用過程中，不得擅自擴大知悉范圍，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案利用活動中的保密工作落到實處。六、檔案利用登記與統(tǒng)計（一）登記管理1.建立完善的檔案利用登記制度，對每一次檔案利用活動進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、利用方式（查閱、借閱、復(fù)制、出具證明等）、檔案名稱、數(shù)量、審批情況等。2.檔案利用登記應(yīng)使用統(tǒng)一的登記簿或電子表格，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整。登記人員應(yīng)及時將登記信息錄入系統(tǒng)，便于查詢和統(tǒng)計分析。3.對于檔案查閱、借閱等利用活動，應(yīng)在檔案上加蓋“查閱章”或“借閱章”，注明查閱日期、借閱期限等信息，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。（二）統(tǒng)計管理1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成檔案利用統(tǒng)計報表。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用方式分布、利用目的分類等。2.通過統(tǒng)計分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持，以便合理調(diào)整檔案管理策略，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案利用效率。3.每年年底，檔案管理部門應(yīng)將本年度檔案利用統(tǒng)計報表報送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門，同時對本年度檔案利用工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。七、檔案利用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.建立檔案利用監(jiān)督檢查機制，定期對檔案利用工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案利用制度的執(zhí)行情況、審批程序的落實情況、安全保密措施的執(zhí)行情況、登記統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性等。2.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用過程的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對于違反檔案利用制度的行為，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.機關(guān)內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案利用經(jīng)費的使用情況進(jìn)行審計，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)，提高資金使用效益。（二）考核評價1.將檔案利用工作納入機關(guān)績效考核體系，制定科學(xué)合理的考核指標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括檔案利用服務(wù)質(zhì)量、利用效率、安全保密工作等方面。2.每年對各部門的檔案利用工作進(jìn)行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎懲。對