PAGE檔案窗口管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案窗口管理，規(guī)范檔案服務(wù)行為，提高檔案利用效率，確保檔案信息安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案窗口的所有工作人員及前來(lái)辦理檔案業(yè)務(wù)的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.高效便民原則：優(yōu)化服務(wù)流程，提高工作效率，為客戶提供便捷、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。4.優(yōu)質(zhì)服務(wù)原則：樹(shù)立良好的服務(wù)形象，熱情接待客戶，提供優(yōu)質(zhì)、專(zhuān)業(yè)的檔案服務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）檔案窗口主管1.負(fù)責(zé)檔案窗口的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和工作流程，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。2.組織工作人員學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和服務(wù)規(guī)范，提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。3.協(xié)調(diào)解決檔案窗口工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展情況。4.負(fù)責(zé)檔案窗口的安全管理工作，定期檢查檔案保管環(huán)境和設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。5.對(duì)檔案窗口工作人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，提出獎(jiǎng)懲建議。（二）檔案管理員1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢和利用。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題。4.接待客戶查閱檔案，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。5.協(xié)助檔案窗口主管做好其他相關(guān)工作。（三）檔案錄入員1.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)錄入的檔案信息進(jìn)行審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤信息。3.協(xié)助檔案管理員做好檔案整理和歸檔工作，提高工作效率。4.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。5.協(xié)助檔案窗口主管做好其他相關(guān)工作。（四）檔案咨詢員1.負(fù)責(zé)解答客戶關(guān)于檔案業(yè)務(wù)的咨詢，提供專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)和政策法規(guī)咨詢服務(wù)。2.收集客戶對(duì)檔案服務(wù)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給檔案窗口主管。3.協(xié)助檔案管理員做好檔案查閱和利用工作，引導(dǎo)客戶正確辦理檔案業(yè)務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案窗口的宣傳工作,向客戶宣傳檔案法律法規(guī)和公司檔案管理制度。5.協(xié)助檔案窗口主管做好其他相關(guān)工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等文件材料。3.公司員工的個(gè)人檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。4.其他需要?dú)w檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行分類(lèi)整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.按照檔案類(lèi)別，將文件材料分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等。2.對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行細(xì)分，如文書(shū)檔案可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)等。3.按照文件材料的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列編號(hào)，編制目錄。4.對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理員應(yīng)及時(shí)對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行歸檔，確保檔案歸檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案號(hào)，填寫(xiě)檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括公司的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)鼠、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)鼠藥品等。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱本人檔案或相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱與公司相關(guān)的檔案資料，但需按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案窗口辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱檔案，需提前向公司提交《檔案查閱申請(qǐng)函》，說(shuō)明查閱目的、范圍和內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案窗口辦理查閱手續(xù)。3.檔案窗口工作人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以辦理查閱手續(xù)，并提供必要的協(xié)助。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案窗口指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案窗口工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）利用管理1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案窗口工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料，并做好查閱記錄。3.對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案窗口主管匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備、檔案信息等的安全管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。4.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案安全。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息不泄露。3.檔案工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.對(duì)檔案查閱、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，防止檔案信息泄露。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案窗口主管應(yīng)根據(jù)工作需要和員工業(yè)務(wù)水平，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、服務(wù)規(guī)范、法律法規(guī)、信息技術(shù)等方面。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。2.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決培訓(xùn)中存在的問(wèn)題。3.鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案窗口工作人員考核評(píng)價(jià)制度，定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、職業(yè)素養(yǎng)等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不稱職的工作人員進(jìn)行批評(píng)教育或調(diào)整崗位。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案窗口主管應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.建立內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)監(jiān)督檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.對(duì)違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受