三檔案九制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為公司各項工作提供有力的支持和保障。通過建立完善的檔案管理體系，明確檔案管理的職責、流程和要求，提高檔案利用效率，促進公司的規(guī)范化管理和可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的檔案管理工作。涵蓋公司在運營過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于行政管理、人力資源管理、財務管理、業(yè)務運營、技術研發(fā)等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理部門，對全公司的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)和保管期限等因素，進行科學合理的分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理工作應充分考慮公司各部門和員工的實際需求，提供便捷高效的檔案利用服務，確保檔案能夠及時、準確地為公司決策和業(yè)務開展提供支持。二、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理檔案包括公司組織架構、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結、行政公文、印章管理、證照管理、辦公用品管理等方面的文件資料。2.人力資源管理檔案涵蓋員工招聘、培訓、績效考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案、職業(yè)發(fā)展等相關的文件記錄。3.財務管理檔案包含會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料、資金管理、預算管理等方面的財務文件。4.業(yè)務運營檔案涉及市場營銷、銷售管理、客戶服務、供應鏈管理、項目管理、合同管理等業(yè)務流程中的各類文件資料。5.技術研發(fā)檔案包括產(chǎn)品研發(fā)、技術創(chuàng)新、工藝改進、知識產(chǎn)權等方面的技術文件和資料，如研發(fā)項目計劃、技術方案、實驗報告、專利證書等。（二）編號規(guī)則為便于檔案的識別和管理，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“類別代碼+年份+流水號”的格式，具體如下：1.行政管理檔案：XZ+年份+流水號，如XZ20230012.人力資源管理檔案：RL+年份+流水號，如RL20230023.財務管理檔案：CW+年份+流水號，如CW20230034.業(yè)務運營檔案：YY+年份+流水號，如YY20230045.技術研發(fā)檔案：JF+年份+流水號，如JF2023005三、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案利用效率。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，按照規(guī)定程序處理過期或無用的檔案。5.根據(jù)公司需求，提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門各類文件資料的收集、整理和初步分類工作，確保文件資料的齊全和完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作。3.嚴格遵守檔案借閱、查閱等規(guī)定，在使用檔案后及時歸還，不得擅自留存或轉借他人。4.負責本部門檔案的安全保管，采取必要的防護措施，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定和銷毀工作，提供相關意見和建議。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范和高效。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，保證檔案的質(zhì)量和安全。3.熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，為檔案利用提供準確的查詢服務。4.做好檔案利用登記工作，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，定期進行統(tǒng)計和分析。5.加強對檔案的安全保護意識，做好檔案庫房的安全防范工作，防止檔案實體和信息受到損害。6.積極參與檔案管理培訓和學習活動，不斷提高自身的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。四、檔案收集與整理（一）收集范圍公司各部門應及時收集本部門在工作過程中形成的各類文件資料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機關下發(fā)的與公司相關的文件、通知、指示等。2.公司內(nèi)部形成的各類公文、報告、會議紀要、工作計劃、總結等。3.員工個人的工作記錄、業(yè)績考核材料、培訓證書、勞動合同等。4.業(yè)務活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、市場調(diào)研報告等。5.技術研發(fā)過程中的實驗數(shù)據(jù)、技術方案、圖紙、專利申請文件等。6.財務管理方面的憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.行政管理過程中的辦公用品采購記錄、印章使用記錄、證照辦理資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件資料的收集工作，確保收集工作的及時性和準確性。2.收集的文件資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。對于重要文件的原件，應妥善保管，如需復制，應經(jīng)相關領導批準，并注明復制情況。3.收集的文件資料應齊全完整，包括文件的正文、附件、簽批意見等。對于成套性文件，應確保整套文件的完整性。4.各部門應定期將收集的文件資料移交至檔案管理部門，移交時應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案分類方案進行分類整理，同一類別的檔案應集中存放，并按照一定的順序排列。3.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找和檢索。4.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的文件進行修復和復制，確保檔案的質(zhì)量。（四）整理方法1.行政管理檔案按照文件的種類和時間順序進行整理，如先整理規(guī)章制度類文件，再整理會議紀要、工作計劃等文件。每份文件應加蓋檔案章，并注明編號、日期、保管期限等信息。2.人力資源管理檔案按照員工類別和檔案內(nèi)容進行分類整理，如員工基本信息檔案、績效考核檔案、培訓檔案等。每份檔案應建立目錄，便于查找和管理。3.財務管理檔案按照會計年度和檔案類別進行整理，如會計憑證應按照月份順序裝訂成冊，賬簿應按照科目分類整理。