PAGE大隊(duì)電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)大隊(duì)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合大隊(duì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大隊(duì)各部門及所屬單位在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的電子檔案的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：大隊(duì)電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由大隊(duì)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.全程管理原則：對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行管理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。4.安全保密原則：采取有效措施確保電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指大隊(duì)各部門及所屬單位在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）范?.各類文件：包括上級文件、大隊(duì)發(fā)文、部門函件等。2.會議材料：會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。3.工作計(jì)劃與總結(jié)：年度計(jì)劃、專項(xiàng)工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.業(yè)務(wù)報(bào)表：各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.項(xiàng)目資料：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、實(shí)施方案、驗(yàn)收報(bào)告等。6.人事檔案：員工基本信息、任免文件、考核材料等。7.聲像檔案：照片、錄音、錄像等。8.其他具有保存價(jià)值的電子文件。三、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)電子檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定大隊(duì)電子檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)大隊(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門電子檔案的收集、整理、歸檔工作，對歸檔的電子檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收。4.負(fù)責(zé)電子檔案的存儲、保管和安全保密工作，定期對電子檔案進(jìn)行備份和檢查。5.提供電子檔案的查閱、利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.組織開展電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的電子檔案管理意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理和初步分類，確保電子文件的齊全、完整和真實(shí)。2.按照大隊(duì)檔案管理部門的要求，定期將本部門的電子檔案向檔案管理部門移交歸檔。3.嚴(yán)格遵守電子檔案管理制度，做好本部門電子檔案的安全保密工作。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出電子檔案查閱、利用申請。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.為電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行提供技術(shù)支持和保障。2.協(xié)助檔案管理部門做好電子檔案的安全保密技術(shù)措施，如數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等。3.負(fù)責(zé)對電子檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。四、電子檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件在形成過程中及時(shí)收集，不得遺漏。2.電子文件應(yīng)按照其來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類收集，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息，如文件的題名、作者、日期、格式等。（二）整理要求1.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.對電子文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，目錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括文件編號、題名、日期、來源、保管期限等。4.對電子檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，著錄應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以便于檢索和利用。五、電子檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在電子文件形成后的次年上半年向大隊(duì)檔案管理部門移交歸檔。2.對于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的電子檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的電子檔案按照規(guī)定格式和要求刻錄成光盤或存儲到移動硬盤等存儲介質(zhì)上，并填寫電子檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的電子檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收，檢查電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核驗(yàn)收合格后，檔案管理部門在電子檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將電子檔案納入大隊(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。六、電子檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.大隊(duì)電子檔案采用在線存儲和離線存儲相結(jié)合的方式。在線存儲應(yīng)選用可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲和快速訪問。離線存儲應(yīng)選用質(zhì)量可靠的存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止因存儲設(shè)備故障導(dǎo)致電子檔案丟失。（二）保管環(huán)境1.電子檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.存儲場所應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保電子檔案的安全。（三）備份管理1.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份周期應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要程度和變化情況確定，一般每月或每季度備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原存儲設(shè)備不同的物理位置，并分別存儲在不同的存儲介質(zhì)上。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和大隊(duì)實(shí)際情況確定，分為永久、長期和短期。永久保管的電子檔案應(yīng)長期保存，不得銷毀；長期保管的電子檔案保管期限一般為30年；短期保管的電子檔案保管期限一般為10年。2.電子檔案保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。七、電子檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和大隊(duì)保密制度，確保電子檔案的安全保密。2.電子檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、高效服務(wù)的原則，滿足工作需要。（二）利用方式1.查閱利用：用戶可通過大隊(duì)電子檔案管理系統(tǒng)在線查閱電子檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為用戶提供查閱服務(wù)。2.借閱利用：因工作需要借閱電子檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過7個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用：用戶如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制成本費(fèi)用。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于統(tǒng)計(jì)和分析電子檔案的利用情況。八、電子檔案的安全保密（一）安全保密措施1.建立健全電子檔案安全保密制度，明確安全保密責(zé)任，加強(qiáng)對電子檔案管理人員的安全保密教育。2.對電子檔案管理系統(tǒng)采取安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對電子檔案存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對電子檔案的訪問。4.加強(qiáng)對電子檔案管理人員的管理，嚴(yán)格審查人員背景，簽訂保密協(xié)議，防止內(nèi)部人員泄露電子檔案信息。（二）保密規(guī)定1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自將電子檔案提供給無關(guān)人員或在互聯(lián)網(wǎng)上傳播。3.在利用電子檔案過程中，如需摘抄、復(fù)制、引用電子檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明出處。（三）安全事故處理1.建立電子檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)報(bào)告安全事故情況，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，并采取措施恢復(fù)電子檔案的正常運(yùn)行。九、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對保管期限屆滿的電子檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和大隊(duì)實(shí)際情況，從電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性、關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行鑒定。2.對涉及重要?dú)v史事件、重大決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等的電子檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的電子檔案，由檔案管理部門填寫電