PAGE事業(yè)單位檔案制度設(shè)計一、總則（一）目的為加強事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的集中性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映本單位各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為單位各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本單位各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計和鑒定工作。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.開展檔案利用服務(wù)工作，為單位各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交檔案。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括單位制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)登記、請示報告、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：涵蓋本單位各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件、報表、數(shù)據(jù)、圖表、技術(shù)資料、科研成果等。3.人事檔案：包括干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、培訓(xùn)等方面的材料。4.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)決算等。5.基建檔案：涉及單位基本建設(shè)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件、圖紙、資料等。6.設(shè)備檔案：關(guān)于單位購置、使用、維護、報廢的各類設(shè)備的相關(guān)文件、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。7.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映單位重要活動、工作場景、領(lǐng)導(dǎo)視察等內(nèi)容的資料。8.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、信息等，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文檔、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.聲像檔案應(yīng)及時整理，標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、事件等信息。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。2.分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為一級類目、二級類目等。例如，行政管理類檔案可分為綜合管理、文秘工作、組織人事、紀檢監(jiān)察等二級類目。3.對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準確反映檔案的基本信息。5.對檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊規(guī)范，保持檔案的原貌，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放于檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)可選用磁帶、光盤、硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對重要檔案應(yīng)實行異地備份，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括本單位制定的重要規(guī)章制度、年度綜合計劃和總結(jié)、機構(gòu)演變、人事任免、重大事件記錄、財務(wù)決算等。3.保管期限為30年的檔案包括一般性文件材料、業(yè)務(wù)工作中的重要文件、人事檔案中的中期考核材料等。4.保管期限為10年的檔案包括一般性業(yè)務(wù)文件、短期的工作計劃和總結(jié)、臨時性的會議記錄等。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案的準確無誤。2.每年對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況，包括紙張是否霉變、字跡是否褪色、裝訂是否牢固等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標(biāo)準1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)緊要的臨時性文件等，可予以銷毀。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單，報檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準確定是否銷毀，并簽署審核意見。3.對經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行銷毀，銷毀后應(yīng)對存儲介質(zhì)進行物理破壞。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以滿足單位各項工作需求為出發(fā)點，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱本單位檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[具體期限]，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照本單位工作人員查閱、借閱手續(xù)辦理。5.司法機關(guān)、行政機關(guān)查閱本單位檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書和工作證件，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人協(xié)助查閱。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本單位檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案保存和利用要求，掃描后的電子文件應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可用性。3.將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2