PAGE灌區(qū)工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)灌區(qū)工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在灌區(qū)工程建設(shè)、運(yùn)行管理、維護(hù)改造等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本灌區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本灌區(qū)范圍內(nèi)所有與灌區(qū)工程相關(guān)的檔案管理工作，包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、運(yùn)行管理、維護(hù)改造等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則灌區(qū)工程檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映灌區(qū)工程建設(shè)和運(yùn)行管理的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則按照灌區(qū)工程檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)灌區(qū)工程檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理灌區(qū)工程建設(shè)和運(yùn)行管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.分類與編目按照規(guī)定的分類方法對(duì)檔案進(jìn)行分類，并編制檔案目錄，便于查找和利用。3.保管與維護(hù)妥善保管檔案，做好檔案的存儲(chǔ)、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.提供利用根據(jù)工作需要，及時(shí)為有關(guān)部門(mén)和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）各部門(mén)職責(zé)1.工程建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、施工過(guò)程中的各類技術(shù)文件、監(jiān)理文件等，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.運(yùn)行管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理灌區(qū)工程運(yùn)行管理過(guò)程中形成的各類文件資料，包括運(yùn)行記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、工程巡查記錄等，并定期移交檔案管理部門(mén)。3.維護(hù)改造部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理灌區(qū)工程維護(hù)改造過(guò)程中形成的各類文件資料，包括改造方案設(shè)計(jì)、施工文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。三、檔案分類與編號(hào)（一）分類方法1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案等。2.工程設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更文件等。3.工程施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.工程監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程招投標(biāo)文件包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。6.工程運(yùn)行管理文件包括運(yùn)行管理制度、操作規(guī)程、運(yùn)行記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、工程巡查記錄等。7.工程維護(hù)改造文件包括維護(hù)改造方案設(shè)計(jì)、施工文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.其他文件包括與灌區(qū)工程相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、合同等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類方法，為每一類檔案賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如“01”表示工程前期文件，“02”表示工程設(shè)計(jì)文件等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案賦予一個(gè)四位數(shù)字流水號(hào)，從“0001”開(kāi)始編號(hào)。例如，一份2023年形成的工程設(shè)計(jì)文件，其編號(hào)為“2023020001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)應(yīng)在檔案形成后及時(shí)收集，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.全面收集收集范圍應(yīng)涵蓋灌區(qū)工程建設(shè)和運(yùn)行管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。3.真實(shí)準(zhǔn)確收集的檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字蓋章齊全。（二）整理要求1.分類整理按照檔案分類方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，同類檔案應(yīng)集中存放。2.編目裝訂對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊美觀。3.電子檔案整理對(duì)電子檔案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映灌區(qū)工程建設(shè)和運(yùn)行管理重大歷史事件、重要決策、關(guān)鍵技術(shù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是對(duì)灌區(qū)工程建設(shè)和運(yùn)行管理有重要參考價(jià)值，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍需查考利用的檔案，保管期限為30年。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（三）保管措施1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案的保管狀況，如是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.溫濕度控制檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.防火防盜檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、防火門(mén)、防盜門(mén)窗等，確保檔案的安全。4.防蟲(chóng)防霉定期對(duì)檔案進(jìn)行防蟲(chóng)防霉處理，如放置防蟲(chóng)藥、防霉劑等，防止檔案受到蟲(chóng)害和霉菌的侵害。六、檔案利用（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱本灌區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部查閱外單位人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本灌區(qū)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.內(nèi)部借閱本灌區(qū)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱外單位人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本灌區(qū)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)一周，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等，以便跟蹤管理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性和利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否失去保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報(bào)本灌區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷檔案銷毀時(shí)，應(yīng)邀請(qǐng)本灌區(qū)紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立灌區(qū)工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描對(duì)灌區(qū)工程檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息化管理系統(tǒng)中。掃描時(shí)應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入檔案管理人員應(yīng)將檔案的基本信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檢索查詢用戶可以通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)，按照檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等條件進(jìn)行檢索查詢，快速獲取所需檔案信息。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批和管理功能，檔案管理人員可以實(shí)時(shí)跟蹤檔案的借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全1.備份存儲(chǔ)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安