檔案機(jī)要保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案機(jī)要管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、全體員工以及涉及公司檔案機(jī)要信息管理與使用的相關(guān)外部人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案機(jī)要管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.保密原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、重要業(yè)務(wù)信息等檔案機(jī)要內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案機(jī)要的重要程度和敏感級(jí)別，實(shí)行分級(jí)分類管理，采取相應(yīng)的保密措施。4.安全可靠原則：確保檔案機(jī)要存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性，防止信息丟失、損壞或被非法獲取。二、檔案機(jī)要的范圍與分類（一）范圍1.公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等紙質(zhì)與電子文檔。2.涉及公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)工藝、營(yíng)銷方案、客戶信息等商業(yè)秘密的資料。3.公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。4.公司內(nèi)部規(guī)章制度、人事檔案、員工薪酬福利信息等人事管理檔案。5.公司印章、證照、資質(zhì)證書等重要憑證。6.其他對(duì)公司具有重要價(jià)值或涉及敏感信息的檔案資料。（二）分類1.絕密級(jí)檔案：包含公司核心商業(yè)秘密、未公開的重大決策信息、涉及國(guó)家安全或重大利益的敏感資料等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級(jí)檔案：如重要技術(shù)資料、關(guān)鍵客戶信息、高級(jí)管理人員薪酬及任免等，泄露后可能給公司帶來較大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)影響。3.秘密級(jí)檔案：涉及公司一般性商業(yè)秘密、重要業(yè)務(wù)流程、部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露可能對(duì)公司正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生一定不利影響。4.普通檔案：除上述分類外的一般性公司文件與資料，如日常行政文件、一般性業(yè)務(wù)報(bào)告等。三、檔案機(jī)要的管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案機(jī)要管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案機(jī)要，建立健全檔案機(jī)要的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用等工作流程。3.定期對(duì)檔案機(jī)要進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案機(jī)要管理工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)與咨詢服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案機(jī)要的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案機(jī)要的收集、整理、初步審核，并定期移交至檔案管理部門。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案機(jī)要保密制度，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案機(jī)要的管理，確保檔案信息安全。3.按照規(guī)定的范圍和程序查閱和使用檔案機(jī)要，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露檔案內(nèi)容。4.配合檔案管理部門做好檔案機(jī)要的清查、盤點(diǎn)等工作，及時(shí)反饋檔案管理中存在的問題。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案機(jī)要保密制度，妥善保管本人在工作中接觸到的檔案機(jī)要資料。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自復(fù)制、傳播、銷毀檔案機(jī)要信息。3.在工作中需要使用檔案機(jī)要時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和操作，使用完畢后及時(shí)歸還。4.發(fā)現(xiàn)檔案機(jī)要信息存在安全隱患或可能泄露的情況，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。四、檔案機(jī)要的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確檔案機(jī)要收集的責(zé)任人，按照工作流程及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件、資料等。2.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)形成的檔案機(jī)要，主辦部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理，并移交檔案管理部門。3.涉及多個(gè)部門共同參與的項(xiàng)目，由項(xiàng)目牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門及時(shí)收集相關(guān)檔案機(jī)要，確保項(xiàng)目檔案的完整性。（二）整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案機(jī)要進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編號(hào)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，確保檔案整齊有序；對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范、存儲(chǔ)備份，建立清晰的電子檔案目錄。3.整理過程中，對(duì)檔案機(jī)要的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤，對(duì)于不符合要求的檔案及時(shí)與相關(guān)部門溝通修正。五、檔案機(jī)要的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)技術(shù)，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過程中的安全性。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案的存儲(chǔ)環(huán)境和保管狀況。2.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、名稱、數(shù)量、借閱人等信息。3.對(duì)不同級(jí)別的檔案機(jī)要應(yīng)實(shí)行分區(qū)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)，便于區(qū)分和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息變更，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。六、檔案機(jī)要的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.絕密級(jí)檔案：原則上僅限公司高層管理人員查閱，確因工作需要查閱的，須經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.機(jī)密級(jí)檔案：公司中層及以上管理人員查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；其他人員查閱需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.秘密級(jí)檔案：公司員工查閱需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部人員查閱需經(jīng)公司檔案管理部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。4.普通檔案：公司員工可在檔案管理部門規(guī)定的范圍內(nèi)查閱；外部人員查閱需經(jīng)公司檔案管理部門同意。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案機(jī)要查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批。3.審批通過后，查閱人憑有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理部門根據(jù)審批意見提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序另行申請(qǐng)。（三）使用規(guī)定1.查閱人必須嚴(yán)格遵守檔案機(jī)要保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改檔案內(nèi)容。2.使用檔案機(jī)要過程中，應(yīng)妥善保管檔案，防止丟失或損壞。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如需將檔案機(jī)要用于公司外部活動(dòng)，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。七、檔案機(jī)要的傳輸與共享（一）傳輸方式1.內(nèi)部檔案機(jī)要傳輸應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，禁止使用外部公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感檔案信息。2.對(duì)于重要且緊急的檔案機(jī)要傳輸，可采用加密電子郵件或?qū)Ｓ脗鬏敼ぞ哌M(jìn)行，但必須確保傳輸過程的安全性。3.涉及公司機(jī)密的檔案機(jī)要傳輸，應(yīng)使用公司指定的加密設(shè)備或軟件進(jìn)行加密處理，確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性。（二）共享原則1.檔案機(jī)要共享應(yīng)遵循最小化原則，根據(jù)工作需要嚴(yán)格限定共享范圍，確保信息不被無關(guān)人員獲取。2.共享檔案機(jī)要必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確共享的目的、期限、接收方等信息，并要求接收方簽訂保密協(xié)議。3.共享檔案機(jī)要的過程中，應(yīng)采取安全可靠的傳輸方式，對(duì)共享信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。（三）共享流程1.共享申請(qǐng)部門填寫《檔案機(jī)要共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明共享的檔案名稱、共享原因、共享對(duì)象、共享期限等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批，審批通過后，檔案管理部門按照審批意見進(jìn)行檔案共享操作。3.共享過程中，檔案管理部門應(yīng)跟蹤共享信息的使用情況，確保共享信息按照規(guī)定的范圍和期限使用，使用完畢后及時(shí)收回。八、檔案機(jī)要的銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案機(jī)要。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因不再使用或失去效力的檔案機(jī)要。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)為錯(cuò)誤或無效的檔案機(jī)要。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案機(jī)要銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)；銷毀電子檔案應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案機(jī)要銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。（三）處置要求1.對(duì)于涉及重要?dú)v史資料或可能存在法律糾紛的檔案機(jī)要，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行妥善備份，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行處置。2.銷毀后的檔案機(jī)要相關(guān)記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱和審計(jì)。九、保密措施與監(jiān)督檢查（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育與培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能，新員工入職時(shí)應(yīng)進(jìn)行保密培訓(xùn)，并簽訂保密協(xié)議。2.在公司內(nèi)部辦公區(qū)域設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒員工注意保護(hù)檔案機(jī)要信息。3.對(duì)涉及檔案機(jī)要管理的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限控制，防止非法訪問。4.定期對(duì)檔案機(jī)要管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞檢測(cè)和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（二）監(jiān)督檢查1.公司成立檔案機(jī)要保密監(jiān)督檢查小組，定期對(duì)各部門的檔案機(jī)要管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、使用、傳輸、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)違反檔案機(jī)要