PAGE檔案規(guī)范規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準確性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準確規(guī)范，便于查找和利用。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司的檔案資料。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持，積極做好檔案編研工作。5.負責(zé)對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案行政管理部門報送檔案工作情況。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案資料移交公司綜合管理部門集中保管。4.積極配合公司綜合管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，熱愛檔案工作，忠于職守，保守機密。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)，認真做好檔案查閱、借閱登記等工作。5.負責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準確、完整。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案的鑒定、銷毀記錄。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀要等。2.科技檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成的具有保存價值的圖紙、圖表、技術(shù)文件、科研報告等。3.會計檔案：是公司在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。4.人事檔案：記錄員工個人基本情況、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、考核獎懲等信息的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：公司各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、合同檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：暫定為公司名稱的首字母縮寫，如“GS”。3.目錄號：根據(jù)檔案類別分別編制，文書檔案為“01”，科技檔案為“02”，會計檔案為“03”，人事檔案為“04”，業(yè)務(wù)檔案為“05”。4.案卷號：按檔案整理的先后順序依次編號，每年從“001”開始。5.件號：在案卷內(nèi)按文件排列順序依次編號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)成果、工作報告、培訓(xùn)記錄等材料。4.公司舉辦或參加的各類會議、活動形成的文件、照片、錄像等資料。5.公司獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉本部門工作流程和檔案形成情況，主動收集各類檔案資料，防止檔案散失。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時收集并妥善保管，確保不遺漏、不損壞。4.公司員工在工作中形成的檔案材料，應(yīng)在工作完成后及時移交本部門檔案管理人員。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理，確保同一類檔案集中存放。3.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理；科技檔案應(yīng)按照項目專業(yè)階段進行分類整理；會計檔案應(yīng)按照會計年度保管期限進行分類整理；人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容進行分類整理；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類別進行分類整理。（四）整理方法1.文書檔案：對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。按照分類方案，將文件材料進行分類，同一類文件按時間順序排列。將每份文件裝訂整齊，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。編制案卷封面，填寫案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等內(nèi)容。2.科技檔案：對項目文件進行分類，包括項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。按照專業(yè)和階段，對各類文件進行組卷，同一專業(yè)的文件集中在一起，不同階段的文件按先后順序排列。編制卷內(nèi)目錄，填寫文件編號、題名日期、頁號等內(nèi)容。繪制竣工圖，確?？⒐D與實物相符，并加蓋竣工圖章。編制案卷封面，填寫項目名稱、專業(yè)、階段、卷號、保管期限等內(nèi)容。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行分類整理。會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，封面注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起訖號碼等內(nèi)容。會計賬簿應(yīng)按年度整理，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、頁數(shù)等內(nèi)容。財務(wù)報告應(yīng)按年度裝訂，加具封面，注明單位名稱、年度、報告種類等內(nèi)容。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容進行分類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動合同等。對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄。將檔案材料按照類別順序排列，裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背內(nèi)容。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類別，對檔案進行分類整理，如市場營銷檔案可分為市場調(diào)研、客戶開發(fā)、營銷活動等類別。按照業(yè)務(wù)流程和時間順序，對各類檔案進行排列，同一業(yè)務(wù)的相關(guān)文件集中在一起。編制卷內(nèi)目錄，填寫文件編號、題名、日期、頁號等內(nèi)容。編制案卷封面，填寫業(yè)務(wù)類別、項目名稱、卷號、保管期限等內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.文書檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放；會計檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限分別存放；人事檔案應(yīng)采用專用檔案盒存放，并按照檔案編號順序排列在檔案架上。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進行分類存儲，建立相應(yīng)的索引和目錄，便于檢索和利用。4.對實物檔案，如榮譽證書、獎牌、獎杯等，應(yīng)進行妥善保管，可采用專柜存放或展示的方式，并做好登記和標識。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.文書檔案中，涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動以及具有長遠歷史價值的文件材料應(yīng)列為永久保管；一般性文件材料可根據(jù)實際情況確定保管期限為30年或10年。3.科技檔案中，項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件等具有重要保存價值的應(yīng)列為永久保管；一般性的技術(shù)文件可根據(jù)項目性質(zhì)和重要程度確定保管期限為30年或10年。4.會計檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務(wù)報告中年度財務(wù)報告永久保管，月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年。5.人事檔案的保管期限為員工離職后5年，重要崗位員工的檔案可適當延長保管期限。6.業(yè)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和重要程度確定，一般為10年或30年，涉及公司核心業(yè)務(wù)和重大權(quán)益的檔案應(yīng)列為永久保管。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，并形成清查報告。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否齊全完整、整理是否規(guī)范、編號是否準確、保管是否安全等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行整改，如補充缺失檔案、修復(fù)破損檔案、調(diào)整檔案存放位置等。4.建立檔案清查臺賬，記錄清查時間、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況，確保檔案清查工作有據(jù)可查。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展工作、制定決策、處理問題等過程中需要查閱檔案資料的。2.公司員工因個人工作需要查閱本人人事檔案或其他相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司批準查閱公司檔案的。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋“復(fù)制章”，注明復(fù)制日期和出處。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.外單位查閱、借閱檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門審核同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)從內(nèi)容、時間、來源等方面進行綜合分析，確保鑒定結(jié)果準確無誤。3.涉及公司機密、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等重要事項的檔案，應(yīng)適當延長保管期限，直至相關(guān)事項處理完畢。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案題名、