專業(yè)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在專業(yè)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案管理部門對(duì)專業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司專業(yè)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理專業(yè)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司專業(yè)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司專業(yè)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門專業(yè)檔案的收集、整理、立卷，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在專業(yè)活動(dòng)中形成的各類文件材料及時(shí)歸檔，不得私自留存或銷毀。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密。2.熟悉檔案業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作能力，認(rèn)真做好檔案管理各項(xiàng)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.積極為公司各部門提供檔案查閱、利用等服務(wù)，及時(shí)反饋檔案利用情況。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理的意見(jiàn)和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等專業(yè)活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.公司對(duì)外交往中形成的各類文件材料，如信函、傳真、電子郵件、招投標(biāo)文件等。3.公司員工在專業(yè)工作中形成的重要文件材料，如研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工作成果等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專利證書(shū)等相關(guān)文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在專業(yè)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類，確定檔案類別，如合同檔案、技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編目，包括文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。4.按照編目順序?qū)⑽募牧线M(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.將裝訂好的檔案上架存放，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查閱和利用。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.合同檔案：包括公司簽訂的各類合同協(xié)議，按照合同類型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類。2.技術(shù)檔案：涵蓋公司的技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品設(shè)計(jì)等方面的文件材料，按照技術(shù)領(lǐng)域、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類。3.財(cái)務(wù)檔案：包含公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等文件材料，按照財(cái)務(wù)年度、會(huì)計(jì)科目等進(jìn)行分類。4.人事檔案：涉及公司員工的個(gè)人信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利等方面的文件材料，按照員工類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。5.行政檔案：包括公司的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等，按照文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的形式。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用大寫(xiě)字母表示各類檔案，如“HT”表示合同檔案，“JS”表示技術(shù)檔案等。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，一份合同檔案編號(hào)為“HT2023001”，表示該合同檔案屬于合同類別，形成于2023年，是本年度的第一份合同檔案。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間,相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等設(shè)備進(jìn)行存放，確保檔案存放整齊、有序。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況，如有問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，防止檔案被盜、被破壞。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過(guò)程中受到損壞。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管：保管期限為1年至15年的檔案，是公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。（三）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)檔案是否仍有保存價(jià)值，如有必要可延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椋４嫫谙夼c檔案保管期限相同。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如有問(wèn)題及時(shí)處理。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱或借閱的目的、范圍、時(shí)間等信息。