PAGE檔案開放管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案的開放管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案信息的合理利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各類檔案的開放管理工作，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案開放管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案開放利用過程中，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司/組織內(nèi)部人員和外部合法利用者提供便利。4.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和保密級別，實行分級管理，確定不同的開放范圍和利用方式。二、檔案開放范圍（一）可開放檔案的界定1.已過保密期限且不涉及敏感信息的檔案。2.法律法規(guī)規(guī)定可以公開的檔案。3.經(jīng)公司/組織批準，認為可以開放的檔案。（二）限制開放檔案的范圍1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案。2.正在進行審查、處理，不宜公開的檔案。3.法律法規(guī)禁止公開的檔案。（三）檔案開放的審批程序1.檔案利用者填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、檔號等信息。2.申請表提交至檔案管理部門，由檔案管理人員進行初審，判斷檔案是否屬于可開放范圍。3.對于限制開放的檔案，初審?fù)ㄟ^后，申請表需提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，檔案方可開放利用。4.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為利用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。三、檔案開放利用方式（一）查閱1.利用者可在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱。2.檔案管理人員應(yīng)協(xié)助利用者查找所需檔案，并提供必要的查閱指導(dǎo)。3.查閱檔案時，利用者應(yīng)遵守查閱場所的規(guī)定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。（二）借閱1.對于確需借閱檔案的利用者，檔案管理部門應(yīng)按照審批程序進行審批。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，利用者應(yīng)提前向檔案管理部門申請。3.借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限等信息，并簽字確認。4.檔案管理人員應(yīng)向利用者提供檔案副本或復(fù)印件，如需借閱原件，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。5.利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）出具證明1.利用者因工作需要，可申請檔案管理部門出具檔案證明。2.檔案證明應(yīng)根據(jù)利用者的申請內(nèi)容，如實摘錄檔案相關(guān)信息，并加蓋檔案管理部門印章。3.出具檔案證明的申請應(yīng)按照審批程序進行審批，審批通過后，檔案管理部門方可出具證明。四、檔案開放利用的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強檔案存儲場所的安全防范措施，確保檔案實體安全。2.配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。3.檔案存儲場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案出入庫情況進行實時監(jiān)控。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案開放利用過程中，檔案管理人員應(yīng)對利用者進行保密教育，提醒利用者遵守保密規(guī)定。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人管理等。4.利用者如需對檔案內(nèi)容進行復(fù)制、摘錄、傳播，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的方式進行處理。五、檔案開放利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案開放利用監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責(zé)對檔案開放利用工作進行日常監(jiān)督檢查。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案利用審批程序是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)審批擅自利用檔案的情況。2.檔案利用方式是否符合規(guī)定，利用者是否遵守檔案利用的相關(guān)要求。3.檔案安全與保密措施是否落實到位，是否存在檔案信息泄露、丟失等安全事故。4.檔案利用效果反饋情況，是否及時收集利用者的意見和建議，對檔案開放管理制度進行改進。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案開放管理制度的利用者，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重，給予警告、停止利用檔案、追回已借閱檔案等處理措施。2.對于因違規(guī)利用檔案給公司/組織造成損失的，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于檔案管理人員違反保密制度，泄露檔案內(nèi)容的，應(yīng)依法依規(guī)給予相應(yīng)的處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、檔案開放利用的信息化建設(shè)（一）信息化平臺建設(shè)1.建立檔案開放利用信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱申請、審批、利用效果反饋等功能。2.信息化平臺應(yīng)具備完善的安全防護措施，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲過程中的安全。（二）數(shù)字化檔案資源建設(shè)1.加快推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案利用效率。2.建立數(shù)字化檔案資源庫，并進行分類、標引、著錄等處理，便于檔案信息的檢索和利用。（三）信息共享與協(xié)同1.加強與公司/組織內(nèi)部其他部門的信息共享與協(xié)同，實現(xiàn)檔案信息在不同部門之間的快速傳遞和利用。2.探索與外部相關(guān)機構(gòu)的信息共享機制，依法依規(guī)為外部合法利用者提供檔案信息服務(wù)。七、檔案開放利用的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)工作1.定期組織檔案管理人員參加檔案開放利用業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。2.對公司/組織內(nèi)部涉及檔案利用的人員進行培訓(xùn)，使其了解檔案開放管理制度和利用流程，正確利用檔案信息。（二）宣傳工作1.通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳檔案開放利用的意義、范圍、方式和程序等內(nèi)容，提高員工對檔案工作的認識和重視程度。2.向外部利用者宣傳本公司/組織的檔案開放利用政策和服務(wù)內(nèi)容，樹立良好的企業(yè)形象。