同時，應編制財務檔案索引，方便查詢相關財務信息。4.業(yè)務運營檔案根據(jù)業(yè)務流程和項目類別進行整理，如市場營銷檔案可按照活動策劃、市場推廣等項目進行分類，合同檔案應按照合同簽訂時間和客戶名稱進行排序。每份檔案應附上相關的業(yè)務資料和審批文件。5.技術研發(fā)檔案按照研發(fā)項目的階段和成果進行整理，如項目立項文件、技術方案、實驗報告、專利申請文件等應分別歸類。對于重要的技術資料，應進行備份和加密存儲，確保技術安全。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和分類合理性。對不符合要求的檔案，及時返回相關部門進行補充或調(diào)整。2.審核通過的檔案，按照檔案編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號范圍、年度等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應貨架上，并建立檔案存放索引，便于快速查找和定位檔案。4.檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，并進行電子歸檔，實現(xiàn)檔案的電子化管理。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限，具體如下：1.永久保管涉及公司重大決策、核心業(yè)務、知識產(chǎn)權、財務審計等方面的重要檔案，如公司章程、年度財務報告、重大合同協(xié)議、專利證書等，應永久保管。2.定期保管其他一般性檔案根據(jù)其性質(zhì)和用途，分別確定保管期限為10年、30年等。定期保管檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管要求1.檔案庫房應具備良好安全防護設施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設備，確保檔案的實體安全。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和管理。同時，應建立檔案存放索引，標明檔案的類別、編號、存放位置等信息。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色或字跡模糊的檔案，應及時進行修復和復制。5.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格限制無關人員進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應確保門窗關閉，設備電源關閉。六、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.將《檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱人員應在檔案管理人員指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損毀或丟失檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認，檔案管理人員將檔案歸還原位。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案交給借閱人員，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱信息。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機密的檔案，如商業(yè)秘密、技術秘密、財務機密等，查閱和借閱應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會批準后方可進行。2.檔案查閱和借閱一般應在檔案管理部門指定的地點進行，如需帶出檔案庫房，應經(jīng)檔案管理部門負責人特別批準，并采取必要的保密措施。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得擅自復制、拍照、掃描檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復制檔案，應按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門負責人代表和檔案管理人員。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案是否具有保存價值。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，綜合考慮以下因素進行鑒定：1.檔案是否反映公司重要業(yè)務活動和歷史發(fā)展過程。2.檔案是否具有法律憑證作用或?qū)緵Q策、管理有重要參考價值。3.檔案是否涉及公司機密或敏感信息。4.檔案的保存現(xiàn)狀和完整性。（三）銷毀流程1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行鑒定，形成《檔案鑒定意見書》，明確需要銷毀的檔案清單。2.將《檔案鑒定意見書》提交至公司分管領導審批，經(jīng)批準后方可實施檔案銷毀工作。3.檔案管理部門負責組織檔案銷毀工作，銷毀過程應指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門負責人備案。（四）銷毀記錄建立檔案銷毀記錄檔案，詳細記錄檔案銷毀的時間、名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息，以備日后查詢和審計。檔案銷毀記錄應保存[具體保管期限]。八、檔案信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能。檔案信息化管理系統(tǒng)應具備以下特點：1.安全性高：采用先進的安全技術，保障檔案信息的安全，防止信息泄露和非法訪問。2.功能齊全：涵蓋檔案管理的各個環(huán)節(jié)，滿足公司不同部門和員工的檔案利用需求。3.操作簡便：界面友好，易于操作，方便檔案管理人員和使用人員進行日常工作。4.擴展性強：能夠根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理需求的變化，及時進行功能擴展和升級。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質(zhì)檔案的相關信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。對檔案的新增、修改、刪除等操作，應進行詳細記錄，并備份相關數(shù)據(jù)。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止未經(jīng)授權的人員訪問和修改檔案數(shù)據(jù)。定期對系統(tǒng)進行病毒查殺和漏洞掃描，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照檔案分類方案進行分類存儲，建立電子檔案目錄，便于快速查找和檢索。2.對電子檔案進行加密存儲，確保檔案信息的安全。同時，定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。