PAGE電視臺檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電視臺檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電視臺各部門及全體員工在檔案查借閱方面的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.高效服務(wù)原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為檔案利用者提供高效、便捷的服務(wù)，滿足工作需要。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)電視臺各類檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則等，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案存儲環(huán)境安全。4.對檔案查借閱申請進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理查借閱手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。6.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為電視臺各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門開展檔案工作，確保本部門檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。4.按照規(guī)定程序申請檔案查借閱，如實(shí)填寫查借閱申請表，明確查借閱目的和范圍，并對查借閱檔案的使用負(fù)責(zé)。（三）檔案利用者職責(zé)1.遵守本制度及檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換、損壞檔案。2.嚴(yán)格按照申請的查借閱目的和范圍使用檔案，如需超出范圍使用，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。3.妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得對檔案進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等操作。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類電視臺檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括電視臺行政事務(wù)管理中形成的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.節(jié)目制作類：涵蓋節(jié)目策劃方案、拍攝腳本、錄制素材、節(jié)目成品等與節(jié)目制作相關(guān)的檔案。3.設(shè)備技術(shù)類：主要有電視臺設(shè)備采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄、技術(shù)資料、圖紙等檔案。4.人事檔案類：包含員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)等人事相關(guān)檔案。5.財(cái)務(wù)檔案類：涉及電視臺財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。6.宣傳推廣類：如宣傳資料、廣告策劃、媒體合作協(xié)議等檔案。7.其他類：除上述類別外的其他各類檔案，如捐贈檔案、外事活動檔案等。（二）編號規(guī)則1.各類檔案按照分類進(jìn)行編號，編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號結(jié)構(gòu)為：[檔案類別代碼][年度代碼][流水號]。檔案類別代碼：用大寫字母表示各類檔案，如“XZ”表示行政管理類，“JM”表示節(jié)目制作類等。年度代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始遞增。例如，行政管理類檔案中2023年形成的第5份檔案編號為“XZ2023005”。四、檔案的查借閱程序（一）檔案查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱檔案的類別和范圍、查閱時間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對查閱申請進(jìn)行審批，簽署意見并簽字。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核查閱目的是否合理、查閱范圍是否明確等。審核通過后，安排查閱人員到指定地點(diǎn)查閱檔案。4.查閱人員在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改等操作。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）檔案借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，除注明查閱申請表中的各項(xiàng)信息外，還需明確借閱期限，并簽字確認(rèn)。2.申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審批，簽署意見并簽字。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，包括借閱目的的必要性、借閱期限的合理性、借閱人的信用記錄等。審核通過后，辦理借閱手續(xù)。4.檔案管理部門與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的保管責(zé)任、歸還時間、逾期責(zé)任等。5.檔案管理部門按照協(xié)議將檔案借給借閱人，并在借閱登記本上進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號、借閱時間、預(yù)計(jì)歸還時間等。6.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。延期申請應(yīng)注明延期原因和延期期限。7.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)要求借閱人說明原因，并按照協(xié)議追究借閱人的責(zé)任。五、檔案查借閱的限制與要求（一）限制范圍1.涉及電視臺商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和借閱。2.重要檔案（如關(guān)鍵節(jié)目制作資料、核心設(shè)備技術(shù)文檔等）的查閱和借閱需經(jīng)電視臺高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案形成部門在檔案未正式歸檔前，一般不對外提供查閱和借閱，特殊情況需經(jīng)檔案管理部門和形成部門共同批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場所。2.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上批注、圈劃、涂改等，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時告知檔案管理人員。（三）借閱要求1.借閱檔案必須嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還。如因特殊原因無法按時歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.借閱人應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞等，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱的檔案只能用于申請時注明的目的，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。如需將檔案用于其他用途，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。六、檔案查借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案查借閱情況進(jìn)行檢查，包括查閱申請表、借閱協(xié)議、借閱登記本等相關(guān)記錄的完整性和準(zhǔn)確性，確保查借閱手續(xù)規(guī)范、齊全。2.檢查檔案的歸還情況，對逾期未還的檔案及時進(jìn)行催還，并記錄催還情況。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等異常情況，應(yīng)立即展開調(diào)查，查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，了解檔案在實(shí)際工作中的使用效果，收集利用者的反饋意見，以便不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合并如實(shí)提供檔案查借閱工作的相關(guān)資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題和意見，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、檔案查借閱的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱檔案。2.超出申請范圍查閱、借閱檔案。3.未按規(guī)定期限歸還借閱檔案，且未辦理延期手續(xù)。4.轉(zhuǎn)借、擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改、抽取、撤換、損壞等操作。6.其他違反本制度及相關(guān)法律法規(guī)的檔案查借閱行為。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，除給予相應(yīng)的紀(jì)律處分外，還應(yīng)根據(jù)造成的損失情況要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。賠償責(zé)任包括檔案