檔案制度自查一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案制度自查方案。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義及分類1.檔案定義：指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。2.檔案分類：行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，行政公文、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。業(yè)務(wù)檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類文件資料，如合同協(xié)議、訂單、生產(chǎn)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)方案、研究報(bào)告等。項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司各類專項(xiàng)項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)到結(jié)束全過程產(chǎn)生的文件，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景、產(chǎn)品形象等內(nèi)容的檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計(jì)等工作，提供相關(guān)檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，做好檔案的整理、編目、上架等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記和利用服務(wù)工作，及時(shí)為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。4.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，維護(hù)檔案保管環(huán)境，確保檔案安全。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件資料及時(shí)、完整地收集起來。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。3.檔案收集過程中，要注意對(duì)文件資料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，并做好交接手續(xù)。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。3.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一采用國(guó)家規(guī)定的檔案整理方法和格式，確保檔案的整齊、美觀。（三）整理方法1.行政檔案：按照文件的種類、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案可分為市場(chǎng)調(diào)研、客戶管理、營(yíng)銷活動(dòng)等類別；生產(chǎn)管理檔案可分為生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制等類別。每個(gè)類別下的檔案再按照時(shí)間順序或其他邏輯順序排列，編制相應(yīng)的目錄。3.項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目生命周期的不同階段進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。每個(gè)階段的文件再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，整理成冊(cè)，并編制項(xiàng)目檔案目錄。4.聲像檔案：按照照片、錄音、錄像的形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，同時(shí)編寫文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)、客觀的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估時(shí)，主要考慮以下因素：檔案對(duì)公司歷史研究、業(yè)務(wù)發(fā)展、工作決策等方面的重要性；檔案的完整性和準(zhǔn)確性；檔案的形成時(shí)間和來源等。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，對(duì)檔案進(jìn)行保管期限劃分，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種。（三）保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管檔案：公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件。股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄及決議。公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。涉及公司重大權(quán)益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等方面的文件。其他具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管檔案：公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等一般性行政文件。業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要合同協(xié)議、訂單、生產(chǎn)記錄等文件。項(xiàng)目檔案中的重要文件資料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。聲像檔案中記錄公司重要活動(dòng)、重大事件的資料。3.短期保管檔案：一般性的行政文件，如臨時(shí)性通知、便函等。業(yè)務(wù)活動(dòng)中的一般性文件，如日常工作報(bào)表、一般性會(huì)議記錄等。項(xiàng)目檔案中的一般性文件資料，如項(xiàng)目實(shí)施過程中的一般性文件等。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的分類存放和管理。（三）檔案保管方式1.按照檔案的分類和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行上架存放，并建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好清查盤點(diǎn)記錄。六、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)提供檔案利用服務(wù)，保證檔案利用工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制：對(duì)于確需復(fù)制的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及份數(shù)、復(fù)制檔案內(nèi)容及份數(shù)等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案利用服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，存儲(chǔ)格式應(yīng)便于長(zhǎng)期保存和利用。2.數(shù)據(jù)錄入：對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容包括檔案的題名、日期、保管期限、密級(jí)、來源等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.掛接與存儲(chǔ)：將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進(jìn)行掛接，并存儲(chǔ)到檔案管理信息系統(tǒng)中。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)：實(shí)現(xiàn)檔案信息的錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、日期、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理：對(duì)檔案的借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行管理，記錄借閱情況，確保檔案借閱的規(guī)范化和安全性。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全保密。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高全體員工的保密意識(shí)，明確檔案保密責(zé)任。2.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制和傳播。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案信息。在檔案整理、保管、利用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全。2.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在檔案安全事故發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處置，減少損失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理的合規(guī)性、檔案信息的安全性等方面的情況。3.接受上級(jí)主管部門和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容：檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，有無缺漏、涂改等情況。檔案的保管環(huán)境和安全狀況，包括檔案庫(kù)房的溫濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否落實(shí)到位。檔案信息化建設(shè)情況，檢查檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)情況等。2.檢查方式：定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地檢查和評(píng)估。不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門不定期對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，組織開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，采取有效措施加以解決。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題