建筑檔案制度一、總則（一）目的建筑檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。為加強(qiáng)公司建筑檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有建筑工程項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善建筑檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各項(xiàng)目檔案管理工作；集中統(tǒng)一管理公司建筑工程項(xiàng)目檔案，確保檔案的安全和完整；組織檔案的整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案的形成、積累與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步；對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)；指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理和移交工作。3.項(xiàng)目各部門負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交項(xiàng)目檔案管理人員。二、建筑檔案的內(nèi)容及分類（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.建設(shè)用地文件如土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。3.勘察設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件等。（二）施工過程文件1.施工管理文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程開工報(bào)告、工程暫停令、工程復(fù)工令等。2.施工技術(shù)文件施工圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、工程洽商記錄、施工日志等。3.工程質(zhì)量控制文件原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄等。4.工程安全與功能檢驗(yàn)資料建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測(cè)量記錄，建筑物沉降觀測(cè)測(cè)量記錄，給水、排水、供熱及采暖系統(tǒng)調(diào)試記錄，電氣照明全負(fù)荷試驗(yàn)記錄等。5.施工記錄文件地基與基礎(chǔ)施工記錄，混凝土施工記錄，鋼結(jié)構(gòu)施工記錄，防水工程施工記錄等。（三）竣工圖1.綜合竣工圖包括總平面布置圖、豎向布置圖、室外管網(wǎng)綜合圖、建筑物各層平面圖、剖面圖、立面圖等。2.專業(yè)竣工圖如建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通、消防等專業(yè)竣工圖。（四）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2.工程質(zhì)量保修書3.工程竣工結(jié)算文件4.工程竣工決算文件5.工程竣工驗(yàn)收備案表三、建筑檔案的形成與收集（一）形成要求1.項(xiàng)目各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各自工作中產(chǎn)生的文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙等。（二）收集范圍1.項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的外部單位提供的文件材料，如勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、供應(yīng)商提供的文件等。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)等工作完成后及時(shí)收集整理。2.施工過程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集，每月定期整理歸檔。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等應(yīng)在驗(yàn)收后及時(shí)收集。3.竣工圖應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前編制完成，并與其他竣工驗(yàn)收文件一并收集。（四）收集責(zé)任1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目各類文件材料的收集工作，明確各部門和人員的收集責(zé)任。2.項(xiàng)目各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集，并及時(shí)移交項(xiàng)目檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期檢查文件材料的收集情況，對(duì)未及時(shí)收集的部門和人員進(jìn)行督促。四、建筑檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（二）整理方法1.分類按照建筑檔案的內(nèi)容分類，分為項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件四大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.組卷施工過程文件按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程組卷；竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)組卷；項(xiàng)目前期文件和竣工驗(yàn)收文件按文件性質(zhì)組卷。3.排列卷內(nèi)文件按重要程度、時(shí)間順序排列，圖紙按圖號(hào)順序排列。4.編號(hào)編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)包括項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)等。檔號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和管理。（三）歸檔要求1.項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)按照整理方法對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理，確保整理質(zhì)量。2.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.歸檔的檔案應(yīng)編制目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。五、建筑檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，上架保管，便于查找和管理。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份可采用紙質(zhì)備份、電子備份等方式，備份應(yīng)與原件分開保管。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)。2.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、建筑檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)公司利益和歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司當(dāng)前和未來(lái)工作的參考價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄應(yīng)存檔。七、建筑檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱建筑檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、監(jiān)督、查詢等需要查閱建筑檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件，并做好查閱登記。2.查閱電子檔案，應(yīng)通過公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保檔案信息安全。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)