PAGE利川檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)利川公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于利川公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，確保檔案的全面覆蓋。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)組織公司/組織內(nèi)部的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等提供檔案信息支持。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料的齊全、完整。2.定期將本部門整理好的文件材料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。4.了解和掌握檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，配合檔案管理部門開(kāi)展檔案管理工作，對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和教育。（三）檔案形成部門職責(zé)1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的質(zhì)量。2.嚴(yán)格按照公司/組織檔案管理制度的要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓或擅自銷毀。3.在工作活動(dòng)中，應(yīng)注意保護(hù)文件材料的原始性和完整性，嚴(yán)禁涂改、偽造文件材料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：行政管理文件：如公司/組織的章程、制度、決議、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。業(yè)務(wù)管理文件：如合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)文件、質(zhì)量文件等。人事管理文件：如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、考核資料、獎(jiǎng)懲文件等。財(cái)務(wù)管理文件：如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等?；窘ㄔO(shè)文件：如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。設(shè)備儀器文件：如設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書、維修保養(yǎng)記錄等。科研開(kāi)發(fā)文件：如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等。聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，反映公司/組織重要活動(dòng)、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的資料。電子檔案：包括各種電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)信息等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件材料。3.公司/組織與外部單位往來(lái)的文件材料，如函件、合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交至檔案管理部門，不得延誤。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.分類方法可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即將檔案分為不同的年度、不同的機(jī)構(gòu)（部門），并按照保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。3.對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：主要包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)文件，如市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等方面的文件。3.人事管理類：包含員工檔案、人事任免、薪酬福利、培訓(xùn)教育、績(jī)效考核等文件。4.財(cái)務(wù)管理類：涉及公司/組織的財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)管理等文件。5.基本建設(shè)類：包括公司/組織的基本建設(shè)項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段的文件。6.設(shè)備儀器類：主要是公司/組織的設(shè)備儀器采購(gòu)、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)等方面的文件。7.科研開(kāi)發(fā)類：涵蓋公司/組織的科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過(guò)程、研究成果等文件。8.聲像檔案類：收集公司/組織的照片、錄音、錄像等聲像資料。9.電子檔案類：包括公司/組織的各類電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)信息等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度類別順序號(hào)保管期限”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司/組織的檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年度形成的檔案。4.類別：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示業(yè)務(wù)管理類等。5.順序號(hào)：按照檔案在該類別中的排列順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。6.保管期限：用一位大寫字母表示，“Y”表示永久，“L”表示長(zhǎng)期，“D”表示短期。例如，一份2023年度行政管理類的永久檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]202301001Y。五、檔案的編目與裝訂（一）編目要求1.檔案編目應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行，確保編目信息準(zhǔn)確、完整。2.編目?jī)?nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了，避免使用過(guò)于冗長(zhǎng)或模糊的題名。4.日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期，精確到年、月、日。5.責(zé)任者應(yīng)填寫文件材料的形成部門或個(gè)人，如有多個(gè)責(zé)任者，應(yīng)依次填寫。6.保管期限應(yīng)按照檔案的價(jià)值和保存需要，準(zhǔn)確確定為永久、長(zhǎng)期或短期。7.密級(jí)應(yīng)根據(jù)文件材料的保密程度，確定為絕密、機(jī)密、秘密或無(wú)密級(jí)。（二）裝訂方法1.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。2.對(duì)于紙張規(guī)格較大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒相適應(yīng)。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，裝訂線應(yīng)整齊、美觀，不得影響文件材料的翻閱。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，如滅火器、消火栓、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如采用專柜存放、復(fù)制備份等方式，確保檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.采取有效的防蟲(chóng)、防鼠措施，如放置防蟲(chóng)藥、封堵鼠洞等，防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬。4.對(duì)檔案庫(kù)房的消防設(shè)備和安全設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織外部單位或人員因工作需要查閱或借閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門提交書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對(duì)外部單位或人員的申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外部單位或人員查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定，由檔案管理部門指定專人陪同，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱。4.外部單位或人員如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。摘錄或復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明出處。5.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)。6.借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。7.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則。2.鑒定工作應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息，結(jié)合公司/組織的發(fā)展歷程和業(yè)務(wù)需求，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見(jiàn)，了解檔案在實(shí)際工作中的利用價(jià)值和參考作用。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求填報(bào)，報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）移交工作1.公司/組織因機(jī)