PAGE檔案安全責(zé)任制度包括一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等過(guò)程中的安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全防范機(jī)制，采取有效措施預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安全管理工作。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案安全管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)公司檔案安全管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行評(píng)估和分析。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、改造和維護(hù)，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，保障檔案庫(kù)房的安全。5.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識(shí)和技能。6.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的安全。2.明確本部門檔案安全管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安全管理工作。3.按照公司檔案管理部門的要求，定期向公司檔案管理部門移交檔案。4.配合公司檔案管理部門做好檔案安全檢查和評(píng)估工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)本部門檔案安全事故的報(bào)告和處理工作，并配合公司檔案管理部門進(jìn)行調(diào)查處理。（三）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度和操作規(guī)程，確保檔案的安全。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，做好檔案的登記、統(tǒng)計(jì)和編目等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。5.參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高檔案安全意識(shí)和技能。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的檔案，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.收集檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始記錄，不得擅自涂改、偽造檔案。3.對(duì)重要檔案的收集，應(yīng)進(jìn)行登記，并由專人負(fù)責(zé)。（二）整理安全1.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案分類方案進(jìn)行，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得擅自剪裁、折疊檔案。3.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格控制庫(kù)房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，不得隨意堆放。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司一般性的文件材料、業(yè)務(wù)檔案等；短期保管的檔案主要包括公司臨時(shí)性的文件材料、事務(wù)性檔案等。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案利用安全（一）利用申請(qǐng)與審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.公司外部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理利用手續(xù)。3.檔案利用申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，未經(jīng)審批不得擅自利用檔案。（二）利用方式與要求1.檔案利用應(yīng)在公司檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司。2.檔案利用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.檔案利用人員如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.檔案利用人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延長(zhǎng)利用期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用的時(shí)間、人員、內(nèi)容、利用方式等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案銷毀安全（一）銷毀鑒定1.檔案保管期限屆滿后，公司檔案管理部門應(yīng)組織有關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否已失去保存價(jià)值。2.檔案鑒定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案銷毀制度進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確和公正。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。（二）銷毀審批1.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)審批不得擅自銷毀檔案。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在公司檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程。2.檔案銷毀方式應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量選擇合適的方法，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)注意安全，防止發(fā)生火災(zāi)、爆炸等事故。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。七、檔案安全檢查與評(píng)估（一）檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案庫(kù)房的安全狀況，包括防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施的運(yùn)行情況。3.檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全狀況，包括檔案柜、檔案架、存儲(chǔ)介質(zhì)等的完好情況。4.檔案利用過(guò)程中的安全情況，包括利用申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。5.檔案銷毀過(guò)程中的安全情況，包括銷毀鑒定、審批、實(shí)施等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（二）檢查方式1.定期檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期檢查公司檔案管理部門應(yīng)不定期對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查對(duì)重要檔案或在特殊時(shí)期，公司檔案管理部門應(yīng)組織專項(xiàng)檢查，確保檔案的安全。（三）評(píng)估與整改1.公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案安全檢查結(jié)果，對(duì)檔案安全狀況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題和原因，提出改進(jìn)措施和建議。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，明確整改責(zé)任人，限期整改到位。3.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。八、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.以人為本原則把保障員工生命安全和身體健康作為應(yīng)急處置的首要任務(wù)，最大限度地減少檔案安全事故造成的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失。2.快速反應(yīng)原則建立健全檔案安全事故應(yīng)急處置機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力，確保在檔案安全事故發(fā)生時(shí)能夠迅速反應(yīng)，有效處置。3.統(tǒng)一指揮原則檔案安全事故應(yīng)急處置工作應(yīng)在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，實(shí)行統(tǒng)一指揮、分級(jí)負(fù)責(zé)、協(xié)同配合的工作機(jī)制。4.科學(xué)處置原則遵循科學(xué)規(guī)律，采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，科學(xué)合理地制定應(yīng)急處置方案，確保應(yīng)急處置工作的科學(xué)性和有效性。（二）應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案安全事故應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和指揮檔案安全事故應(yīng)急處置工作，協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置工作中的重大問(wèn)題。2.應(yīng)急處置工作小組應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)若干應(yīng)急處置工作小組，包括搶險(xiǎn)救援組、疏散引導(dǎo)組、安全保衛(wèi)組、醫(yī)療救護(hù)組、后勤保障組、事故調(diào)查組等。各應(yīng)急處置工作小組應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)具體的應(yīng)急處置工作。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.公司檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全事故應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序、應(yīng)急保障等內(nèi)容。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和演練，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。3.檔案安全事故發(fā)生后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，按照預(yù)案要求迅速開(kāi)展應(yīng)急處置工作。（四）后期處置1.檔案安全事故應(yīng)急處置工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)事故現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理和恢復(fù)，做好善后處