PAGE健全科學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性、完整性原則。檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項目文件、業(yè)務(wù)報表等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。4.公司財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等。5.公司人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。6.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件材料，如技術(shù)方案、研發(fā)報告、專利文件等。7.公司對外宣傳、公關(guān)活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、活動記錄等。8.其他與公司工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行初步整理分類，剔除重復(fù)、無用的文件，保證文件材料的質(zhì)量。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的文件材料進行分類整理。分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實用性原則，便于管理和利用。2.檔案分類一般采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先按年度分開，再按機構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限劃分。3.對每份文件材料應(yīng)進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，并裝訂成冊。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號準(zhǔn)確，編目清晰。4.編制檔案案卷封面，注明案卷標(biāo)題、年度、保管期限、檔號等信息。案卷封面應(yīng)書寫規(guī)范、字跡清晰。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢后移交公司檔案管理部門。2.對于一些重大項目或特殊業(yè)務(wù)形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或業(yè)務(wù)完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.文件材料整理完畢后，由各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核驗收，對不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。3.審核驗收合格的檔案，辦理正式歸檔手續(xù)，由檔案管理部門統(tǒng)一保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。定期進行庫房檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，詳細(xì)記錄查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表或介紹信提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.鼓勵檔案管理人員開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容進行分析，判斷其對公司歷史研究、工作查考、經(jīng)驗借鑒等方面的價值。2.考慮檔案的形成時間、來源、形式等因素，綜合評估其保存價值。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、檔號等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對公司現(xiàn)有檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、清晰。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，并進行分類、編目、索引等處理，便于快速檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持批量錄入和單個錄入。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、保管期限、檔號等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。