PAGE檔案資源安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案資源安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資源管理活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案資源安全置于首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.預防為主原則：強化檔案安全防范意識，建立健全各項安全管理制度和措施，預防安全事故的發(fā)生。4.責任明確原則：明確各部門及人員在檔案資源安全管理中的職責，做到責任到人。二、檔案資源管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調公司檔案資源的安全管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善檔案資源安全管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等日常管理工作。3.建立檔案資源安全管理體系，開展安全檢查、風險評估等工作，及時發(fā)現和消除安全隱患。4.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其安全管理水平和業(yè)務能力。5.負責檔案信息化建設，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。6.指導和監(jiān)督各部門的檔案資源安全管理工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，并確保檔案的真實、完整、準確。2.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還等制度，做好檔案使用過程中的安全管理。3.配合檔案管理部門開展檔案資源安全管理工作，接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督。三、檔案資源收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等材料，均應納入檔案收集范圍。2.包括但不限于公司行政文件、業(yè)務合同、財務報表、技術資料、人事檔案、項目文檔等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門產生的檔案材料進行整理，并定期移交檔案管理部門。2.移交的檔案材料應齊全、完整、準確，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備。3.對重要的、具有長期保存價值的檔案材料，應進行備份，確保檔案信息的安全性。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的數據進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應科學合理，便于查找和利用；編號應統(tǒng)一規(guī)范，具有唯一性；編目應準確詳細，包括題名、日期、責任者等信息。3.電子檔案應按照相應的電子文件管理規(guī)范進行整理，確保電子檔案的元數據完整、準確，與紙質檔案相對應。四、檔案資源保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應與辦公區(qū)域相對獨立，確保檔案的安全存放。（二）檔案存儲方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲于安全可靠的存儲設備中，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份。備份數據應異地存放，確保數據的安全性。3.對重要的檔案數據，應采用加密存儲等技術手段，防止數據泄露。（三）檔案保管期限1.根據國家有關規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、歷史沿革、財務審計報告、重大項目文檔等；長期保管的檔案一般為10年至50年，如一般性業(yè)務合同、技術資料等；短期保管的檔案為1年至10年，如一般性文件、臨時性報表等。3.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保管期限和實際價值，及時調整檔案的保管方式和處置措施。（四）檔案盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行盤點，確保檔案的數量準確、存儲狀態(tài)良好。2.盤點工作應制定詳細的計劃，明確盤點范圍、方法、時間等。盤點過程中應認真核對檔案的數量、內容、存儲位置等信息，并做好記錄。3.對盤點中發(fā)現的問題，如檔案丟失、損壞、信息錯誤等，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。同時，應分析問題產生的原因，總結經驗教訓，完善檔案管理工作。五、檔案資源利用（一）借閱制度1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，批準后方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數量，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項。借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、丟失或損壞檔案。4.借閱結束后，借閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案的完整和安全。（二）查閱制度1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門進行查閱。查閱時，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助，并按照查閱人的要求提供相應的檔案資料。2.查閱檔案時，查閱人應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內容、查閱人姓名等信息。查閱人不得在檔案上涂改、標記或抽取、撤換檔案材料。3.如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復印或摘錄的檔案材料應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）檔案利用的監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應加強對檔案利用情況的監(jiān)督和檢查，定期對檔案借閱、查閱記錄進行核對，確保檔案利用活動的規(guī)范有序。2.對違反檔案利用制度的行為，檔案管理部門應及時進行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。六、檔案資源安全保密（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案管理人員離開庫房時，應確保門窗關閉，設備斷電。3.在檔案整理、利用等過程中，涉及檔案內容的操作應在規(guī)定的場所進行，不得在公共場所隨意談論檔案內容。4.對電子檔案的存儲、傳輸等過程，應采取加密、身份認證等安全技術措施，防止電子檔案信息泄露。（二）保密教育與培訓1.公司應定期組織檔案管理人員及相關人員參加保密教育與培訓，提高其保密意識和技能。2.保密教育與培訓內容應包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密知識等。通過培訓，使相關人員熟悉保密要求，掌握保密技能，確保檔案資源的安全保密。（三）保密責任追究1.對違反檔案資源安全保密制度，造成檔案信息泄露的人員，公司將依法依規(guī)追究其責任。2.責任追究方式包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等，情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責任。七、檔案資源信息化管理（一）信息化建設規(guī)劃1.公司應制定檔案資源信息化建設規(guī)劃，明確信息化建設的目標、任務、步驟和保障措施。2.信息化建設規(guī)劃應與公司整體信息化戰(zhàn)略相協(xié)調，充分利用現代信息技術手段，提高檔案管理的效率和水平。（二）電子檔案管理系統(tǒng)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現電子檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應具備檔案分類管理、元數據管理、權限控制、安全審計等功能，確保電子檔案的規(guī)范管理和安全利用。3.電子檔案應按照電子文件管理規(guī)范進行著錄和標引，確保電子檔案的信息完整、準確，便于檢索和利用。（三）電子檔案安全管理1.加強電子檔案的安全管理，采取數據備份、存儲加密、訪問控制、病毒防范等措施，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復系統(tǒng)漏洞，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.對電子檔案的操作記錄進行詳細審計，以便及時發(fā)現和處理異常情況。八、檔案資源安全應急處置（一）應急預案制定與修訂1.檔案管理部門應制定檔案資源安全應急預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急處置流程、應急資源保障等內容。2.應急預案應根據國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司實際情況的變化，定期進行修訂和完善，確保應急預案的科學性、實用性和可操作性。（二）應急處置流程1.發(fā)生檔案資源安全事故時，相關人員應立即報告檔案管理部門負責人，并啟動應急預案。2.檔案管理部門負責人應迅速組織人員進行現場處置，采取有效措施搶救檔案，防止事故擴大。3.對受損檔案進行緊急處理，如修復、復制等，盡量減少損失。同時，對事故原因進行調查分析，及時向上級主管部門報告。4.根據事故處理情況，對應急預案進行評估和總結，針對存在的問題及時進行整改，完善應急處置措施。（三）應急資源保障1.公司應建立檔案資源安全應急資源保障體系，配備必要的應急救援設備、物資和資金。2.應急救援設備包括消防器材、溫濕度調節(jié)設備、數據恢復設備等；應急物資包括防蟲藥品、防潮材料、備份存儲設備等；應急資金用于應急處置過程中的設備采購、物資調配、人員培訓等費用支出。3.定期對應急資源進行檢查和維護，確保應急資源處于良好狀態(tài)，隨時能夠投入使用。九、檔案資源安全監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對各部門的檔案資源安全管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管利用、安全保密等方面。檔案管理部門應定期對各部門的檔案資源安全管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管利用、安全保密等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查過程中應詳細記錄檢查情況，對發(fā)現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.各部門應積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息，不得隱瞞或拒絕檢查。（二）考核評價1.建立檔案資源安全管理考核評價機制，對各部門及檔案管理人員的檔案資源安全管理工作進行考核評價。2.考核評價內容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質量、安全防范